2007-07-27 22:33:51惠惠

合併報表快速到位的準備功夫

企業往往透過合併或轉投資,來達到企業多角化經營的佈局。然而複雜的投資架構也相對提高了企業利害關係人,如:投資者、債權人、政府機關等等,對企業經濟資訊透明化的疑慮。近年來無論是會計準則公報第七號的修訂或是金管會的各法令函示,皆彰顯了合併報表在未來對於企業財務報導的重要性,並進一步研擬由目前每半年公告一次,增加為每季及縮短年報公告期限的趨勢。目前多數國家,例如美國、新加坡及香港等,早已要求公司需按季公告合併財務報表,個別公司的報表僅僅為合併財務報表的補充資訊。故為期與國際接軌活絡資本市場,此一趨勢已屬必然,尤其對於未來有計畫於海外IPO的公司,更應及早審慎規劃。

由上述可知,對於企業最大的衝擊,在於如何能在急迫的時限內,完成法令規定的報表及附註揭露,進而能每月編製符合內部需求之合併管理報表,以加強對轉投資公司之即時績效控管,將是企業需未雨綢繆先行規劃之要務,以避免將來面臨法令修改應變不及的風險。

公司可從下列四個構面檢視是否目前足以應付這樣的趨勢:
一、標準會計科目與收集合併資訊之統一平台(Package):

1.標準會計科目:
各個聯屬公司的會計科目分類及報表格式往往不盡相同,故編製合併報表時需先進行集團會計科目的標準化,讓各聯屬公司先將會計科目轉換到一致的基礎上進行,合併結果才能正確表達。

2.收集合併資訊之統一平台(Package):
設計統一平台時,除了需先釐清為了產出最後的財務報告需包含那些資訊外,尚必須包括資訊間相互的對應關係與自動勾稽及偵錯警示設計,才能有效杜絕人為填寫錯誤,因為當勾稽驗證功能不足時,往往造成資料多次往返修正的時間耗費,延長合併的編製時程。

二、聯屬公司間交易的一致處理原則:

各聯屬公司間的發票開立時點、入帳方式、入帳科目、會計原則、匯率、交易截止時點、估列計算方式及錯帳等皆是造成聯屬公司間對帳差異的主要原因。故公司當前應先釐清造成公司對帳差異的所有原因,召集集團主要負責人員討論一致性的解決方式,藉由不斷溝通協調及藉由集團對帳政策的制定以減少差異發生的原因。

三、人員、流程與組織:

1.人員:
檢視公司內是否有具備合併報表編製能力的人員,初期應以專人負責成效較佳,若又要兼負日常帳務工作,很難做好合併編製工作。

2.流程:
將編製程序流程化且制度化,直接影響著合併的進行,完善的組織溝通與流程設計,可減少過程中出現的意外及錯誤,各聯屬公司亦可有所遵循。

3.組織:
明確的定義合併報表流程中母子公司各環節職責人員的角色和責任。管理階層的明確支持,將合併報表的編製表現結合人事考績的評等都是協助制度推行的方式。

四、合適的編製系統或工具:

目前最常見係以Excel工作表協助人工編製或是套裝軟體系統,效能上從簡單的合併加總到精細的貨幣轉換、自動沖銷、彈性的組織變動、即時的報表產出、附註揭露的編製等各有不同;亦有自行開發軟體者。

利用Excel工作表的編製方式,是傳統會計人員最採用的方式,因為最熟悉且不需額外花費成本購置。但是利用工作表進行編製有其先天性的限制及缺點,如:
1.資料處理量有其限制;
2.大量人工處理公式計算、維護及分錄鍵入;
3.缺乏版本控管及存取控制易衍生錯誤;
4.資料缺乏彈性存取分析,難以符合管理上多維度需求;
5.額外複核與驗證工作,無法快速產生合併報告。

相較於Excel工作表的方式,套裝軟體在正確性及報表產出的即時與彈性上的確佔有優勢,最明顯的便是在編製時程上的顯著縮短。雖然系統一次性建置成本較高,但在日後使用的方便性及即時資訊的取得無價的考量下,愈來愈受到國內集團青睞。

(擷取自會計研究月刊258期/王怡文、李威陞/以系統軟體輔助合併報表編製實務-上)