邏輯套中套
    在教室裡，老師大聲地問同學：「聽不到的請舉手。」後排的同學舉手說：「老師，我聽不到。」
    今天，收到一份email，主旨是：「新公告之通知─主旨：有關校內同仁反應無法於電子郵件查閱電子公文系統電子公布欄公文事宜，詳如公告事項，請 查照。(受文者:國立某某大學)」。哈哈！這位發文的先生、小姐大概看不懂主旨所言吧！既然同仁已經反應看不到電子公文系統的內容，那他這封有關解決看不到公文內容的萬靈丹公文，大家還是看不到呀！
    看不到的情形，由來已久。同事間屢有討論。但是，誰去掛鈴鐺？甲單位說是乙單位的責任，乙單位說是甲單位的職責，眾說紛紜，莫衷一是。反正，大家都看不到，事情的真相與解決事情的辦法。
    另外一個事例是在電子公文系統上公告催辦逾期公文。電子公文系統對於未擔任行政的人員來說，是一件陌生的事情。既然平日沒有上電子公文系統創建或處理公文的習慣，以至於有所謂逾期公文。那你這個放在電子公文系統上的催繳函，給誰看？給長官看你有催繳，高興一下而已嗎？催繳一百年也沒有用呀！真要解決這件事情，不如訓練幾位工讀生，與老師約好，一步一步教學，或是編一本按操作步驟指導的範本吧！
    學校發信的系統，內容若不過濾，難免會有氾濫之虞。久之，變成另類的垃圾郵件製造機。其實，發信各單位應該以單位名稱具名發出與單位業務有關的信件，而不是以個人名義發送。且發送的資料，可以同步整理在學校的網站，達成資料庫功能。這樣，收信時只要知道事情，不一定要存檔。有需要時再到學校網站查詢即可。而所謂資料機密性，那就區分需要或不需要帳號、密碼的等級。
    而且，信件的內容，除了慎選主旨以便收信者容易分類，提高效率。最好可以將內容直接張貼，可以學習坊間垃圾郵件強迫式的信函內容呈現方式。這是規模經濟的應用，上稿者花一分鐘，可以減少全校老師，點選開啟檔案，每個人花一分鐘，就是幾百倍的時間浪費。若不能檢討有效管制、應用電子郵件的通訊功能，要搞到像垃圾郵件擾人的境界，不如撤了吧！