語別

用語

適用範圍

備註

起首語

謹查、查、關於

通用

「查」應儘量少用。

制(訂)定、修正、廢止

公布法令用。

特任、特派、任命、派、茲派、茲聘、僱

稱謂語

鈞

有隸屬關係的下級機關對上級機關用之，如「鈞部」、「鈞府」。

(一)直接稱謂語。

(二)書寫「鈞」、「大」、「鈞長」時，均應空一格表示。

大

無隸屬關係的較低級機關對較高級機關用之，「大院」、「大部」。

貴

貴府、貴部、貴科長、貴會、貴社。

(三)書寫「貴」時，遇平行機關，可空一格示敬。

(四)書寫「職」或自稱名字時，應側書。

鈞長、鈞座

屬員對長官，或有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用之。

臺端

機關或首長對屬員，或機關對人民用之。

先生、女士、君

機關對人民用之。

本

機關學校社團或首長自稱，如「本縣」、「本校」、。

職

屬員對長官，或有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長自稱時用之。

本人、名字

人民對機關自稱時用之。

全銜(簡稱)、職稱、該。

間接稱謂時用之。

引述語

奉

接獲上級機關或首長公文，於引敘時用之。

(一)「奉」、「准」、「據」等字應儘量少用。

(二)「准」、「據」亦可改用「接」。

准

接獲平行機關或首長公文，於引敘時用之。

據

接獲下級機關或首長或屬員或人民公文，於引敘時用之。

奉悉

接獲上級機關或首長公文，於開始引敘完畢時用之。

敬悉

接獲平行機關或首長公文，於開始引敘完畢時用之。

已悉。

接獲下級機關或首長公文，於開始引敘完畢時用之。

復…(來文機關發文年月日字號及文號)…函。

於復文時用之。

依據…(來文機關發文年月日字號及文別或有關法令)…辦理

於告知辦理的依據時用之。

…(來文機關發文年月日字號及文別或有關法令)…鑒察、鈞察

對上級機關發文後續函時用之。

(來文機關發文年月日字號及文別或有關法令)…諒達、計達

對平行或下級機關發文後續函時用之。

經辦語

遵經、遵即、遵查

對上級機關或首長用之。

須視案情及時間為適當之運用。

業經、經已、均經、迭經、旋經、茲經、當經、爰經、即經、前經、並經、嗣經、歷經、續經、又經、復經、現經

通用。

准駁語

應予照准、准予照辦、准予備查

上級機關對下級機關或首長用之。

未便照准、礙難照准、應毋庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回

如擬、可、照准、准如所請、如擬辦理

機關首長對屬員或對其下屬機關首長用之。

敬表同意、同意照案

對平行機關用之。

不能同意辦理、歉難同意、無法照辦、礙難同意

除外語

除……外、除…暨……外。

通用。

如有副本，可儘量少用。

請示語

是否可行、是否有當、是否允當、可否之處、如何之處

通用。

期望或目的語

請 鑒核、請 核示、請 釋示、請  鑒察、請 核轉、請 核備、請 核准施行、請 核准辦理、復請 鑒核。

對上級機關或首長用之。

請 查照、請 查照辦理、請 查核辦理、請 查照見復、請 查照辦理見復、請 同意見復、請 惠允見復、請 查照轉告、請 查照備案、請 查照見復、復請 查照

對平行機關用之。

抄

抄陳

對上級機關或首長用之。

有副本或抄件時用之。

抄送

對平行機關、單位或人員用之。

抄發

對下級機關或首長用之。

附送語

附陳、檢陳

對上級機關或首長用之。

有附件時用。

附、附送、檢附、檢送

對平行及下級機關用之。

有附件時用。

結束語

謹呈

對總統簽用

謹陳、敬陳

於簽末用。

此致、此上

於便箋用。