報告掌握時間是非常重要的,很多簡報,比稿,或開會,給你的時間就這麼多,事先你就是得把資料準備熟稔,挑最重要的部分說,並分配好哪些部分要用較長或較短的時間陳述,以及反覆演練,才能在時限內表達清楚.不是你清楚就好,是要讓聽的人清楚.

日前我擔任企業導讀人,確實精算過每一段內容的表現時間,然後一直刪減所要說的素材,務必在不趕的情況下把話說明白.但我發現到了現場,仍可能因聽眾遲到,我的緊張,或配合氣氛的臨時互動,讓原本55分鐘的導讀顯得時間不足,當下必須馬上調整手稿拿掉5分鐘,到底該怎麼做?

1.前提還是要非常熟悉你的資料—

因為熟悉,你很快知道哪幾段先挪開;因為熟悉,你可以簡單引述開個頭,引導觀眾日後自己去閱讀某些章節;因為熟悉,你了解這三段其實講的是同一件事,那唸一段就好;也因為熟悉,你曉得這100個字其實說的是同一個觀念,那不朗讀文字,用口語說出那一句觀念,減少時間.

2.說話或朗讀快是ok的,但咬字及語調需明確—

因為加快速度,話就糊在一起聽不懂,趕上時間也沒意義.因此平時就要練習說順說快,錄下來或請別人聽聽看到底瞭不瞭解.就算文章有六成當場被你說”糊”了,但到了需加強的字句,藉由你的表情,聲音,動作,和停頓,讓聽眾更專心聆聽,那這四成”不糊”的說話全成了你論述的重點,仍是一次成功的表現.

3.說錯或模稜兩可時,就再說一次—

這次導讀我仍有個兩句重講了三次也含糊,我就緩下來好好再說一遍,這種浪費時間是必要的;也就是說,避免這種因修正而耽誤的時間,你再怎麼加速,都仍要”穩”!只有穩,才不會出錯.如果一直慌張下去,別怕糗,明說”請給我10秒鐘”,藉機喘口氣,喝個水,靜一下,深呼吸再慢慢重說一次,即使說出來的還是不夠理想,你也因穩了,降低後面的出錯率.

4.再怎麼趕還是不夠時間,就好好致意—

若是主辦單位刁難你,故意卡掉你時間,你可以留個伏筆,但不要責怪對方,因為責怪也鮮有翻身機會,可能還落得”愛告狀,不識大體”的污名,你可以說類似的結語:

“很遺憾我的報告時間不足,如果有機會,我願意繼續陳述我的論點,尤其在解決XX問題,我們還有獨到的看法…”

這一段話不在於對方真會信你加你時間,而是我們不要因氣急敗壞而忘了有始有終及留下好的印象..

如果是自己準備不足或現場原因導致時間不足,你可以在超時的過程下要求聽眾多給自己30秒(或直接順著往下說30秒不要停),然後說出類似話語:

“由於時間關係,針對今天的報告我作出以下的結論…”接著就把你的結語迅速帶出,無論是報告重點,或對主辦單位的祝福,或你個人的連絡方式之類…總之,它的目的在於快快補充你來不及說的話,並好好收尾.

其實話說得完全,短比長難,短要精彩且讓聽者意猶未盡,更是一門大學問.我這篇文章本想以800字完成,卻還是寫到1000字,代表還有很大進步空間,讓我們一起來學習!

呂如中20201022