工作管理中的溝通協調

工作管理最重要的一環，即是“人”的管理。而人的管理，重點在如何去掌握“溝通與協調”。

      先來說文解字一番：

    “溝”＝ 在平面上凹下流通的水道。左邊水自旁，水是一種氫氧二氣（H2O）的化合物，意味著是兩方面融合而成。右邊三橫三豎，代表在錯綜複雜的你來我往情況下，要慢慢的有條不紊進行，雙方條文的釐清，達成共識。（因為“冉”字是慢慢的意思。）

    “通”＝ 傳達消息而且通達事理。“甬”字是堂中居中的道路。“辵”字是忽走忽停的意思。也就是說，雙方進行對話，需是真正的道理，合乎中道。而非旁門左道，歪理只可一時達成，而非雙贏，日後還得重來。對話中要且談且停，停的用意是要認真聽對方陳述，切勿自已一味的喋喋不休，高談闊論。

    “協”＝ 互相輔助，共同努力。“力”者，使物體運動或靜止和改變方向的作用力，稱之。要形成一股穩定有力的鐵三角（三個力字），才有辦法和諧的運作。左邊一定要“十”字不可，因為1足、2足、3足……都不夠力，一定要十足才有力。十字又有滿足之意，所以要記住一個原則：這個方案要能滿足雙方為首要。

    “調”＝ 調停爭端，使之和諧。“言”字是所說的話。“周”字是完備周到的意思。調解爭執時，所用言詞要不亢不卑，對話時要不疾不徐，準備前要周全，講解時要周詳，最好能達到像圓周一樣，那麼圓滿。縱然，圓周出現小缺口，也需以整體為要，換個角度看完整的一邊，體會一下“無缺不成美”的意思。

    再來教條式的整理列出，以供參考：

溝通的四大目的

¡     說明事物   (信息表達)

¡     表達情感   表露觀感 → 流露感情 → 產生感應

¡     建立關係   暗示情分 → 友善(不友善) → 建立關係

¡     進行企圖   透過關系 → 明說（暗說） → 達成目標

企業溝通的目的

¡     糾合群力，共同達成組織目標。

¡     建立友誼，建立良好關係。

¡     有效整合組織資源，提高組織效率與效能。

有效果或完整的溝通

¡     講的那方能把訊息清晰的表達出去。

¡     聽的那方能用心聆聽，並且把接收到的訊息反射回給講的那方聽。

¡     講的那方用yes或no來確定聽的那方有沒有聽錯。

溝通三要素

     1.認知能力

問題：認知不同 － 溝通容易起衝突

策略：設法拉近雙方的共同認知

方法：1.訂出一個標準 

 2.教育對方 － 提昇自己

     2.語言能力

問題：說不清楚容易引起誤會

策略：講清楚說明白

方法：1.人 - 事 - 時 - 地 - 物 - 如何 - 多少 -

 2.複誦確認

     3.社會能力

問題：看不順眼他人無法相處

策略：清濁併吞-納百川成大海

方法： 1.處事-心中一把尺對事不對人

  2.處世-心中兩把尺

            3.肚大能容天下事-成其大者

協調的定義

¡     管理人員為了順利執行工作而對某一特定問題與有關人員連繫，彼此謀求妥協藉以保持雙方的和諧與均衡。

¡     協調不僅包括目標與狀況的共同認知，且包括問題意識與職務意識的鼓舞及士氣的提昇。

企業良好的協調

¡     1.如期圓滿達成工作目標

¡     2.避免工作的重複與脫節

¡     3.減少資源浪費

¡     4.增加工作的質與量

¡     5.促進工作人員的和諧

清楚溝通協調的十個小秘訣

¡     1.集中。想想你自已，你的目標，你把他與別人連結的方式。

¡     2.目標。向部門陳述你的目標，以行動和語言來表現。

¡     3.誤解。創造一個能鼓勵互動的環境，讓別人能公開向你詢問以澄清疑慮。.

¡     4.未決的問題。隨時注意，解釋這些隱藏會妨礙溝通的問題。

¡     5.新資訊。提供新的事實，說服他人從你的角度看事情.

¡     6.印象。注意你說話時在別人眼中的印象、姿勢、手勢、面部表情、聲調…….。

¡     7.澄清。在未完全確定你所收到資訊之前，不要驟下結論，急著澄清表達。

¡     8.思考。不斷思考你要傳達的想法。

¡     9.興趣。不論是一對一或大團體討論，都要以眼神表示興趣。

¡     10.客觀性。排除個性上的差異，把偏見拋開.就事論事。

加強溝通協調的決斷力

¡     1.誠懇而坦白，也鼓勵別人像你一樣.與你溝通。

¡     2.要確定部門缺失，或員工做錯時，不要搖擺不定描述而影響工作。

¡     3.在分派工作時，要設下明確的期限。

¡     4.如有無法決斷的情況，把它記錄下來，再來反省什麼原因，全力克服這些困難。

¡     5.力求清楚，不要讓部門之間或員工產生疑問，而喪失你的自信和決斷力。

良好有效的溝通協調創造雙贏

Ø      協調與溝通—是一體兩面、密不可分。

Ø      溝通不是命令、說教、獨白。

Ø      協調不是站在自己的立場來思考，讓自己獲益，而是協助對方，調整自己。

Ø      溝通協調是平日的工作

人際溝通協調的六種基本技巧

¡     1、正確的資訊

¡     2、細心的觀察

¡     3、正向的反應

¡     4、不追求完美

¡     5、不堅持己見

¡     6、不可情緒化

溝通協調與人際關係的六大原則與技巧

¡     1.保持低姿態為宜…….(抱著能夠完成任務為優先考量及目的)

¡     2.儘可能站在對方立場考量，以追求雙贏為目標……(要記得：天下飯是大 

        家共享共吃的。)

¡     3.保持禮貌及尊重的態度和肢體語言表現……(讓對方感到願意跟你溝通協調 )

¡     4.無私無我，站在公司立場進行溝通協調……(語言及方案內容，真的站在為公

        司好的立場 )

¡     5.親自登門拜訪……(見面三分情 )

¡     6.必要時，可祭出老闆大旗……(遇到相當本位主義及很難溝通的時 )

造成無效溝通協調的六大原因

¡     1• 訊息不正確、不完全或被扭曲

¡     2• 語言不夠自我肯定、保護自我、傳達檯面上的話(溝通的內涵不真)

           (小我、心)，以攻擊他人來保護自己

¡     3• 過於求完美

¡     4• 無法了解不同背景、經驗、成見及人格類型者之個別差異

¡     5• 認知不同.先入為主的觀念已根深蒂固.

¡     6• 用字習慣.讓人覺得刺耳.

雷鮑夫法則(交流溝通的法則)

在你著手建立合作和信任時要牢記我們語言中：

¡     　　1、最重要的八個字是：我承認我犯過錯誤

¡     　　2、最重要的七個字是：你做了一件好事

¡     　　3、最重要的六個字是：你的看法如何

¡     　　4、最重要的五個字是：咱們一起做

¡     　　5、最重要的四個字是：不妨試試

¡     　　6、最重要的三個字是：謝謝您

¡     　　7、最重要的兩個字是：咱們

¡     　　8、最重要的一個字是：您

如何增進人際關係與溝通協調能力

¡     1.肯定自我價值－以愛為生活目標(建立大我) 。

            ◎把愛給予對方，才會和對方產生共鳴。

¡     2.常存感恩的心，歸零，而非以100分為標準。

¡     3.打破求完美的行為模式

             A. 對個人有信心

             B. 先 ”有” 再 ”好”

             C. 從 ”fixed quality” 想法轉為 ”fixed time”

¡     4.體認個別差異可以截長補短的價值

¡     5.發展良好的溝通模式

             A. 好好地聽

     B. 慢慢地說

     C. 正向地反應

   D. 注意非語文溝通 

總而言之，《 溝通協調 = 同理心 + 分享心 》。因為，同理才會設身處地為他人著想，分享互相經驗才能搭起友誼的橋樑，促進最好的工作學習環境。

（圖片－網路下載）