一般情況下，我們使用文件夾是為了整理資料，不讓信息擺放得零亂無章，或是為了妥善保存重要文件，避免出現折角情況。這樣的業務流程往往容易引起工作上的不便。

　　為了避免帶來工作上的不便，在使用文件夾整理文件時，應該按照“不同項目”、“不同案件”分開整理。為A項目準備A文件夾，為B項目準備B文件夾。技巧就在于：絕對不要將不同項目的資料放入同一個文件夾之內。應該有不少人都試過以上所說的方法吧。實際上，絕大多數的人都會遇到這樣的情況：文件夾不斷分類，數量不斷增多，漸漸堆積成山，最終導致工作無法順利展開。也許連文件自身都在呼喊著“要這樣堆到什么時候”。信息不是用來儲存(保管)的，而是應該讓它流動起來(處理)。只有靈活利用了，信息才有價值，僅僅整理是毫無意義的。正因為使用文件夾能妥善地保存文件，本來應該流動利用的文件往往會在不知不覺中被儲存了起來，這是我們必須要注意的地方。一般來說，有以下兩種方法：根據“待處理”、“已處理”、“保管”等工作階段區分文件的分類方法和按日期區分的時間系列保管方法。但是，對一般人來說，采取這兩種方法非但不能充分利用信息，反而會導致文件不斷堆積。在此，我們建議大家考慮“流動文件夾”。這是一種根據自己能處理的工作量來決定文件夾數量的方法。以我自己為例來說，我都是將能流動管理的文件的數量設定為10個。因此，當前工作所用的文件夾也就只有10個。