2009-08-26 16:54:59玉羽戶外婚禮統籌

戶外婚禮最重要的問題——「動線」

       

大家都以為編劇就只是單純的「寫劇本」而已,殊不知我每次編寫劇本時,都要將自己「分裂」為每一個角色,融入到每個人物當中。

例如要我寫「白雪公主」,第一場戲當中,我就要化身為國王和皇后,走到剛出生的白雪公主的搖籃旁邊,抱起小公主,然後我要分別「分裂」成國王、王后和小公主,何時該表現什麼、該說什麼話、做什麼動作,都要一段段「分解」,不斷倒帶再前播,務求精準地計算好每個片段和鏡頭。

同樣的,當白雪公主被武士放到森林裡,我一樣要先投入到白雪公主的角色裡,想像自己在森林裡驚恐狼狽地奔逃;然後我要跳到武士所在的場地,我再化身為武士殺死一隻小鹿,掏出血淋淋的鹿心臟;然後我又要跳回宮廷裡,變身為邪惡妖冶的壞皇后……

即使是描寫到七矮人,我也要分裂為七個性格不一的小矮人……

所以,大家不要以為「婚禮統籌」只是單純的「一個」統籌婚禮而已,其實婚禮統籌必須「分裂」為婚禮裡的每個角色,包括新娘、新郎、伴娘、伴郎、雙方家長、主婚人或牧師、司儀以及所有相關工作人員,要讓自己分別化身為每個角色,仔細走好幾遍當事人要走的路線、推演很多遍當事人在哪個時間、哪個空間該做什麼事。

但是最重要也最容易被新人和新人的家長所忽略的一件事,就是「站在『賓客』的立場」去看這場婚禮。

大家都有多次參加飯店婚禮的經驗,是不是經常發生一堆賓客塞車在宴會廳門口等簽名、等送禮金、等拿收據,然後要進入宴會廳時,不是沒有人招呼帶位,就是被菜鳥招待亂領到一群陌生人當中,要不然就是自己東張西望地找熟人……,所以才經常會發生送錯禮金走錯廳的糗事。總之就是一團亂!

尤其是自認為是VIP的「貴賓」,到場之後卻迷失在茫茫人海中,既沒人理會,也沒人領位,就算被「有眼不識泰山」的招待人員隨便塞進一個位子裡,他心裡一定很不是滋味,所以經常發生「貴客臨門」送完紅包就掉頭走人的窘況。

這事就發生在我的一位朋友身上,宴席要開始了,引頸盼望自己的長官還等譕人,事後才知原來長官已經來過,送了紅包就走了。新人懊惱萬分,檢討出是招待都沒戴識別證(紅條子),讓客人在茫茫人海中不知該向誰求助,剛巧五位招待人員都正在廳內帶位,所以廳門口一團混亂,這位長官就氣呼呼地掉頭離去了,害得那兩位新人還專程去長官家道歉送禮。

連密閉空間的飯店婚禮都會發生這種「不是意外的意外」,你一定猜想開放空間的「戶外婚禮」一定更是亂到像逃難了!

錯!其實在真正的戶外例如廣大花園或草坪搭帳棚辦婚禮反而容易規劃動線,最困難的是在既像戶外又不是戶外的「四合院」裡辦戶外婚禮了。

根據我的經驗,我會建議在四合院裡辦婚禮的客戶一定要騰出較大的空間,做為簽名和收禮台以及招待人員引領帶位的「迎賓區」,不能把「迎賓區」擠放在狹小的空間裡,否則會塞得一團大亂,讓賓客剛走到門口送紅包和簽名,就要擁擠和排隊,喝喜酒的心情馬上盪下去,招待人員也會在亂軍當中顧此失彼、手忙腳亂。

這是婚宴給人的第一印象,但多半案主初期習慣站在自己的立場去看「自己的」婚禮,認為「自己」開心最重要,區域怎麼規劃、桌椅怎麼安排、儀式怎麼進行、動線怎麼設計……完全以自己的喜好和方便來決定,往往忽略了賓客的觀感和方便,這時就是「婚禮統籌」要跳出來「提醒」的時候,如果案主堅持不聽統籌的建議,我也不能很強勢地要求案主一定要接受,但我會對於勢必發生的後果深感不安。

好在多數案主最後會接受我的經驗,但難免會有極少數案主始終抱持「這是『我』的婚禮」的心態,在溝通不良之下,我既失去「統籌」功能,我的工作人員也絲毫沒有發揮的空間,都會勸我說:「大姊!我看我們撤了吧?不知道他們到底要請妳來幹嘛?」

做為一個婚禮統籌,從我第一次勘察場地開始,我就已經不斷在我的腦子裡「用賓客的腳步」從停車場到大門口到前院到迎賓區到宴席區到新娘房到宴席區到洗手間……來來回回走好多趟,而且不能光是我一個人走,還要想像周遭有多少人和我一起走、和我一起停、和我一起上洗手間……,直到我把整個「動線」全走順走透了為止!

在腦子裡一面「走」或是一面「坐」,我還要用腦子「眼觀八方」,「用賓客的視線」去注意所過之處的每個場景的布置與擺設。

因此當我向案主(多半是新娘和家屬)提出我的布置意見時,除了要兼顧案主的喜好和預算,更要努力灌輸給案主一個概念:「婚禮是人生的一場『大秀』啊!」否則要請那麼多賓客幹嘛?乾脆就辦個公證,然後自己家人擺幾桌就好了。

  

說到這裡,我忍不住要發幾句小小牢騷;幾乎所有來找我的新人都是人在國外,希望我能在台灣代替他們,幫他們安排和聯繫婚禮的大小瑣事、分擔和解決婚禮的各種麻煩與困難,所以打從婚期的數月前開始,我就必須先行「義務性」地投入到前置工作裡,尤其是戶外婚禮場地遠在中南部,我還要自掏腰包負擔和我一起去勘察場地的工作人員的車馬費,然後我要負責聯絡婚禮的各相關廠商,我要思索、設計和搜尋有關場地布置的各種資料,和案主不停地討論和謀合,然後要再帶著廠商去和案主當面溝通。

說起來,婚禮統籌的職責是最艱鉅和最重要的,但在案主的眼中,我的工作卻是「無形」的,遠不如婚宴上的大魚大肉那樣可以感受到它的「存在」價值。

在案主的觀念中;外燴餐宴、桌椅租金、硬體租金、禮服費用、新秘費用、交通費用、花藝費用都是必需而且不能任意殺價的,少了那些,婚禮就舉辦不成,想要省錢的案主算一算,那些「必要花費」已經是一大筆預算,能殺能省的就是我這婚禮統籌和我的工作人員酬勞了。

但是那些廠商只有在婚禮舉行的當天才到場服務,而我這婚禮統籌在婚禮的數月前就已經置身事內,因此雖然案主表面上肯定「婚禮統籌」的重要,但往往對我的建議採取「搖頭」或「遲疑」的回應,將我和我的工作人員的酬勞擺在最不重視的位置,尤其對於一個會為客戶量身設計許多「創意點子」的婚禮統籌來說,「創意」是無價的,勞力和時間是有形的,何況我的收費非常平實,但加起來的投資效應如果太不合情合理,我也只好說:「對不起,我覺得您不太需要婚禮統籌。」

   

再講回正題;前面講到戶外婚禮迎賓區的規劃,其次重要的是新娘房的動線規劃。

大家一定有注意到;即使在飯店裡舉辦婚禮,新娘房到主桌的動線也經常規劃得很差。飯店裡的新娘房通常離宴會廳很遠,賓客入席觀禮時,新人走紅地毯從廳門口入場沒有問題,但是每當新娘要回房去換禮服時,就要和新秘或伴娘像小偷似的,低著頭匆匆穿過賓客桌旁邊的走道,趕快溜出門去,禮服換得越多,當小偷的次數就越多!

那新娘如果緊張到「頻尿」,或是新郎興奮到「大腸急躁症」發作,而主桌又離去廁所的門口很遠,想到一跑廁所就要來回再走兩遍紅地毯,即使眾賓客都在埋頭猛喀,懶得理你,還是會覺得很糗!

所以在規劃戶外婚禮的動線時,一定要為新人考慮到新娘房—宴會廳門口—主桌—廁所—新娘房—主桌—新娘房—宴會廳門口的動線。

如果戶外婚禮設在開放空間的大草坪、大花園中,這動線非常容易規劃,只要在主桌旁邊多設一個帳棚側門或新娘專用走道,直通新娘房和新娘專用廁所即可,在婚宴尾聲,新娘可以從主桌旁的側門溜到新娘房更換上送客的禮服,再從帳棚外面神不知鬼不覺地溜到大門口送客區。

但是如果戶外婚禮設在老宅的四合院裡,動線規劃可要考驗我了。因為舉辦戶外婚禮的新人幾乎都是國外回來的,本人並不住在四合院裡,只是借用這老宅和廣大的院落舉辦儀式和宴客,都想在四合院裡把所有的儀式、午宴或茶會、晚宴或晚會一次全部搞完,所以,節目往往從中午開始,一直延續到晚上,新娘要換好幾套禮服;證婚儀式一套、午宴一套、茶會一套、晚宴一套、送客一套,如果晚上還有年輕人的告別單身派對,那又要換一套,總之包括白紗禮服在內,最少最少也要換上三套禮服。

但是四合院的「ㄇ」字形格局對於新娘的動線會造成一個拘限,就是如果新人要和伴郎伴娘從大門正廳進入,穿過擺設宴席的中庭,走到主廳前的主桌,新娘房就一定要設在靠近大門口的房間,雖然來喝喜酒的賓客都會從大門口進出,並不適合將新娘房設在這裡,而且新娘如果要上洗手間,一走出房門就會被賓客看見,完全沒有隱私,但因為新娘要從正門入場,所以好像也別無選擇。

當新人在主桌坐定,喜宴開始後,新娘一定會有補妝和入廁的需要,可是這時的四合院迴廊和中庭一定擠滿了宴席賓客,要新娘拖著禮服,穿過人群走到大門口的新娘房,實在太辛苦了!所以我會強烈建議在主桌的主廳旁邊增添另一間新娘房和新娘專用廁所,除了從大門口正式進場和要更衣送客之外,新娘在其他時間都可以使用主廳旁的這間新娘房。

有的新娘一聽我要佈置兩間新娘房和廁所,就直搖頭喊麻煩,對我來說,站在「軟包設計師」的立場,我不管布置一間還是佈置兩間,橫豎我都得在這四合院裡耗一天;站在「婚禮統籌」的立場,我的任務就是幫新人省麻煩,如果我都聽新人的話,事先怕麻煩,那事後麻煩可大了呢!要誰負責呢?

        

幾乎百分之九十的新人和家屬在規劃婚禮之初,遇到最頭痛的問題就是「人數」和「桌數」,百分之七十的新人和家屬事先都非常擔心「爆桌」,所以想盡辦法要在戶外婚禮的場地裡擠滿桌子,高背椅最後都換成圓板凳。

最難塞桌子的場地就是自家別墅和四合院,又以四合院最困難;因為自家別墅的是給一家人住的,格局比較單純;四合院卻是給好幾家親戚一起住的,格局會比較複雜。

原本理想的宴會區是在四合院的中庭,主桌擺在主廳門外,最後連狹窄的迴廊和四合院的裡屋都要塞進桌子,通常宴會桌的擺設方法都由新人及家屬、外燴餐廳決定,只有少數案主會採納我這婚禮統籌的建議。

我就曾為了擺桌方式及桌位之間的動線問題和案主意見不合,而婉辭統籌工作,我就舉這件事為例:

我從加入這家人的婚禮討論開始,就一直聽他們在擔心爆桌的事,就連距離中庭最遠的裡屋都要塞進桌子,我提醒他們;坐在裡間的賓客等同密閉,完全看不到外面新人的一舉一動包括新人進場和來賓致詞等節目,而且會讓新人與家屬敬酒時的動線非常彆扭,如果裡屋一定要擺桌子,那就讓最慢上桌的招待人員和收禮人員坐,因為這些人都是自己人,比較沒有失禮的顧慮。可是新人和家屬對我的意見充耳不聞。

更彆扭的是;新人認為在喜宴上菜時,就可以把門口的收禮金檯撤掉,那就可以空出地方多擺上一張桌子,我又「提醒」他們;負責收禮金的人員不可能在上菜時就結束工作,通常都會忙到席開一半才能把帳算完。

此外,我又以我的經驗「提醒」他們;他們辦喜事那天是結婚的好日子,可能會有很多人會撞日要「跑場」,所以對於來賓人數和桌數要持保留態度。

長話短說,總而言之,新人和家屬滿腦子興沖沖地規劃他們的美夢,卻被我這「白目統籌」不斷澆冷水,澆得他們誤以為我在故意「唱反調」,新娘翻臉正色「教訓」我:「我感覺我們的溝通很不順利!妳完全沒有辦法『跟上』我們的想法!」

聽到她這樣說,我一點也不意外,更沒有生氣,我反而笑咪咪地起身回答:「謝謝妳,我也這樣認為,那就請妳找一位能和妳『充分配合』的統籌吧。」然後我就告辭了。偷偷告訴大家,對於這樣的結果,我早在意料之中,不合作反而讓我如釋重負,為什麼呢?因為我都會先偷算來找我的客人的姓名,一看有些人的姓名就是自我中心很強、專斷固執、大權獨攬的「勞碌命」,和這種人合作會非常吃力不討好。

我雖然辭掉那個工作,但還是留下一部份我介紹去的工作人員幫那家人辦完婚禮,事後聽這些工作人員描述那場婚禮,果然不幸被我言中;整個動線亂成一團,新人敬酒時都搞不清哪些桌已經敬過、哪些桌被漏掉,桌子要隨著新娘的經過而挪動,否則就會撞到桌子,那天果然有很多賓客因為撞期而晚到或缺席,抓不準桌數而移來移去,收禮人員人手不夠,因而狹窄的門廳被入場賓客塞爆……

我問工作人員:「難道他們沒有請婚禮統籌嗎?」工作人員無奈地苦笑:「婚禮統籌就是『新娘』她自己。」

     

在這個部落格裡,我寫過許多有關「造型設計」的文章,一般人光看這些文章,只能增加造型設計方面的常識,真要實地去幫自己改造,恐怕多半不知如何著手,因為自己不了解自己。

同樣的,單看我這一系列有關「戶外婚禮」的文章,就真的能為自己辦好一個夢想中的婚禮嗎?不是專業人士,對於「現實」經常處於狀況之外,如果一意孤行,「美夢」可能會變成「惡夢」喔!

「動線」問題只是其中一個問題而已。

 

路過的小狐狸 2009-08-27 15:39:48

噢..真的!!
編劇要有人格分裂的特質才行~(咦?)
哈哈~

看你的文章有一段時間了
當看到戶外婚禮這系列的覺得..

”您真的很細心!”

每個小細節都做的很棒呢~
加油加油~
等待你的”待續”~

版主回應
謝謝鼓勵!
我會努力「斷斷續續」!
2009-09-03 00:03:19