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2022-03-29 15:35:35詹翔霖副教授0955268997

辦好一場演講也是素養:辦好演講不能忽略的12個重點-蔡淇華老師好文共習

辦好一場演講也是素養:辦好演講不能忽略的12個重點

轉載蔡淇華 326https://www.facebook.com/photo?fbid=10225694235117200&set=a.1986824144815

 

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最近許多朋友反應:

「我盡量不接學校的演講,因為常常被冒犯。」

想要承辦演講的朋友們,有空參考〈辦好一場演講也是素養:辦好演講不能忽略的12個重點〉

 

    日前一位知名講者受邀至一所高中分享,因為學生不斷進出上廁所,甚至製造出極大音響,讓講者不堪其擾,最後為了喚醒「尊重」二字,決定忍痛中止演說。

   

    自己擔任行政職超過20年,辦理超過300場演講,新手期也常常「出包」,令受邀者感到不悅。這些年受邀分享也超過500場,漸漸理解,辦理一場成功的演講,真的有太多的細節與專業,如果能有一個標準作業程序(SOP)供大家遵循,不僅可厚實108總綱中的「溝通互動」素養教學,亦可讓大家按圖索驥,避免踩到無謂的「地雷」。

 

因此擬提出辦理演講需要注意的12故重點,供大家參考:

 

一、先搞清楚,你為什麼要辦這一場演講?

    發出邀約時,千萬不要只說出「冷數據」,例如:我們是XX單位,想辦一場XX演講,請問你有沒有空。收到這樣的訊息,我第一時間都會回絕。

 

    邀請方需要的武器是「熱兵器」,是邀請方的熱力大噴發。

 

    一個演講者,尤其是一個忙碌的演講者,考量是否受邀的,除了時間、距離、報酬等因素之外,其實最重要的,是邀請方的「動心起念」。例如:自己所處的是一個資訊落差嚴重的地區,亟需要這個演講者的分享,一起為下一代完成教育大夢。

    如果邀請者表達的熱情與夢想,與講者的終極關懷一致,大部分的受邀方,應該都會不忍心說出「不」這個字。

 

二、演講是「演+講」,會講不會演,兒童不宜

    年輕孩子的Attention Span(專注期)很短,超過二十分鐘的演說,就會讓他們注意力渙散,因此必須為他們安排說唱俱佳的講者。如果是配合故事、音樂、戲劇、互動的分享,就更適合。

 

    有些文學大師,分享較為靜態,就適合小場的分眾,若請他們講全校大場,對聽講雙方,都可能是種折磨。

 

三、提供鐘點車馬條件,是基本禮貌

    朋友為一個萬人組織辦理演講,他發出許多邀約,然而大多已讀不回,他非常的困惑。看了他的邀約內容,終於知道原由。原來他只潦草幾筆:我們是某某單位,想要邀請閣下辦理演講,煩請回訊討論細節。

 

    基本上要一個受邀者跟你「討還阿堵物」,實在有傷風雅。因此一開始就提供鐘點、車馬條件,是基本禮貌。若講者的旅行距離極遠,多安排2030分鐘的訪談,也因此可多支領一個鐘點,也是一種貼心。

 

    自己曾到新北某科大分享,不僅鐘點極低,而且分享後才說明不提供車馬。「因為我們學校大多邀請北部講者,習慣不編列此項。」結算自己的高鐵費、計程車費、以及停車費,與這次演講費相埒。默默接受這次「驚奇之旅」後,對於之後缺乏相關細節的邀約,只能敬謝不敏。

 

四、需要行前通知,兩次是基本

    建議演講前一週先做一次行前通知,演講前一天再提醒一次。絕對不可數月前談好後就無聲無息。自己辦理演講初期,也曾經犯過同樣的錯誤,結果當天開天窗,全年級就座後,癡癡等不到講者,緊急去電,只得到一個答覆:「你沒有再聯繫,所以我以為你已經取消了。」

 

五、考量講者屬性,詢問是否需要發公文

    許多講者有正職工作,需要公文方便請公假,貼心的邀請方會主動詢問,在活動十日前發出為宜,因為並非每個單位的主管,都會對同仁外出分享樂觀其成,提早發出公文,可方便講者折衝應變。

 

六、站在講者立場思考交通與接送

    如果講者搭乘大眾運輸工具,建議詢問是否需要接送。如果可以接送,建議尋找一個站內方便辨識的接送點,甚至做一份辨識的牌卡。

 

    自己曾經到達車站後,收到對方電話的「遙控」,指示走到站外的陌生路口。然而那車站是一個地下三層、地上四層的建築,總共有20幾個出口,結果我不斷地迷路。

 

    還有一次對方的接送人員就站在一個人馬雜沓的接送點,沒有辨識的紙牌,未告知穿著特徵,也沒有來電聯絡,我只能像個推銷員,不斷地詢問附近的陌生人:「請問你是來接我的人嗎?」

    遇到這樣的「異鄉困境」,還沒開始演講,心已冷了一半。

 

    如果講者坐計程車過來,建議到校門口等待,千萬不要讓對方在門口接受警衛的質問,然後進來後不斷地問路與迷路。當然,為講者負擔計程車費,也是一種貼心。如果講者是自行開車過來,要協助尋找車位。

 

    總之,站在講者的立場,為其考量交通問題,是一個非常基本的禮貌,然而可惜的是,在這一塊,只約三分之一可「做到基本」。

 

七、扮演講者與聽眾間的橋梁

    如果演講是一場腦力交流的運動,那主辦人必須扮演雙向交流的橋樑,幫彼此「熱身」。主辦人必須將聽眾的客觀資料,例如人數、年齡、性別、學科屬性等,整理給講者。若可能,也可先將講者的資料、分享主題,透過朝會、Mail、或無聲廣播,先介紹給聽眾認識。甚至可以跟課程合作,請聽眾先閱讀講者的書籍、文章。

 

    讓聽講雙方彼此都有先備知識後,交流的過程一定可以更加熱絡,分享後的QA時間,也會有更多火花。

 

    往往QA的前幾分鐘會讓場子冷掉,因為華人往往「不敢為天下先」,若主辦人先安排一些「暗樁」提問,則可以避免尷尬時刻。有時候安排的暗樁怯場,主辦人就必須跳出來,依聽眾的需求提問。

 

八、場地與設備,各種超前佈署

    很多組織都有設備完善的電腦桌、以及投影設備,這個時候主辦方只要確定麥克風是否充飽電、是否有備用麥克風、備用電池數量是否完備即可。

 

    如果沒有電腦桌,使用筆電,最好事先要到講者的PPT測試,看看版本是否可開啟。如果有影片播出,也一定要測試播出軟體。若主辦單位網路訊號不穩定,則最好先將播放影片下載在桌面或USB中。

 

    有的演講者使用ios系統的電腦,就要準備轉接頭。如果主辦者本身對三C產品不熟,最好現場要有一位資訊能力較強的同仁待命,隨時做狀況排除,免得一場分享,聽眾有一半時間必須看主辦單位像無頭蒼蠅忙上忙下。

 

    去年曾到一所高中分享,他們的電腦桌故障,只好借用學務處的移動式廣播系統,但演講到一半,麥克風又又故障,校內也無人可以排除問題,最後兩個小時,自己只好用「喉嚨原音」撐完全場。場地不小,事後的身體災情,可想而知。

 

    另外溫熱茶水的準備,也是必要的貼心,好幾次自己講完一小時後,必須停下來,口乾舌燥說:「請問可以幫我準備一杯水嗎?」

 

九、時間是朋友也是敵人

    如果一場演講超過二個小時,就要考慮是否安排中場休息時間。如果聽眾年紀太小,自律能力差,就最好安排中場休息時間,讓他們上廁所。否則聽眾中途進出頻繁,會對講者造成嚴重干擾。

 

    自己曾經受邀至一所國立科大分享,邀約者「心很大」,兩個小時的分享時間,竟然有三種聽眾組合,有的中途進場,有的中途離場。當分享八十分鐘後,眼前兩個班級同時起身離場,我終於忍不住心中的怒火:「對不起,一場演講有起承轉合,我剛鋪陳完,正要做重要的總結,現在人數去了一大半,我實在講不下去了,今天就分享到此,演講費我會全額歸還。」留下現場錯愕的聽眾。

 

    我離場後,一位學生追出來:「老師,對不起,我還想要聽。」我就站在車旁,對他一人講完剩下的部分,但當下心中是不斷的OS:「好後悔,好後悔接這場邀約。」

 

十、教師研習,各種地雷引爆點

    常常教師研習時,全校老師都會自動向後退成一個ㄇ字型,也就是離講者越遠越好,這時候講者還沒開口,就已經接收到聽講隊型的訊息--我們真的沒興趣。

 

    或許這些老師很無辜,因為他們已經被迫聽了太多含金量太低的分享,但如果今天來了一位有料又有心的講者,他心中一定是滿滿的委屈。

 

    曾經到一所國立高職的科研習分享,結果到場聽眾不到十人,只有三位是正職老師,其它就請代課老師來充場面。分享時大家各自滑手機、聊天,而且有兩位中途離場,只有邀請者一臉專注傾聽。

 

    因為陰影仍在,現在我非常害怕接教師研習的場子,如果盛情難卻,到了現場,又見到ㄇ字型陣仗迎賓,我常會不識時務,說出讓大家尷尬的話:「這是一個國家傳承教養的場域,如果我們為人師表都無法以身作則,尊重知識分享的場域,學生要如何以我們為榜樣,所以麻煩各位師長一分鐘內移動到前排,不然,我會馬上離開喔。」

 

十一、當天的照片回饋,當天回傳

    講者在舞台上不方便自己拍照,主辦人可以協助側拍,並可將聽眾的正向回饋在當日會傳給講者。講者不僅會感受到貼心與尊重,而且也有了材料可Po出分享,這對主辦單位而言,也是一種口碑行銷。

 

十二、辦理演講是學習的起點,也是人脈的節點

    自己在大學時不喜歡上課,卻著迷於學校辦理的演講,這些碩學鴻儒難得蒞臨校園,帶來新視界,開啟了自己知識的好奇、與學習的熱情。也因此,進入職場後,自己也盡量爭取辦理演講的工作。

 

    這項工作不啻是一份「特權」,讓自己認識到各行各業的精英。

    就像自己本來早已斷了寫作大夢,但因為邀請到教散文的石德華老師、教新詩的嚴忠政老師,最後不僅得以入廟堂之內、觀百官之富,開啟了第二人生,還與他們成為生死之交。

 

    因此現在帶社團時,會教授同學邀訪的SOP,從一封得體的邀訪信開始,到如何運用4C(Create Opportunity創造機會、Connect Actively主動連結Challenge Bravely勇於挑戰、Continue Contact維持連結),將邀約的「弱連結」,轉化為一生人脈的「強連結」。這些,在在都是素養。

 

    嚴長壽曾批評台灣學校給講師的鐘點太低。其實許多受到肯定的講者,願意拿不合業界標準的酬勞,忍受舟車勞頓,風塵僕僕趕到一個陌生的場域,掏心掏肺的分享,然後晚上再拼命的爆肝補班。他們的起心動念,就是想要傳達善美的知識與價值。當然,「尊重」絕對是不可忽略的價值。

 

    期待因為這篇文,好的講者都可以受到該有的尊重,台灣辦演講的文化,也可以因此更精緻貼心。這樣的文化中,善美的知識,也更容易發芽與抽長。