「箋函」即書信，發信和收信的主體皆為個人，在機關多為各級首長或主管等，當這些首長或主管藉個人名義之書信進行公務上之協調溝通時，該書信即是所謂「公務箋函」。

        中國人以書信為溝通工具應該有超過兩千年的歷史，名稱變化繁多，諸如：簡、帖、牘、牒、札、華翰、瑤章、好音…，格式亦十分嚴謹，不僅有上行、下行、平行書信之區分，因其性質又有應酬性、實務性、議論性、聯絡性的不同。一篇完整的書信必須具備的結構包括：

受信人稱謂＋提稱語＋啟事敬詞＋開頭應酬語＋箋文主題（正文）＋結尾應酬語＋結尾敬語＋

（附筆問候語）＋

發信人署名＋末啟詞＋

日期＋

（補述語）

例：

○○委員吾兄勛鑒，敬啟者：拜別

尊顏，倏已經年，久疏函問，時切馳念。敬維   

德懋棠蔭，勳猷日炳，為祝為頌。昨奉

瑤章，關切○○協會申請○○計畫經費補助一事，以該計畫對於國內○○確有助益，本部將審酌予以補助○○萬元。知關

錦注，特函奉復。本部業務尚祈時賜

指教，以匡不逮。寒氣逼人，並請 

珍重。耑此，敬頌

勛安

弟  ○○○    敬啟

○○年○○月○○日

        如前所述，因著上行、下行、平行，以及主題性質之不同，這些稱謂、用詞、用語亦有不同（可參閱坊間「應用文」書籍），十分講究。不過隨著時代及觀念演進，基於行政效率，一些與主題無關的繁文縟節在公務箋函中已經大量簡化，只保留了維持禮儀倫常最基本的稱謂和用語，使同樣一封公務書信，便會顯得簡潔許多：

受信人稱謂＋提稱語＋箋文主題（正文）＋結尾敬語＋

發信人署名＋末啟詞＋

日期＋

所以，簡化後的前例如下：

○○委員吾兄勛鑒，○○年○○月○○日○○號

華翰敬悉。承關切○○協會申請○○計畫經費補助一事，以該計畫對於國內○○確有助益，本部將審酌予以補助○○萬元。知關

錦注，特函奉復。耑此，敬頌

勛安

弟  ○○○    敬啟

○○年○○月○○日

        此外，公務箋函尚有一些原則和細節，承辦人若能適當拿捏，靈活運用，對於箋函寫作水準的提升將有很大的幫助，也才不致淪為內行人的笑話，讓長官顏面無光：

一、分段式箋函：在提稱語後即另起段落進入主題，文內敘及受信者的人、事、物前僅以空格（挪抬）示敬，不須抬頭。

二、不分段箋函：箋文中提到受信者本人或與其有關的人、事、物時，應該要視情形換行頂格書寫（即平抬）。但抬頭亦有些須加注意之處：

（一） 抬兄不抬我。

（二） 首抬餘不抬：一句話內重覆涉受信人時，僅須在首涉處抬頭。

（三） 一行不宜二挪抬：此時可與平抬交互運用。

（四） 行底不成抬：由於行底無法顯示抬頭，所以應該斟酌增減文字或以排                 版解決。

三、 不全文吊腳：善用平抬和挪抬，使全箋文字至少兩行寫到底。

四、 單字不成行。

五、 單行不成頁。

六、名不落兩行：將人姓名、字號分行書寫是一種失禮。

        梁實秋先生在「雅舍小品」一書談到：「書信寫作西人嘗稱為『最溫柔的藝術』，親切細膩，僅次於日記。」公務機關公文種類繁多，但皆難脫僚氣，惟獨箋函尚有幾分人情味兒，因此，在很多時候，機關間的溝通協調仍須首長具名修書，便是期望推動政務更加親切順遂。