2014-03-27 12:58:47Kevin Lee
語意明確是公文的王道
公文是公務機關意思表示的重要工具，所以「公文程式條例」第8條規定，公文文字應簡淺明確，並加具標點符號。所謂「簡淺明確」，就是「簡單明瞭、淺顯通達、明白清楚、明確肯定」。這麼高位階的規範，為的就是要避免公文模稜兩可，甚或難以理解。
事實上，除了企圖規避責任的保守官僚心態外，大多數承辦人未必真的有意要把公文寫得模稜兩可、難以理解，反而常常是在案牘勞神之餘疏於注意，或者顧此失彼，簡化了文字卻扭曲了文意，又加上寫作者當局者迷的盲點，造成公文語意不明而不自知。舉兩個例子：
一、 傳聞先總統 蔣公任軍事委員長時期，某日從戰區緊急送來電報，內容為：「已派五軍增援」。委員長看後，在電文上批示：「五個軍？第五軍？」便加退回！
二、 承辦財產管理同仁上稿，略為「貴會申請贈與本署委辦計畫項下財產○○件乙案…」，乍看之下以為該會欲贈與財產給本機關，查閱前案後始知實為請求將本機關財產贈與該會之意，退經承辦同仁再酌，修改為「貴會申請贈與之本署委辦計畫項下財產○○件乙案…」，一段話終於豁然開朗！
本來，承辦人在送文之前若能跳脫原有角色的思維窼臼再加審視，或者覆核人員稍加用心審閱稿件，此類現象應可輕易避免。可惜的是，很多公務員往往忽略了這個環節的重要性，結果文意不清，各有解讀，甚至導致執行上的爭議，進而使行政效率大打折扣。正所謂「種什麼因，得什麼果」，公務同仁實在不應等閒視之。
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