「殿」は、人名や官職名の後につけて話し手の敬意を添える敬称ですが、話し言葉においてはこれを用いる機会というのはほぼないといえるでしょう。したがって、「殿」は書き言葉専用の敬称であるといえるかと思います。

　「殿」は、そもそも邸宅を意味し、そこからその邸宅に住む人を指すようになったものです。平安時代には身分の高い人物の官職名につけて用いられていましたが、鎌倉時代には「殿」の敬意は低下し、「様」が併用されるようになったようです。

　現在では事務的・公的な書面等では、目上・目下を問わず敬称として用いられているのが実状ですが、目上の人への私信などにおいてこれを用いることはできません。

　すなわち、「殿」は、書き言葉専用の敬称であり、「様」に比べて形式的な場面で用いられるといえるでしょう。「殿」「様」は必ずしも敬意の軽重において異なるのではなく、使われる場面の分布に違いがあるとご理解いただくのがよろしいかと思われます。したがって、面識がある、あるいはおつき合いがある方に、その点を加味して書状等を送る場合には、「様」を用いるのが適当でしょうし、あくまでも事務的なやり取りというものを想定されるのであれば「殿」を用いて差し支えないということになるでしょう。