持會議是主管必備的工作技能，「職業婦女」（Women In Business）雜誌日前節錄了商業禮儀新書E2: Using the Power of Ethics and Etiquette in American Business的內容，指出成功主持會議的一些要訣。

在開會前：

■擬定議題及會議必須達到的明確目標，設定開會的時間及地點，並且通知與會者。開會的最佳時間為早上十點，因為與會者在上班後，有一些時間查看電子郵件及語音信箱，並且喘息一下。最不理想的時間則為星期一早上八點半之前、星期五下午四點半之後，以及用餐時間之前不久。

■提前通知與會者開會的訊息，確保他們都能出席。當與會者包括其他部門的同事時，提前一個星期通知，當與會者需要特地從其他地方前來翻譯社時，提前兩個星期通知。

■在會議召開前，再次提醒與會者時間及地點。此外，也再次確認會議室可以使用、會場的飲料點心有人負責等。

■開會前，提前到達會議室，站在門口與前來與會者打招呼。把議題內容放在門口，供沒有帶的人拿取。

■如果有重要人士將與會，事先替他們保留座位。

在開會中：

■會議開始時先自我介紹、向與會者打招翻譯社呼、介紹與會的新面孔、需要遵守的會議規則，之後再解釋會議召開的目的，以及希望達成的結果。

■告知與會者，你會盡全力準時結束會議，會議中確翻譯社實控制每個議題花費的時間。

■使用正面、與所有與會者為一體的字彙，例如，「我們」、「謝謝」等，避免使用負面的字彙，例如，「錯誤」、「不可能」等。

■當會議長達七十分鐘以上時，給予與會者短暫的休息時間，讓與會者可以上洗手間、回電、與其他人交談等。

■查覺與會者似乎感到不舒適時，立刻開口詢問，翻譯社並且解決問題，例如，會議室過熱、有人無法清楚聽到你的聲音等。

■大部份的開會時間應該花在解決方法，而不是反翻譯社覆談論問題，當出現過多抱怨時，提醒與會者。

■會議結束前，重述會議的重點，同時明確定義及分配需要進行的工作，可以徵求自願者。

■會議的最後十分鐘留作提問與回答。重複提問者的問題，確定大家都了解，以簡潔及確定的方法回答。當你無法回答一個問題時，告翻譯社訴提問者，你之後找到答案後會再告訴他。當與會者提出需要長時間解釋的問題，可能會拖延會議準時結束的時間時，告訴他在會議結束後，你會私下再向他解釋。

在開會後：

■恢復會議室原狀。

■立刻整理會議記錄，避免遺忘某些部份。整理完後，給予與會者、不克參加者，以及你的主管一份會議記錄。