2008-09-11 13:07:35吉哥

【專欄】有必要,就隨時開會



懂得籃球比賽規則的人都知道,每一隊教練,在上、下半場,各有兩次喊
「暫停」的機會。

在短暫的「暫停」時間裡,教練可以跟球員們面對面,直接下達作戰指令,重新部署攻防陣容,也讓場上的球員可以藉機喘息片刻,喝口水重新再上場。

「暫停」叫得好不好,往往攸關兩隊氣勢的消長;在競爭激烈的賽局中,甚至影響比賽的成敗。「暫停」叫得太早,手上的籌碼消耗掉,真正到最後關頭,教練會變得「無牌可打」,只能任憑對手予取予求;「暫停」叫得太晚,就好像病入膏肓的病人太晚開始治療,可能就此回天乏術。

關鍵時刻的「暫停」,可以讓球隊逆中求生,或是反敗為勝,比起正規比賽節與節中間的常態休息時間,更有效益。回到會議室裡,這也說明了「必要時開的關鍵會議」,遠比「不必要時開的常態會議」有用得多。

一般企業裡頭,都訂有周會、月會等常態性的會議,這就好比球賽中的「中場休息」時間,教練可以好好整隊、訓話、公佈完整戰略;但要靈活應戰、克敵制勝,更重要的觀念是,主事者必須隨時關注「戰場」上的情況,當你發現你的隊員連連漏球、失分,或是屢投不進、打不出隊形,或者出現體力下滑傾向時,你必須主動喊「暫停」,也就是隨時召開臨時性的會議。

這種臨時性會議,如同「暫停」一樣,時間不必長,宣佈的事情不必多,調整的策略不必複雜。甚至有時候,只要幫隊員打打氣、加加油,提醒他們回到原本的軌道,就可以看到明顯的成效。

相對於有必要開會的時候,就應該立刻召集會議;如果今天一切業務運作順暢,即使碰到常態性會議該舉行的時刻,會議也可以取消,不必「為開會而開會」,佔用大家的寶貴時間。

唯有不僵化的開會策略,才能為組織帶來更大的競爭力。

會議小提醒:
1. 有必要的會不要拖、隨時開。
2. 沒必要的會可取消、不必開。

(新聞小寶貝2008.9.8.發表於自由時報)
天使喵 2008-09-29 20:45:01

但我不太愛主管想到什麼事就招集大家開個小會,因為必須被迫放下手邊正在做的事情,聽他說大家該注意哪些事,常常這些事並不是那麼緊急,工作的情緒被打斷,其實讓人不是很開心。

版主回應
對啊,這樣的會真是惱人。只是,除了期待妳換主管或換工作外,好像也別無他法,哈哈...... 2008-10-22 18:56:53
小兒 2008-09-20 00:14:28

說的









我現在公務繁重的另一點是..很多會要開

早會:每天早上十點
週會:每週五下午兩點

因為要帶新人所以天天都要開

(結論:無假可休)

版主回應
真是辛苦了,只能祝妳開會順利喔! 2008-10-22 18:56:05
朝雲 2008-09-18 00:37:30

是啊~很多公司會為了開會而開會
原本因為有必要﹑所以預定每禮拜開會一次
但後來為了延續傳統﹐即使沒必要﹐也規定員工要一個禮拜開會一次
結果開會變成了批鬥大會﹐與會者互相針鋒相對﹑大挖對方的底來爭功偽過
不然就是主管一個人的小巨蛋mini演唱會﹐下面的觀眾低頭玩黑莓機打瞌睡

版主回應
看來,真的每一家公司,都有差不多的問題。辛苦大家了! 2008-09-19 18:49:07