7大心法,打造高效遠距團隊
7大心法,打造高效遠距團隊
by: 天下創新學院
from: 天下
心法一:設定明確的期望
在面對面的溝通中,人們可以從對話的情境、脈絡、臉部表情及肢體動作讀出很多訊息,有時候不需要說太多話,主管及團隊成員就可以達成共識。但是在遠距工作模式中,你期待下屬要完成什麼任務、如何評估、完成的期限等,管理者都必須說清楚、講明白,溝通愈直接,愈不會造成落差。
心法二:將目標拆解成小的任務
潤米諮詢董事長劉潤建議,遠距團隊的管理者要將一段時間內要完成的目標,拆解為每一天要完成的任務。因為很多工作的週期可能是一週、一個月,甚至更長時間,為了避免員工在遠距辦公時不懂得如何安排工作進度,管理者更需要把目標(Object)拆解成每日任務(Task)。
心法三:善用科技,提供正確工具
每次開線上會議時,團隊成員才正在上傳會議文檔,浪費大家的時間等待?要求員工進入資料庫,但怎麼都連不上公司內部網絡?
心法四:建立定期回報機制
當員工不在辦公室時,管理者要如何確認員工在工作正軌上?許多公司喜歡在員工電腦中安裝監視軟體,或是採用強制開啟視訊軟體、奪命連環call等策略,認為這樣就能讓員工保持警覺,不敢鬆懈。
心法五:與成員建立信任關係
通常主持會議者希望「直接」進入議程,提高工作效率,但是Google 人力創新實驗室經理 Veronica Gilrane指出,因為視訊會議的參與人不在同一個辦公室,平常不容易有互動機會,無法進一步了解同事的工作計畫與想法,主管在會議正式開始前,如果能先以「分享一下這週末做了什麼?」這類簡單的閒聊來開場,能讓領導者更了解員工狀態,因而提高遠距會議的成效。
心法六:確保溝通管道簡單而順暢
社會科學家Joseph Grenny及 David Maxfield建議,主管必須維持「開放政策」(open-door policy),讓遠距工作的員工隨時都能找到他們的主管,以處理急迫的問題,無論他們是在哪裡工作,都能透過不同的科技工具(IM、Slack、Skype、電子郵件、電話、簡訊)保持雙向溝通。當員工知道,你隨時都願意傾聽他們的想法、意見、問題和疑慮,這種態度會讓他們快速、主動地提出自己面臨的任何問題。一旦問題有效排解,員工對團隊的滿意度和忠誠度都會提升。
心法七:定期會面,凝聚團隊向心力
主管和遠距員工應該多久見面一次,並沒有絕對的標準,但專家都認為,面對面的聚會,有助於非正式的溝通、建立團隊認同和凝聚力。如果預算允許的話,主管應該爭取更多機會,讓所有的團隊成員定期在同一個地點碰面、交流、相互學習,在這些互動過中,增強團隊合作默契。