8-1 傳統書信與電子郵件寫作四步驟
穿梭文字溝通術—傳統書信格式概念與電郵寫作四步驟
(以下閱讀二十分鐘)
一、 寫信基本款是先稱呼對方，問候，寫信目的，祝福，簽名
任何文字，其存在的理由都是為了「溝通」‧‧‧‧‧‧
寫信，訓練了我寫作的基本能力──不但能寫，也懂得預測收信人的反應，這種理解文字和閱讀者的能力，大概不是習慣使用網路的現代人可以體會的。
現在網路、電子郵件太方便，很多人寫信都不懂禮貌，不但不懂禮貌，而且非常的粗糙野蠻。
寫信不管給誰，最好都要有抬頭（稱呼對方），先問候，然後才是寫信的目的。最後要有祝福、信尾要具名。
二、傳統書信格式：先直接再委婉寫作要訣
傳統書信叫魚雁，試想古代交通不方便，出門從此音信絶無；須飛鴿傳信。中國是高度文明發展的古國，禮儀制度完整，於是應用書信講究輩分、階級，表現用辭典雅與委婉溝通；而現代電子郵件講究是明確簡短。其格式如下：
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傳統書信要訣
Ø 開頭部分：名字稱謂、提稱語、啟事敬詞、開頭應酬話 名字稱謂：寄件人對收件人的稱呼（課本，頁51） 對平輩或晚輩可直呼其名 直接以輩分關係稱呼。如老師、阿嬤… 以名字和輩分合稱。如秀玲表妹 關係疏遠者可稱「先生」「小姐」 在名字後加職稱ex：銘星校長 提稱語（可略）：緊接在稱謂之後，是請對方讀信的意思。若使用，與稱謂搭配 啟事敬詞（可略）：在提稱語之後陳述事情的發語用詞。 常見「敬稟者」的意思「我要恭敬地報告這件事是……」 開頭應酬話（可略）：述說正事前的客套話，敘舊寒暄，打開話題，可說天氣近況、問候對方、讚美對方優良表現、或想念對方。（課本56-60） Ø 要訣：語氣要直接。適合雙方交往關係。
Ø 正文部分 正文：是書信的主體，要具體明確，多半是請求，語氣要委婉，內容分段書寫。 要訣：語氣要委婉。分段書寫。
Ø 結尾部分：結尾應酬話、結尾敬語（申悃語、祝福語）、自稱、署名、末啟詞、時間 結尾應酬話（可略）：在書信結束時所說的客氣話。例如：謹此奉稟 言不盡意 抬頭：文中空一格表示尊敬、 挪抬：原行空一格書寫ex：感謝吾 師教導 平抬：換行頂格書寫 結尾敬語：分兩部分， 1.申悃語(可略)：聲明自己的話是出於誠意 2.祝福語：須和收信人的身分相合
末啟詞：在信末表示把以上信中的事恭敬地告訴對方。 時間：發信日期 其他： 並候語：書信寫完後，想請求受信人代為問候某人 補述語：在信末補充述說幾句話，相當於P.S.用於平輩，長輩不宜 要訣：語氣直接。修辭立其誠。 |
三、電子郵件寫法要訣，四步驟
飛鴿傳信是過去式；郵差先生送信是現在式，漸漸式微中，但正式文書或法律案律仍須郵寄；只要人與人須溝通，書信就會存在，現在常用的是電子郵件，其特性是快速傳遞、不受時空限制，能夠隨時隨地收發信件；又可以夾帶圖檔；還有轉寄，分類等功能；你每天可能都會收到數封到數十封郵件，當然廣告居多；當你須寫電子郵件或回覆，掌握要訣，達到簡潔明確，好的溝通效益。
3-1在信件「主旨」就把話講完
王鼎鈞曾說：若能用一句話講完，不要用二句話。
個人以為主旨也是，一句話，簡單扼要，主題準確完整。
試著預測預測收信人的反應，讀信件可能須要的時間，歸類重要或次重要等處理順序。
主旨的一句話，主題準確完整，寄信的目的清楚，可節省對方時間和判斷處理先後順序。
3-2信件開頭如何寫？
開頭，打招呼，千萬不要用傳統應酬語，文縐縐，用白話文，用應酬語要訣，語氣直接，適合雙方關係，即直接稱對方的「最高職銜」並加上自然簡單問候語「您好」。
所以，當我投稿時，讀信的編輯對方，我不認識，也不知是長輩或平輩，開頭直接「您好」即可，就直接進入主題。
3-3寫信內容簡潔明確，重點可分段，不用「表情符號」
開頭打招呼後第一段講重點，人事時地的交流？不要寫得落落長，若真的很長，就講電話；盡量在三段內講完，其實三行內講完最好。E-mail 快速傳遞，對方可能收信後，馬上須回信或排序；若真的有很多事項須在內文寫，不妨直接打個電話溝通，對方更快速清楚明白。
其實，若真的要說明，注意「分段」，用隔行，清楚明確，協助對方瀏覽。
表單上有許多「表情符號」方便表達心情，但書信往來，目的是明確溝通，達到效果，慎重其事，過程不宜拖泥帶水，更不適合用^^、XD等表情符號，没有加分，反而扣分就不好。
3-4附件註明檔名
若有「附件檔案」，建議在內文中說明，而檔案名稱就能對應到，讓對方直接可看到。若是更新檔案，在主旨也必說明，如是對方清楚眉目，不致因文件名稱相似而搞混，或須兩份打開檢查判斷。也要注意若檔案過多或過大，利用「雲端資料夾」開啟共享，以線上「連結」的方式。
3-5注意回覆是否有副本
若你是收件者，再回覆時，注意按下「回覆所有人」，郵件就自動傳送副本郵件給所有 CC 成員，讓相關人士都知道聯絡的內容，才不會只有你和對方，其他人在狀況外或不知時間與進度。
3-6發信前，做最後確認
當你要鍵下「傳送」前，耐心的把信從頭到尾看一遍，檢查錯字、不順處做刪修、附件夾帶完成！
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袖０：總結電郵，以本人投稿為例：
→主旨：想讓對方知道訊息都在裏面，投稿重字數量，以便編輯判斷篇幅與時間安排。 →內文：本人不認識對方，直接用問候語：你好。 →接著三行內說明投稿篇名、字數。還有想與編輯交流，若是回覆留用的連絡方式；若是退稿，想知道為何被退？內容不用任何表情符號。 →附件的檔名，與主旨呼應，好辨視。 →寄前檢查是否有錯字。電腦打字，手快眼快，可能忘記選字，最後一併修改，謹慎，確認無誤，可寄出。 |
小結：
傳統書信要領：開頭應酬語直接，近況、氣候、想念等語直接來，不拐彎抹角；正文與人溝通，措詞委婉。簡單說，寫信基本款是先稱呼對方，問候，寫信目的，祝福，簽名。
而電子郵件要領有四步驟：
第一是主旨：一句話主題，表達重點。第二是內文：直接問候語，三行內說明想交流內容，不用任何表情符號。第三是附件：檔名，與主旨呼應。 第四是檢查：錯字修改，確認無誤，寄出。