2006-09-21 22:03:09新都興資訊 葉武霖
為避免社區社區管理基金被有心人士盜用或領取,基金銀行信託有用
大樓管理事務繁雜且需面對眾多不同性質之住戶要求,往往造成社區大樓的總幹事（主任）、管理人員更替頻繁;再加上管理公司現場從業人員不熟悉會計觀念及財務報表製作,以及大樓每年改選委員,無法持續監督大樓財務收支情形等因素，故經常傳出社區大樓財務報表無法定期公告及管理費遭挪用的情形發生。管理公司常因無法交代清楚社區財務收支狀況,迫使公司與管委會解約自大樓撤場,併賠償龐大短缺之管理費金額,或延遲請領社區服務費;故如何防止各種人為弊端的發生及如何做好社區大樓財務管理，實為社區大樓管理之重要課題。
社區管理基金信託,為近年來之新課題,但實施以來管委會所委託案例並不踴躍;經本人探究後發現原因如下
一.委託管理費金額太高,每年收費為委託總金額之1%-1.5%;
例如:信託金額為新台幣500萬,那一年之銀行之管理費用約為50,000-70,000元
二.非由特定管理人管理基金,因管理委員會每年改選,就需要更換印鑑
三.取款方式僅需要大會會議紀錄,及開戶權責委員蓋章即可;跟目前權責委員管控機 制一樣,難收防弊效果。
社區管理基金信託,為近年來之新課題,但實施以來管委會所委託案例並不踴躍;經本人探究後發現原因如下
一.委託管理費金額太高,每年收費為委託總金額之1%-1.5%;
例如:信託金額為新台幣500萬,那一年之銀行之管理費用約為50,000-70,000元
二.非由特定管理人管理基金,因管理委員會每年改選,就需要更換印鑑
三.取款方式僅需要大會會議紀錄,及開戶權責委員蓋章即可;跟目前權責委員管控機 制一樣,難收防弊效果。
管委會如何防止財務弊端發生:建議如下
一.管委會選擇國營銀行或信譽良好的金融機構開戶，距離社區近者更佳;開戶時，印鑑章最好在二人以上（三人最適當）。
二.社區管理基金銀行定存單若超過一百萬元，最好分二家以上銀行定存。
三.與銀行配合，宣導社區住戶拿繳費單至銀行櫃台繳交管理費；亦可透過住戶金融機構帳號代扣管理費、或建立住戶銀行虛擬帳戶，供住戶經由匯款或ATM轉帳繳交管理費，省去管理人員經手管理費作業。
四.比照代收水、電、學校學雜費、停車費等，可在全省各地超商24小時繳款，只要由管委會與超商簽約，並於收費單上列印每期應交金額.期限及住戶銷帳條碼，就可以讓住戶在任何時間、地點繳費，每月可定期批次銷帳，並留下繳費電子檔了。
五.開立社區支票帳戶（或共同戶支票）支付廠商款項，若無開立支存，則一律要求以匯款方式支付款項（匯費可要求廠商吸收），所有金錢均由銀行作業。
六.開立支票及取款條時須注意，新台幣金額欄位前不可留有空位，以免蓋章後有心人再填寫；支票須有抬頭並且劃線不可轉讓；取款條須搭配匯款單使用。（可在取款條上加蓋匯款須知及帳戶名稱章）。
七.未繳戶明細表每月至少公告一次，並加蓋權責委員印章及現場主管印章。
八.管理中心每月製作最新當月收費統計總表，分析當月收到各項收入之分布期間及金額，以實際了解有多少收入為前期未收款收入。
九.於區分所有權大會或每季，製作年度收支明細表，比較每月各項收入、支出科目金額變化是否異常;尤其是管理費收入,應比較每月入帳金額是否差距太大,如果金額差距大時,應比對收款週期與截止日之關聯(例如有些大樓三個月一收)。
一.管委會選擇國營銀行或信譽良好的金融機構開戶，距離社區近者更佳;開戶時，印鑑章最好在二人以上（三人最適當）。
二.社區管理基金銀行定存單若超過一百萬元，最好分二家以上銀行定存。
三.與銀行配合，宣導社區住戶拿繳費單至銀行櫃台繳交管理費；亦可透過住戶金融機構帳號代扣管理費、或建立住戶銀行虛擬帳戶，供住戶經由匯款或ATM轉帳繳交管理費，省去管理人員經手管理費作業。
四.比照代收水、電、學校學雜費、停車費等，可在全省各地超商24小時繳款，只要由管委會與超商簽約，並於收費單上列印每期應交金額.期限及住戶銷帳條碼，就可以讓住戶在任何時間、地點繳費，每月可定期批次銷帳，並留下繳費電子檔了。
五.開立社區支票帳戶（或共同戶支票）支付廠商款項，若無開立支存，則一律要求以匯款方式支付款項（匯費可要求廠商吸收），所有金錢均由銀行作業。
六.開立支票及取款條時須注意，新台幣金額欄位前不可留有空位，以免蓋章後有心人再填寫；支票須有抬頭並且劃線不可轉讓；取款條須搭配匯款單使用。（可在取款條上加蓋匯款須知及帳戶名稱章）。
七.未繳戶明細表每月至少公告一次，並加蓋權責委員印章及現場主管印章。
八.管理中心每月製作最新當月收費統計總表，分析當月收到各項收入之分布期間及金額，以實際了解有多少收入為前期未收款收入。
九.於區分所有權大會或每季，製作年度收支明細表，比較每月各項收入、支出科目金額變化是否異常;尤其是管理費收入,應比較每月入帳金額是否差距太大,如果金額差距大時,應比對收款週期與截止日之關聯(例如有些大樓三個月一收)。
最新修正之公寓大廈管理條例,有關財務交接事項:
《條例第20.49條:財務移交義務罰款40,000-200,000元》
第20條－管理負責人或管理委員會應定期將公共基金或區分所有權人、住戶應分擔或其他應負擔費用之收支、保管及運用情形公告，並於解職、離職或管理委員會改組時，將公共基金收支情形、會計憑證、會計帳簿、財務報表、印鑑及餘額移交新管理負責人或新管理委員會。
管理負責人或管理委員會拒絕前項公告或移交，經催告於七日內仍不公告或移交時，得報請主管機關或訴請法院命其公告或移交。
第49條－七、管理負責人、主任委員或管理委員違反第二十條所定之公告或移交義務者。
《條例第20.49條:財務移交義務罰款40,000-200,000元》
第20條－管理負責人或管理委員會應定期將公共基金或區分所有權人、住戶應分擔或其他應負擔費用之收支、保管及運用情形公告，並於解職、離職或管理委員會改組時，將公共基金收支情形、會計憑證、會計帳簿、財務報表、印鑑及餘額移交新管理負責人或新管理委員會。
管理負責人或管理委員會拒絕前項公告或移交，經催告於七日內仍不公告或移交時，得報請主管機關或訴請法院命其公告或移交。
第49條－七、管理負責人、主任委員或管理委員違反第二十條所定之公告或移交義務者。
若是真想要杜絕社區管理費被挪用的弊端
下列的方式也可以參考一下…………..
其實大家在杜絕總幹事挪用社區管理費的同時
曾經也是有委員挪用社區管理費的事情發生
除了銀行開戶用社區大章之外
另可以增加主委、財委與監委的小章開戶
每月社區支出時，可由這三位委員一同做查核動作
再由物管公司負責社區大小事務
相信這樣可以減少社區款項被挪用的機會
再者，總幹事所收取的各項費用，必須在兩天內入帳
而主委、財委、監委與副主委，這四個委員
有彼此牽制與互補的作用
所以
可以在社區規約裡面訂定
當今年度的主委卸任之後
明年就不能選任主委、財委、監委與副主委
必須再隔一年才能選任上述委員
相信這樣就連主要委員挪用的機會也能降到最低了
慎選物業管理公司其公司最好有稽核制度讓社區住戶安心繳交管理費$$$而社區管理員也最好由物業管理公司約束,而社區會計由社區自聘更容易監守自盜因為她(他)沒有公司約束下其犯案空間大也不易起訴對社區無法保障反而連累委員們.
xing_fu9999@yahoo.com.tw