【女強人日記】管理篇
這兩個月在帶大學剛畢業的助理,慢慢把她帶上了軌道。助理並沒有太多工作經驗,但其實可塑性很高,尤其我對她而言,算是真正出社會的第一個主管,無論我們的緣分有多長,我都希望把一些好的觀念和態度帶給她,至少對於她往後很長很長的職場生涯,有一些正面的影響。
管理的學問在於,面對的是不同的人,要怎麼樣把手邊的工作適時適量適才地釋放出去,對於主管指派的工作,需要一定程度的服從,但也要培養他們獨立作業和獨立思考的能力。
身為管理者,我並不喜歡面對說一做一、說二做二這樣的員工。所以我鼓勵我的助理,隨時反映問題、提出意見,遇到困難的時候,我傾向和她一起討論,尋求解決方案,必要的時候才做出我主觀判斷的指示。這樣的管理方式,剛開始是很累的,因為她最初會抓不到需求重點,必須彼此一來一往地討論、修正、調整。但是她會漸漸從我們的討論之中,熟悉公司的政策、工作的方式、培養溝通的默契、習慣於思考與面對問題。
我要的不是好操控、只能解決指派任務的機器人,通常我指派工作時,都只給一個方向,但不明確指示該怎麼做,不過為了掌握成效,我會經常關心她處理事項的進度和問題,讓她有自己發揮的空間,但也隨時有一個可信任的諮詢對象作為後盾。我的角色是亦師亦友,適度給予壓力,也不吝惜給予讚美鼓勵。
帶人要帶心,我很贊同這樣的觀點。我記得我上一份工作帶的助理,年紀比我大了快一輪,剛開始我也是有點擔心對方不服我的領導,但是我會像個朋友一樣不只關心工作也關心她的生活,並且每當她工作出包,我都出面把事情解決,至少在當時,我算是一個可信任的主管吧!
我現在的助理,剛來公司的第三天當我關心她的工作狀況時,她就因為挫折感而掉下淚來,而現在過了兩個月,我想她已經慢慢享受工作的成就感。我尊重她的意見,不做強勢的管理,試著放手讓她獨自處理問題,並從旁觀察提供必要的協助。當然,也經常對她進行心理建設和輔導,就像她剛到職的第一個月,我告訴她:如果妳只是完成主管交代的事,妳永遠只能當助理。但若能獨立作業、獨立思考,積極主動規劃怎麼樣讓工作更順利進行,怎麼做以及做什麼事對公司是有最大效益的,妳就不只是個助理而已了。
以下是我整理關於管理方面的心得。
一、保持溝通管道的暢通,一言堂或陽奉陰違對工作毫無助益。
每週助理提出工作報告時,我也會回mail鼓勵或提供一些建議。要讓她感覺到我是個好溝通的主管,才能讓她無懼與我溝通,工作上有任何狀況就能及早發現問題、順利解決。
二、主管說的不一定是對的,尊重並感謝不同意見。
我不會因為助理年紀小或經驗少而輕視對方的提議,善意並適度採納他人的建議,可以引發更多的創意。術業有專攻,就算是主管,也要身段柔軟,尊重並誠懇請教他人的專業。
三、從旁觀察,調整指派的工作。
通常助理不會向主管反應,她很忙或很閒。但我會從旁觀察,如果發現她工作很多,就會協助確認代辦事項有沒有按照進度一一完成、叮嚀注意事項。如果發現她開始上Facebook或MSN聊天,我不會指責,但會確認她是否已完成指派事項,或另外丟一些工作或給她一些功課Study。
下屬忙得要命,主管打混摸魚,或主管焦頭爛額,下屬枯等指令,我覺得都不是很健康的職場生態。主管的任務是管理並擅用所屬的人才,下屬的職責是分攤並協助主管的工作,才能讓職場每個人力發揮最大化的效果。
==============亦師亦友,尊重差異==============
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恩...... 非常認同艾姬的觀點和做法耶,
值得學習!
妳真是一個好主管哪。d((^ _ ^))
人的經驗奠定了對未來處世的觀點和態度。
剛出社會的他能碰到妳,也算是幸運地遇到好貴人了呢!
我相信她有突飛猛進的感覺 2009-11-01 15:37:10
過一陣子我也要升格當主管了~
看了你的文章讓人有很深的感觸~
公司裡~
很多人都把自己包在框框裡~只做框框裡的事
卻忘了~如果想成長這樣是不夠的
現在我覺得我的助理已經習慣了工作中思考
越來越能夠獨立作業
看到她的迅速成長
我也覺得很有成就感 2009-11-21 18:58:17