【法律常識】公寓大廈區分所有權人會議之會議記錄概要

文 / 蔡茂祥

        緣吾所撰如何開好公寓大廈區分所有權人會議之議事簡述一文公開以來，陸陸續續接到讀者反應文中未有提供區分所有權人會議會議記錄（下稱會議記錄）登載不實或管理委員會會議記錄登載不實…等等問題解決之道。鑑此、吾就處理公寓大廈管理委員會與住戶間糾紛及諮詢服務實務經驗，將上開問題整合規納為二類型錯誤態樣：一、刪除或變更動議內容（剝奪區分所有權人議事提案權益）。二、增刪發言人說明內容（發言內容被斷章取義，作不利發言人說明之記載於會議記錄上、或是直接刪除發言人回覆會議問題之說明）。而不實登載記錄舉動，會因發言人確實曾出席會場及發言，致使第三人誤信果其所為！實令發言人如啞巴吃黃連，有冤難伸。則主持人及記錄人員用不實會議文書殺人於無形，實損害發言人信譽及公眾利益。蓋會議記錄所登載議事虛偽不實，不僅「欺騙」區分所有權人陷於開會真相資訊錯誤，更可能會危及社會秩序的平穩。為免住戶落入發言恐懼之窘境及保障人民言論自由，乃撰公寓大廈區分所有權人會議之會議記錄概要，俾與讀者分享經驗，並提倡預防勝於治療概念，以利疏解法院有關公寓大廈管理訴訟案源。

        首先要闡明者，會議記錄係會議文書的一種（註一）、是詳實記載有關會議開會情況的筆錄。會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。它的作用在於正確反映會議情況，以作為整理會議文件、總結經驗、執行決議等工作存查備考的一種歷史資料。所以會議記錄要求忠於事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議的主要情況，發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。 記錄字體力求清晰易認，不要過於潦草，不要使用自造的簡稱或文字。因此會議記錄的確認不可馬虎，會議記錄必須經主持人與記錄人員簽署方為有效。但人也有失蹄的時候，疏失在所難免，因打字的疏失而記載錯誤就必須更正，其會議記載有增刪或變更者，應於增刪或變更處簽名(或蓋章)以示負責，並於文書上方逐行載明增刪字數，加以簽認。而刪除處應留存字跡，俾得辨認。倘若有人為的因素，故意竄改紀錄，致生會議文書記載之不正確性，就必須自己負起偽造文書的刑事責任。蓋會議記錄係屬公開之文書，倘若有記載重要個人發言部分，應徵得發言者的審閱同意，以避免詞不達意、斷章取義憾事發生！

        至於會議記錄的方式：開會前，主持人應妥善安排記錄人員，會議中應養成全程錄音的習慣，錄音只是在協助會議記錄更完整，但無法將錄音帶當做會議記錄使用。而會議記錄方式，吾列舉下列三種類型提供讀者參考：

一、議事錄：討論過程中每一位發言者的發言內容都要詳實記錄，因此須由專門人員擔任。詳細的會議記錄要求盡可能記下每個人發言的原話，不管重要與否，最好還能記下發言時的語氣、動作表情及與會者的反應。如果發言者是照發言稿子念的，可以把稿子收作附件，並記下稿子之外的插話、補充解釋的部分。另需要詳細記錄的發言，可採取速記的方法。不過，即便是詳寫，也不是鉅細無遺，有言必錄的。除非發言者事先準備了發言稿，否則在會議上發表意見，人們總是邊想邊說，難免會出現重複、殘缺、欠條理等毛病。記錄人員在把口語變成書面語的時候，必須一邊聽，一邊篩選；重複的、不重要的資訊可以省略，只摘取其講話的要點記下；只有在遇上討論的話題比較複雜，過程中出現不同意見，甚或有所爭論的時候，才需要記錄得比較詳細。但不論怎樣，記錄一定要真實、準確、清晰、有條理，不能對發言者的意見隨便增刪改動，以免歪曲其原意。如果記錄人員當時不能準確地歸納出發言者的意見，可以當場請主席複誦規納澄清意旨、或考慮直接引用其話語、或者於事後把整理好的會議記錄應徵得發言者的審閱同意，再交有關人士過目、訂正，最後即由主席確認簽署之，並發給所有與會者。而現代化生活為會議記錄者提供了方便，還可以先錄音，會後再整理。

二、速紀錄：討論過程中每一位發言者的發言內容做扼要的記載。即在討論過程中只要求有重點地、扼要地記錄與會者的講話與發言，以及決議，不必『有聞必錄』。所謂重點、要點，是指發言人的基本觀點和主要事實及結論。對一般性的例行會議，只要概括地記錄討論內容和決議的要點，不必記錄詳細過程。

三、決議錄：討論過程不記載，只記錄決議的內容。按動議的內容以達意為主，發動議前應先整理文意通順易懂為原則，並且可以直接對提案內容做成『決議』或『修正』，例如：決議：可決（通過）、決議：否決（打銷）、決議：修正后通過，或決議：擱置、延期討論、付委…等其他『附屬動議』，如此才符合會議規範第二十六條之精神。還有動議內容要與該會議性質有關之事題，且在權責範圍內，不可抵觸法令規章。動議（提案）內容記錄不可「省略」、「刪除」或竄改發言人述說議案。且提案應正面、肯定、具體，以利出席人員參與議事討論、就事論事充分表達意見（贊成、反對或修正案等做言詞辯論）。會議記錄之決議錄方式是將動議（提案）內容應予詳實記錄，其討論過程不記載，並且登載決議的內容於會議記錄上。

        其次會議記錄具有以下基本特點：

一、真實性
        會議記錄的執筆者與其他文章的寫作者有一個重要的區別，那就是他只有記錄權沒有改造權。會議是個什麼樣就記成什麼樣，與會者發言時說了些什麼就記下什麼，記錄者不能進行加工、提煉，不能增添、刪減。

二、原始形態性
        會議記錄是會議情況和內容的原始化的記錄。所謂原始，就是未經整理，未經綜合。在這一點上，它與會議簡報、會議紀要有著很大不同。會議簡報和會議紀要也是真實的，但不是原始的。

三、完整性
        會議記錄對會議的時間、地點、出席人員、主持人、議程等基本情況，對主席講話、與會者的發言、討論和爭議、形成的決議和決定等內容，都要記錄下來，一般沒有太多的選擇性。
 
        會議記錄的基本作用，在於會議記錄是會議記錄人員當場把會議的情況如發言人姓名、會上的報告內容、討論的問題、與會者的發言、通過的決議等如實地記錄下來的書面資料。它的作用在於正確反映會議情況，以作為整理會議文件、總結經驗、執行決議等工作存查備考的一種檔案資料。

        因此會議記錄的具體運用則在下列三個方面：
  
一、重要依據：會議記錄是記載會議基本情況的文書資料，日後工作執行中可供查驗核對之文書，是管理委員會依法行政的重要依據。（例如：住戶規約）

二、參考資料：會議記錄是編寫會議紀要（例如：管理委員會年終施政報告書）和會議簡報（例如：遴選績優社區評選報告）的基礎重要參照文件。

三、檔案憑證：會議記錄可以作為會議情況和會議內容的原始無可替代的憑證作用。（例如：管理費收費標準）

        而會議記錄的規範格式如下：

一、標題：會議記錄標題由會議名稱加會議記錄名稱組成，就是「○○會議記錄」。如果使用的是專用的會議記錄本，連『記錄』二字也可省略掉，只寫上會議名稱即可。

二、會議議程概況
  （一）會議時間：要寫明○年○月○日，上午、下午或晚上，○時○分至○時○分。
  （二）開會地點：這部分內容要寫得具體。（例如：社區○會議室）
  （三）主持人：會議主持人的職務，姓名要寫全稱，（例如：「召集人○○○」、「主席○○○」。
   （四）出席人：根據會議的性質、規模和重要程度的不同，出席人一項的詳略也會有所不同。有時可以只顯示身份和人數（例如：全體區分所有權人等）。如果出席人身份複雜（例如：既有貴賓，又有社區律師顧問，還有各種有關人員），最好將主要人員的職務、姓名一一列出，其他有關人員則分類列出。
  （五）列席人：包括列席人的身份、姓名，可參照出席人的記錄方法。
  （六）旁聽人：旁聽人可以起到見證作用。所以，對此應作出記錄。
  （七）缺席人：如有重要人物缺席，應作出記錄。
  （八）記錄人：包括記錄人員的姓名和職位。（例如：○○社區總幹事）

三、會議內容：這部分內容隨著會議議程的進展一步步完成，沒有具體的固定模式。一般包含有以下方面：
  （一）會議的宗旨、目的、議題：要求完整地記錄會議議題的名稱。
  （二）會議議程：會議記錄要清楚地反映出會議議程的真實順序。
  （三）會議報告和講話：對會議報告人或講話人的職務、姓名與內容應作出清楚的記錄。
  （四）會議討論和發言：討論或審議文件，應寫明文件的完整標題。 發言人的姓名要求寫全名，不可寫錯字。否則，會增加日後查證的難度。
  （五）會議的表決情況：包括表決事項的名稱、表決的方式（口頭表決、舉手表決、無記名書面表決等）、表決的結果（同意、反對、棄權票數等）。 如有多輪投票，都要記錄在案。
  （六）會議決定和決議：包括對議題的通過、緩議、撤銷、否決。 如果是通過或否決某個文件，要寫明該文件的標題；如決定、決議事先已經有了草案，應記錄該草案的標題。  

四、會議結束：會議主持人應宣布散會（或流會），必須寫明會議結束的時間。最後，由會議主持人和記錄人員對會議記錄進行認真校核後，分別簽署姓名，以示對此負責。
 
        常見會議記錄的格式寫法係決定於會議紀錄應登載那些內容，敬請參閱會議規範第11條明文揭示議事紀錄其開會應備置議事紀錄，其主要項目如左：
一、會議名稱及會次。
二、會議時間。
三、會議地點。
四、出席人姓名及人數。
五、列席人姓名。
六、請假人姓名。
七、主持人姓名。
八、紀錄人員姓名。
九、報告事項。
十、選舉事項，選舉方法，票數及結果。（無此項目者，從略。）
十一、論事項，表決方法及結果。
十二、其他重要事項。

        最後提供會議記錄登載不實處理程序之經驗如下（本程序僅供參酌；具體個案建請洽詢專業律師：

一、當發生會議記錄登載不實情況時，受害人於收到上開記錄次日起3個內向法院提起民事訴訟（法律訴訟時效），故受害人應於上開時間內向 貴社區管理委員會陳情之。其文件內容如下：
（一）陳情書一份。
（二）按所收受會議記錄為範本，另援引上開資料另具體撰寫陳情更正內容資料（請加註草案二字，以利區別），其更正部分應用螢光筆標示清楚，以利管理委員會明白其訴求目的。（若有錄音光碟隨文檢附）
（三）陳情書應記載管理委員會收受陳情書次日七天內回覆，若未回覆將向縣政府主管機關陳情之。

二、向縣政府主管機關陳情之文件內容如下：
（一）陳情書一份。
（二）檢附前項相關文件影本一份。
（三）縣政府收到陳情書後會函文管理委員會函意約略為：「貴社區住戶所陳貴會第○屆第○次臨時區分所有權人大會議會議記錄登載與實際開會情形不同，如係屬實情，請貴會確實依開會現況作詳實之登載，如有相關爭議，建請逕循司法途徑解決」。倘若管理委員會收到主管機關函文次日七天後，再執意不予更正，就有從事業務之人，明知為不實之事項，而登載於其業務上作成之文書嫌疑！受害人只能遵照主管機關旨意逕循司法途徑解決。

三、民刑訴訟救濟時段：

（一）

1.受害人應具狀向地方法院民事庭起訴請求撤銷會議決議之訴。查公寓大廈管理條例本身就區分所有權人會議之召集程序、決議方法或決議內容違反法令時，其效力如何並無規定。雖公寓大廈之區分所有權人會議並無獨立法人格，惟其既係由全體區分所有權人組成，主要係為區分所有建物內各區分所有權人之利害關係事項所召開，其決議係屬多數區分所有權人意思表示趨於一致之行為而發生一定私法上之效力；與民法總則編中，社團之總會決議之組成人員、組織性質及決議方式、於決議後依決議施行並為組成人員遵行後，為維持法秩序之安定，應限制組成人員否定決議效力之主張等均類似，法院自得依法理類推適用民法第56條之規定。則按區分所有權人會議之召集程序或決議方法，違反法令或章程時，依公寓大廈管理條例第1條第2項規定，固應適用民法第56條第1項撤銷總會決議之規定，由區分所有權人請求法院撤銷區分所有權人會議之決議（最高法院95年度臺上字第2701號、94年度臺上字第1256號、92年度臺上字第2517號判決意旨參照）。承上所述，有關撤銷公寓大廈區分所有權人會議決議應類推適用民法第56條社團總會決議效力之規定。

2.另原告主張系爭會議之決議無效之陳述基礎事實同一，在解釋及法律適用上，司法實務有確認會議決議不存在、及得撤銷會議決議兩面之法律見解。要難苛責原告具體陳述法律上係屬確認會議決議不存在之訴或得撤銷會議決議之訴。則基於落實司法訴訟之經濟效益，避免浪費司法資源，故司法實務認可原告得以先位訴之聲明及備位訴之聲明起訴。意即原告以「其中之一請求判決有理由，其餘之訴，法院即無審酌之必要。」預備合併方式為之。因而原告雖聲明確認該決議無效，但其引據之糾紛事實同一，該決議究竟是確認會議決議不存在之訴或得撤銷會議決議之訴，純屬法院本於法律規定所為之判斷，於此情形，可不受原告聲明之影響或限制。而所謂訴之預備之合併或稱假定之合併，係指原告預防其提起之此一訴訟無理由，而同時提起不能並存之他訴，以備先位之訴無理由時，可就後位之訴獲得有理由之判決之訴之合併而言（最高法院64年台上字第82號判例參照）。

（二）受害人應具狀向地方法院檢察署告訴被告涉嫌刑法第215條：「從事業務之人，明知為不實之事項，而登載於其業務上作成之文書（註五），足以生損害於公眾或他人者，處三年以下有期徒刑、拘役或五百元以下罰金。」之發生事實。

【註解】
註一：典型的會議文書，包括開會通知、會議議程、會議記錄和會議紀要。若有連同開會通知發出的會議出席委託書及會議提案單亦屬之。
註二、公文撰寫
一、類別：
　（一）令：公布法律、任免、獎懲官員，總統、軍事機關、部隊發布命令時用之。
　（二）呈：對總統有所呈請或報告時用之。
　（三）咨：總統與國民大會、立法院、監察院公文往復時用之。
　（四）函：各機關公文往復，或人民與機關間之申請與答復時用之。
　（五）公告：各機關對公眾有所宣布時用之。
　（六）其他公文（如書函、聘書、簽稿、會議文書、電話紀錄等）

二、公文之撰寫與簽辦
（一）發函
　  １.文字宜簡淺明確，以免誤解混淆或模棱兩可。
　  ２.公文之結構分為主旨、說明、辦法三段式，惟應依所敘明事項之繁簡靈活運用，不必拘泥。若可於主旨一氣完成者，亦無須硬性分割為二或三段式。
　　 （1）主旨：全文精要，以述明行文之目的與期望，應力求具體扼要。
　　 （2）說明：當行文需較詳細之述明而無法容納於主旨時，可用說明。
         （3）辦法：若需述明具體要求或處理方式而無法容納於主旨時，可用辦法列舉之。其名稱可因公文內容改用建議、請求、擬辦等。
　 ３.如有附件，應於說明段中列明。
　 ４.現行之電子公文程式分為兩段，以主旨、說明兩段式撰寫。
（二）簽稿
　 １.當處理公務時，依事件之相關案情以書面向直屬長官報告研擬處理方案，俾便上級瞭解並於裁示時有所依據者，是為簽。通常簽可視為撰稿前之草稿、協商、建議。
　 ２.機關團體對外發文前所擬之草稿，依據分層授權、相關法令、案例等以公文程式條例撰寫，之後據其核判程序發出者，是為稿。
     ３.簽稿之擬辦方式
　　（1）先簽後稿：此係較正式之擬辦意見，即先上簽，待上級有所刪訂核示後，再據以撰稿上陳。通常以重大事件為主，如法令之制定、修正及廢止、政策之重大興革、牽涉較廣需多方會商者、重要人事案等。
        （2）簽稿並陳：簽文意見與撰稿同時呈閱，以便長官瞭解案情據此判行。通常用於文稿內容須另加說明者或處理方式須加斟酌者。
        （3）以稿代簽：不另行簽文，直接撰稿呈核，多用於案情簡單或一般例行業務者。

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