2009-07-21 10:58:04IT肥蝦

6.3 Estimate activity resources不用Project Scope Statement?

有一位朋友在閱讀PMBOK IV的專案時間管理的規劃程序之時,問了一個問題:「為什麼6.2 Sequence Activities,6.4 Estimate Activity Durations,6.5 Develop Schedule要用到Project Scope Statement,而6.3 Estimate activity resources卻不用呢?」

肥蝦非常欣賞該友人準備PMP考試的心態-去思考PMBOK的邏輯與流程,而不是去背考題!-因為肥蝦一直認為一個欠缺邏輯思考能力的人,恐難擔任專案管理乙職。在肥蝦將當初個人的回應整理如下,希望獲得更多先進的指教!

肥蝦以為在思考Project Time Planning Processes之時應先注意三點:
(一)Activity與Work package的差別:
在PMBOK IV page 426中對Activity的定義是:「A component of work performed during the course of a project.」;而對Work package的定義是:「A deliverable or project work compinent at the lowest level of each branch of the work breakdown structure.」。因此就專案管理的角度而言最小的控管單位是Work package,而Activity是要完成Work package所要進行的活動項目。

(二)五個time planning processes中的關係:
在PMBOK IV page 47的圖3-8中有關Project time management的圖形。



此圖中,顯示了這五個time planning processes中的關係是彼此兩兩相關的,並不是單向順序的推演。而其中的關鍵是何者呢?就是每個process output的project document update所列示的內容-其中最主要的就是Activity Attributes。

(三)Schedule與activity的區別
第三點可說是由前兩點推演而來,6.1到6.4均設在設法估量適當與合理的活動項目,以其每個activity之間的關係、資源與活動期間;而schedule則是以整個project的角度去思考,並有非常大的可能再進一步去調整每個activity。

而為了解答「為什麼6.3 Estimate activity resources不用Project Scope Statement」肥蝦認為可從二個立基點─Project Scope Statement、Time Management Processes─去串連思考。
(一)首先瞭解Project Scope Statement的由來與目的。
Project Scope Statement是5.2的產出, 參考了project charter跟requirements documentation跟Organizational Process Assets後的產出。

Project Scope Statement主要包含的內容項目有:
1. Product scope description
2. Product acceptance criteria
3. Project deliverables
4. Project exclusions
5. Project constraints
6. Project assumptions

因此我們可以看到Project Scope Statement是把要Business的Product轉換為Project重要過程文件!對於專案範圍中什麼要交付,什麼不作,專案的前提與限制,均有了較明確的說明!

(二) Time Planning Processes的目的。
6.1 define activities: The process of identifying the specific actions to be performed to produce the project deliverables.

6.2 sequence activities: The process of identifying and documenting relationships among the project activities.

6.3 estimate activity resources: The process of estimating the type and quantities of material, people, equipment, or supplies required to perform each activity.

6.4 estimate activity durations: The process of approximating the number of work periods needed to complete individual activities with estimated resources.

6.5 develop schedule: The process of analyzing activity sequences, durations, resources requirements, and schedule constraints to create the project schedule.

(三)串連的思考
6.1 define activities:因為activity是從work package再分解,所以必需參考scope baseline。而是scope baseline包含Project Scope Statement、WBS、WBS Dictionary,因此6.1 define activities也要使用Project Scope Statement。

6.2 sequence activities: 接著必須針對每個活動的特性與一些限制,來安排其間的順序。此處參考PSS是怕發生見樹不見林的問題,所以只要Project Scope Statement,而WBS跟WBSD可以視為轉化融入到Activity List跟Activity Attributes了。

6.3 estimate activity resources:是要估計每個Activity所需要的人、物、料、設備的種類與數量,重點是放在每個Activity,而著眼點是組織對資源提供的限制,所以對整體專案的範圍、限制、前提,已不是重點。另外,請注意6.2有一個output:Project Document Updates,它可會視情況需要更新了Activity List跟Activity Attributes,還有Risk register。

6.4 estimate activity durations:是要估計每個活動所需要的活動期間,此處為何還要參考Project Scope Statement?
因為6.3僅是估計每個活動所需要人、物料、設備的種類與質量,那每個活動要作多久呢?如果資源沒有問題,當然就直接估計出工時;但是Project Scope是要完成所交付專案產出的所有活動,比如一個Work Package會有那些活動必須在那時完成的限制,那些活動必須配合管理活動期間(如每週、月的報告)...這些活動的期間估計就必須參考由Project Character與Requirements Documentation而來的Project Scope Statement。
其實妳可以把它單純的想成有些活動的期間必須配合合約、 買方的要求等限制!比如:買方可能會要求會議的前兩天,必須傳送會議的agenda,那這些準備會議準備活動的期間就會受到限制!
此外,不要把6.3到6.4是one way的喔!每個活動之間會有互動的。如果6.4activity的duration無法滿足Project Scope Statement的要求,也可以回頭經由增加這個activity的resource.來減少activity的duration。

6.5 develop schedule:因為要訂出專案的時程,那當然Project Scope Statement所記錄的時程限制等資料就是非常重要的。

因此在6.1到6.5的Time Planning的過程中,除了6.3在估計每個活動所需要的資源外,其餘都是要參考Project Scope Statement的。而6.3的目的是根據Activity List跟Activity Attributes去對應組織的資源狀況(Resource Calendars、Enterprise Environment Factors、Organizational Process Assets)。

在PMBOK IV的Project Time Management中有一個肥蝦認為PMBOK IV與III最大的差別在於圖6-2所列舉的scheduling method,scheduling tool,scheduling model。在PMBOK IV對於scheduling method與scheduling model並沒有清楚的交代-僅有提到scheduling methodology-而scheduling tool在6.5.2.8與6.6.2.8的說明是一個自動的排程工具,根據時程的資料進一步產生活動的起迄日期。但如果我們回頭參考PMBOK III對scheduling model的說明,第四版可說利用此圖把schedule model作了更清楚的描述,所謂的scheduling model可說是包含特定的時程方法論、排程工具,以及專案中有關時程的訊息而成。但是圖中的e.g. CPM的說明圖形應該是說明scheduling method而不是scheduling tool。