小朱日記 20190602_會議效率提升
上週跟亞洲區主管去拜訪台灣重要客戶,在進入會議主題前,亞洲區主管看到會議桌上擺了meeting guideline,覺得很有趣,所以就討論到會議的效率。
我們客戶告訴我們,為何要有這些guideline,是因為屢屢會議都讓大家覺得佔去大多數的時間,如果是跨部門會議,要佔去多少寶貴的時間?所以,這些guideline要讓會議有效率,鼓勵同仁make decision,更當責去下code,這樣才能讓無謂的會議減少。他們也希望減少不必要的會議,他們還規定星期五不能有內部會議,因為要提醒同仁會議適可而止,讓同仁花更多時間在更高產能或策略性地思考。
我們發現越高階主管,花在會議的時間就越多。或許是因為有許多跨部門的討論,或許是因為需要高階主管做決策,但這也同時如上述提到,沒有人敢去做決策,造成每個討論花冗長時間去討論,可能只是為了要彙整給主管看,再依賴高階主管去下決定,甚至被主管駁回再花更冗長時間討論,但這到底是不是最好的方式?
主管是擬定大方向、策略的人,要承擔的責任自不在話下,但是,一個有效的組織,不應該只有金字塔頂端的人在思考,或是只能由高階主管承擔重責。反之,一個有機學習的組織,應該是打破疆界,鼓勵授權與容忍犯錯,就像我們看到部隊以前是區分裝甲、步兵、野戰,但是到後來變成獨立旅,其目的也是為了整合機能。今天一個有效的組織應該是能快速回應外部變化和需求,如果甚麼都要層層回報,等到最後主管下code火都熄了!
在外商組織比較扁平,其目的也是要減少疊床架屋,能夠更扁平去減少官僚,機動地回應市場變化。但是我們看到就算扁平組織也會遇到會議排滿滿,這確實是一個外徵:效率低落的會議、過多的會議,正在提醒我們是否因為業務的擴大越發沒有效率?這是我們今天在客戶端學到的啟發~