工作執行三聯單

一般行政管理上，上級所頒布命令或交代執行事項。執行的人，總是會推託說：啊!忘記了、沒有記錄到、沒有人可以配合、不聽指揮、工作太忙………等等。所以，如果來個“工作執行三聯單”，是不是可以加強執行這個動作？還是…只是…又增加一種表單而已！

為什麼會提到“工作執行三聯單”，源自於上一篇文章，所提到執行力的重要；還有目前正在閱讀「從歷史看人物」，其中有一篇幅，講到明朝張居正推動改革，在行政革新中提到“行政三聯單”。想想……如果用在工作管理執行上，或許值得一試。！

一般行政單位只重視文書三聯單。例如：（1）統一發票第一聯存根聯由開立人保存，第二聯扣抵聯由開立人自行銷毀，第三聯收執聯交付買受人作為記帳憑證。（2）學校收費通知單：第一聯通知聯先知會家長，第二聯收據聯繳費後之證明，第三聯學務處存根聯。相同的公司管理也有很多三聯單：（3）外出單：第一聯外出人經過主管核准後，自存或請款用之依據，第二聯守衛存查，第三聯總務留底；（4）託外加工單：廠商確認無誤後簽名，第一聯生管存檔並登錄於託外進出控制表，第二聯廠商保留，第三聯廠商於出場時，交由守衛核對放行；（5）託外回廠單：第一聯存根聯由廠商保存，作為請款依據，第二聯回廠請品管確認品質後，單據交由生管存檔並於託外進出控制表銷帳，第三聯轉交會計付款依據………等等，不勝枚舉。

切入主題，張居正的行政改革，整頓機構形成高度集權，而又層疊有序的行政系統，並建立起相應的“稽察問責機制”，確保官僚機器高效運行，為了破除無所事事、坐嘯畫諾、命令不行的官場沉疴，即由各部衙制定一式三份收發文簿，分別留部作底本，送六科備註，交內閣查考，據其道途遠近、事情緩急，“定程限，立文簿，月終登出。撫按稽遲者，部院舉之；部院容隱欺蔽者，六科舉之；六科不覺察，則閣臣舉之。月有考，歲有稽”(《明紀》卷39)，據此“考其勤惰”，決定賞罰升降。此法一行，立見成效。

工作生產管理方面，上級指示或開會決議執行事項。也可製成一份三聯單，第一聯通知執行的某單位某個負責的人，第二聯給定時監察稽核的人，第三聯則是下命令的人留底備查。

工作執行三聯單上，設計表單需考量5W2H的內容
Why 為什麼(目的,目標,宗旨)

Waht 做什麼(內容,標題)
How 怎麼做(方法)
Who 什麼人(擔當者,擔當部門)
Where 什麼地方(執行對象,地點)
When 什麼時間(進度,期限)
How much 多少錢(經費,預算)

執行時，如果擔當者沒有按照時間回報，就表示此一工作執行失敗。監察單位要制定查驗執行的時間點、條款、情況、成果，而去稽核，加以考核。若有一點不對，則需加以導正。下命令的人，根據監察的回報，如期完成當然最好，若無法完成，則思考採取支援，或能力不足、工作量太大、……等等，而另定完成日期或改由他人執行。

行政三聯單，這是張居正的遠見與切合實務的改革，從十六世紀到現在，不同朝代有不同的名稱，設計原理是一樣的，一個命令出去，一定有人執行，有人追蹤考核。所以，工作執行三聯單，畢竟也只是一種表單，換湯不換藥。若沒有“選對的人，做對的事”，如何落實執行力。