2016-11-09 07:51:23讀.冊.人
霜降閱讀：大衛‧艾倫《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》
霜降閱讀：大衛‧艾倫《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》
書名：《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》
Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
書名：《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity
作者：大衛‧艾倫David Allen
大衛艾倫公司（The David Allen Company）的董事長，擔任管理顧問與高階經理人輔導教練超過35年。《快公司》（Fast Company）雜誌稱之為「世界上最有影響力的工作效率思想家之一」；亦獲《富比世》（Forbes）雜誌認同為全美前5大的高階經理人教練、《商業2.0》（Business 2.0）雜誌評選為年度50大重要人物。
曾擔任甲骨文（Oracle）、紐約人壽（New York Life）、世界銀行（The World Bank）、福特基金會（The Ford Foundation）、L.L. Bean，以及美國海軍的主講人與主持人，亦曾為美國境内無數個人與團體舉辦研討會。
艾倫的文章曾刊登在《快公司》、《財富》（Fortune）雜誌、《洛杉磯時報》（Los Angeles Times）、《紐約時報》（The New York Times）、《華爾街日報》（The Wall Street Journal）以及其他許多刊物上。目前住在荷蘭阿姆斯特丹。
譯者：
向名惠（國外序、前言、第4章至結語）
畢業於泰國的朱拉隆宮大學國際財經貿易系，主修會計。
曾擔任財經翻譯並協助花旗私人銀行翻譯財務和理財投資相關的報表和資訊。也曾擔任留學顧問，協助留學生選校、翻譯及潤飾留學文件。
現為freelancer，主要替各大科技公司、銀行及傳產翻譯行銷文章、公司規章、財務報表等。兼任三隻貓的媽媽及奴僕。
林淑鈴（第1章至第3章）
曾擔任雜誌採訪記者、出版社編輯與版權工作。目前為譯書與編書的文字工作者。譯作包括：《新精品行銷時代》、《搞定數位小孩》、《風靡全美的MELT零疼痛自療法》、《馬拉松該怎麼練？》。
內容介紹：
內容介紹：
《富比士》讚譽：全美前五大高階經理人教練―大衛‧艾倫
公開GTD「搞定5步驟」， 幫助你實踐無壓力、高效能的工作管理技巧！
事業有成、家庭和諧、滿足個人志趣，幾乎是每個人的願望，但在資訊充斥、瞬息萬變的環境中，該如何達成？你需要清空腦袋、保持思緒清明，才能享有工作與生活的平衡，實現更遠大的目標。
「最不會利用時間的人，最愛抱怨時間不夠！」
追求速度與效率必然產生壓力嗎？答案是否定的。大衛‧艾倫研究發現：工作效率和「放鬆能力」有直接關係！只有心思澄靜、思緒分明，才能讓事情有條理、創意無窮盡。
作者將其思想建立為一套既有助於放鬆，又能掌握所有事的「搞定5步驟」，讓每個人都能建立適合自己的管理系統，凡事有計畫進行、身心妥善，便可以在加速時減低摩擦，高效時降低阻力。
◎ 創造高效的「搞定5步驟」
＜捕捉：善用工具取代腦袋＞
用收件匣、筆記本、APP或錄音機等各種工具，不分大小輕重、個人或工作，收集所有待辦事項，便能大量釋放大腦造成的心理壓力。
＜理清：決策雜事的最適處理＞
針對每件收集到的事試問：這需要採取任何行動嗎？依可行動、不可行動分為：立即執行（2分鐘內可完成）、委派他人、延後執行或立即丟棄、留作參考資料、列入未來再考慮項目；迅速決定事情所屬的地方。
＜整理：讓事情井然有序＞
將理清後的項目歸類到行動清單、專案清單等各種能作為備忘提示的工具中，對不需執行但有價值的資訊則建立個人參考資料庫，讓事情透過外部工具各就各位，大腦專注發揮思考判斷與創造力。
＜回顧：定期檢視每個項目＞
定期檢視各種清單，確保每項任務都在掌控之中、持續推動進展，甚至進一步發現啟動擱置已久的夢想的機會，大膽挑戰新事物。
＜執行：全心採取實際行動＞
考量自己的條件限制（情境、可用時間、精力）、事情格局（例行瑣事或人生目標？）與任務性質（突發狀況或已排定事項？），再依「直覺」決定當下應採取的適當行動。
這是一本從核心原則到致勝秘訣――超級詳細的「時間管理」工具書，不僅能改變工作習慣，也能改變面對工作的方式。只要照著步驟，絕對能幫助你有效達成理想目標！
本書特色
1. 時間管理領域中，內外功兼具的最佳工具書
本書涵蓋大衛‧艾倫的哲思理念、成千上萬名使用者實際經驗，與認知科學的研究支持驗證，卻轉化為簡單而實際的方法、鉅細靡遺地說明，帶領讀者按部就班建立個人化的「搞定」管理系統。
2. 內容具「模組式架構」，讀者可視需求彈性運用
作者針對「搞定」系統的每個環節、步驟，均提供諸多可獨立使用的實踐方法，學會多少技巧就能發揮多少功效，完整融會貫通更能發揮加乘效果。
例如光是「2分鐘定律」（指可在2分鐘內完成的事，就在收到時立刻執行），就幫助無數未採用整套「搞定」模式的人，提升意想不到的極佳效率。
3. 案例與建議極為實際，絕非唱高調卻難做到
決定處理事情的優先順序，按傳統的「由上往下」（從目標願景到具體行動）沒有錯；但當底層已經混亂失控時，「由下往上」（從現行行動去探究目標願景）更有效：管理好眼前小事，便能朝向大事邁進。
4. 不只是「給你時間」，而是要給你「更美好的人生」
作者的目標是幫助人們在工作和生活中遠離壓力及焦慮，期望讓人們能「心境如水」地適度應對所有事：並非不為外物所動，而是面臨任何狀況都能恰當回應，自由安排好該做的事，進一步按照所追求的目標而活。
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目錄：
【推薦序】3讀《搞定》的3次人生突圍 Esor
【推薦序】完成你想做的事情，完美你想過人生！ 王永福
【推薦序】問題不在手帳，在系統！ 林珮玲
【推薦序】「投資理時」的最佳操作手冊 姚詩豪
【推薦序】提升個人效率的關鍵在「遺忘」 張國洋
【推薦序】「搞定」所有事，「搞定」幸福 鄭緯筌
【推薦序】可行、彈性且真誠的最佳工具書 詹姆斯‧法洛斯
【導 讀】舊雨新知一同快速「搞定」的指引 張永錫
新版簡介
歡迎來到「搞定」
第1篇 搞定的技巧
第1章 新時代要用新方法
第2章 掌握生活主導權：精通工作流程的5步驟
第3章 有創造力地執行專案：做計畫的5階段
第2篇 實踐無壓力提升工作效率
第4章 準備著手：設定時間、空間與工具
第5章 捕捉：收集雜事
第6章 理清：清空收件匣
第7章 整理：設定正確的儲存工具
第8章 回顧：更新系統，保持最佳功能性
第9章 執行：做出最佳行動決策
第10章 掌控專案滴水不漏
第3篇 關鍵原則的力量
第11章 養成捕捉習慣的力量
第12章 決策下一步行動的力量
第13章 專注於預期結果的力量
第14章 「搞定」模式與認知科學
第15章 「搞定」精進之道
結語
推薦序：3 讀《搞定》的 3 次人生突圍
如果不算偶爾翻閱的次數，我自己認真閱讀《搞定》（Getting Things Done）原書大概有 3 次，每一次因為深入閱讀這本書，都幫我在人生困境上完 成突圍的勝利。
第1次閱讀是在我因為自己的時間管理方法不當，最終無法順利從研究所畢業時，那時指導教授給了我一個建議：「你應該要找一個方法，解決你想追求完美但又容易拖延的性格。」
當時我因為自己的重大挫敗，也真的開始認真去看網路上的各種自我管理方法，於是認識了 GTD（Getting Things Done 的縮寫，以下簡稱為「搞定」）這個觀念，便找了《搞定》的原文書來閱讀，老實說第1次讀的時候，沒能把整本書都讀完，但光是讀了前半部，就幫我找出了自己長久以來的問題：有理想性，但缺乏計畫力，於是遇到比較大型的專案時，沒有有效的方法來控管專案，以達到自己想要的成果。
而《搞定》的前半部，正好從觀念與原則上，提出了「實現目標」該有的技術，不久之後，我在出版社寫了自己第一本書，主題是關於如何架設部落格，全書的字數或許比一本論文要求的還多，但這一次我有計畫地完成了。
第2次閱讀時，我慢慢寫部落格寫出成績，又開始在出版社工作，那時候腦袋裡不斷出現好多想做的事情、好多靈感、好多企畫，手上常常同時好幾個專案一起進行，把自己搞得暈頭轉向。
於是我再次重拾《搞定》來閱讀，這一次認真把後半部也讀完，用「搞定」的方法來改造自己的工作流程，於是慢慢地不同專案都能同時進行且步上軌道、可以同時搞定部落格的經營與我的正職工作，到現在很多讀者都還很訝異我如何每天維持寫作與工作的進度？
其實這得益於「搞定」的方法很多，最大的關鍵在於讓我專注在下一步行動，利用有限時間保持每天的進度，但不會焦慮，也不被瑣事干擾，於是看起來就像是很高效率一樣。
第 3 次閱讀則是在我準備結婚的那一年，在那一年裡，出版社的工作量沒有改變，我也希望自己繼續維持寫部落格的習慣，而且那一年又要寫一本後來成為我最暢銷著作的Evernote筆記術專書，然後還要籌備婚禮、蜜月旅行與新居的所有細節，我忽然覺得人生的所有任務都擠在同一時間出現了。
然而，即使在這麼忙碌的情況下，我忽然覺得自己應該再讀一次《搞定》，於是我偷著許多空檔時間，從頭讀一遍，而經歷過了前面幾次的人生歷練，第 3次閱讀時，我發現這不只是一部教我時間管理方法的工具書，其實也是一本人生管理原則指南，尤其當面臨真正龐大、重要的選擇時，我應該怎麼用智慧做出關鍵選擇。
原來「搞定」，不只是要搞定外在的任務，而是要搞定自己的內心、搞定人生的價值，卸下「完成」的壓力，享受「開始做」的樂趣，當壓力去除，自然進入高效狀態。
這就是我 3 次讀《搞定》，以及我的 3 次人生突圍，我想下一次我又遇到不同人生困境時，一定還會想再次拿起這本書來讀吧！
推薦序：完成你想做的事情，完美你想過的人生！
靜下來，想一想你腦中有多少待辦事項？ 10 件？ 20 件？ 30 件？⋯⋯還是 100 件？
工作上可能有個企畫書要寫、8 封電子郵件未回、上次答應小李幫他介紹的客戶還沒處理。還有小朋友下週要做的勞作、別忘了太太交代今天要帶瓶醬油回去，而且下個月家族旅行的飯店還沒訂。哦⋯⋯還有！自己年初訂下的個人成長目標，也還沒找好要上哪門課。對了，書桌也亂了快大半年了，應該整理一下了。這時忽然手機又震動了一下，原來是長官的信，又傳來一件新的工作⋯⋯。
就因為我們的生活總是多線進行，在家庭、工作、個人、團體、短期、長期等不同角色間持續切換，所以我們才需要學習「搞定」，協助我們以系統化又有效的方法，完成想要完成的工作，這就是本書最大的核心！
每個人都有不同的做事方法，對我而言，專注在一件工作是很容易的事，朋友常笑稱我是單CPU腦袋，一次只能專注處理一件事情。雖然完成關鍵事項後，會有明顯的工作成果，但其他事情常因此被延遲而忽略！身邊也有朋友是待辦事項管理達人，總是可以同時進行多項工作，待辦事項滿滿一堆，無時無刻不是非常忙碌。「忙得沒有時間思考」是最貼切的寫照。當然還有更多的人，只是憑著感覺做事，沒有任何系統化的方法（那您真的很需要這本書！）。
其實不同的方法都各有優缺點。有空的時候，我經常在想：有沒有更平衡、更有效的方法，來處理身邊每天發生的這些事？讓我能更有效率，但是又能更自在、更放鬆？
本書一開始就教大家：什麼是「全力以赴，心無旁騖」的境界。有幾次我曾經歷過這種聚精會神、感受不到時間流逝的感覺。在這種狀態下工作效率極高，工作成果也非常驚人。書上一步一步說明：如何透過「捕捉」、「理清」、「整理」、「回顧」、「執行」這5個步驟，釋放大腦的思緒，讓我們能聚焦在更重要、更有價值的事情上，並達到「心境如水」的狀態。
我一面看書，一面就想動手處理已經亂了很久的書桌！（再回頭看一眼混亂的桌子！）驚訝的是：作者也了解我們的問題，在書中教大家如何開始啟動「搞定」計畫。書上有些名人話語，像是「任何識字的人都無法成功將閣樓清掃乾淨」，很多建議都讓人會心一笑，又很有道理。邊看邊想、邊想邊做，這是一本能帶您動手執行的好書！
回到根本，學習如何有效處理事情，並不是要變成更忙碌的人，也不是要變成工作狂，而是可以用更放鬆、更優雅的態度，做自己想做的事，過自己想過的日子。如果你也想體會什麼是全力以赴地工作、放鬆自在地生活，相信你也會跟我一樣，從本書得到一些感動或啟發！
導讀：舊雨新知一同快速「搞定」
這是一本充滿魅力的書，因為這本書可以幫助你完成大量工作，而且工作及生活的壓力卻能越來越低。
這是真的。作者大衛‧艾倫累積了 35 年的時間管理實務經驗，在本書用近20萬字的扎實內容，細細討論一般人在生活及工作中會遇到的失控、壓力、分心及被動。藉由學習「搞定」（Getting Things Done； GTD），你能夠逐漸達到掌控、放鬆、專注及有意義的投入，讓生活及工作更加高效，為自己及組織創造更高的價值。
為了幫助大家快速理解本書內容，在此精要說明這 15 章的最核心概念。
文／張永錫（台灣首位 GTD 課程講師）
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書摘：第 1 篇：第 1 章到第 3 章
介紹「搞定」最基礎的概念，藉由橫向思考及縱向思考 5 步驟，達到「心境如水」（mind like water）的境界。
第 1 章：說明身為知識工作者對於「工作」（work）應有的概念。例如：捕捉雜事、清空大腦、決定下一步行動、橫向思考與縱向思考等，幫助我們「心境如水」，面對人生大小挑戰。
第 2 章：橫向思考 5 步驟簡述，藉由細讀本章即可掌握本書精髓。介紹掌控工作及生活的「捕捉」、「理清」、「整理」、「回顧」及「執行」5個步驟。 若您覺得需要延伸閱讀，從第 5 章到第 9 章有更多詳細的內容。
第 3 章：介紹「自然計畫模式」（縱向思考），並引用實例說明下列 5 個階段：定義目標及原則、辨識願景與預期結果、進行腦力激盪、整理，以及決策下 一步行動。
第 2 篇：第 4 章到第 10 章
詳細探討「搞定」的方法論、相關工具設定、「捕捉、理清、整理、回顧、執行」5 步驟的實踐方式，並闡述專案管理的方法。
第 4 章：詳細解說設定個人工作管理系統與個人參考資料庫的方法，以及相 關注意事項。
第 5 章：「搞定」第 1 個步驟是「捕捉」，目的是把所有引起你注意力的事情，全都收集起來，包含外在實體物品及大腦中的雜事，將所有雜事進行大掃除、放入合適的收件匣中。
第 6 章：「搞定」第 2 個步驟是「理清」，也就是對捕捉到收件匣的雜事決定下一步行動，並放置到合適的地方；可行動的事情分為「立刻執行」、「委派他人」、「延遲處理」3 個地方放置；不能採取行動的事情，可分成「丟棄」、「參考資料」、「孵化事項」3 個地方；超過一個行動才能完成的事情，則屬於 「專案」。
第 7 章：「搞定」第 3 個步驟是「整理」，當雜事「理清」成行動，需要清單、檔案夾來管理行動的提示及參考資料時，本章詳細說明如何架構清單系統（包含行動清單、行事曆、專案清單等清單）及建立參考資料系統的方法。
第 8 章：「搞定」第 4 個步驟是「回顧」，每週花 1 ∼ 2 小時做好每週檢視， 讓整個系統符合「收集及理清」、「持續更新」及「發揮創造力」3 個條件，每 週檢視是「搞定」成功的重要關鍵。
第 9 章：在「搞定」最後步驟的「執行」階段，有 3 個評估方法，幫助選擇最適合現在執行的行動，首先是 4 項限制條件（情境、時間、精力及優先順序），接著是 6 種專注高度（horizons of focus），最後是工作的 3 種類別（three- fold nature of work）。
第 10 章：討論計畫專案的方法及各種工具。
第 3 篇：第 11 章到第 15 章
講述維護「搞定」系統的 3 個重要原則，並探索認知科學與「搞定」的關係，以及未來「搞定」的精進之路。
第 11 章：很多人會對做不完的事情感到內疚，卻不知道如果養成捕捉的習慣，而且對承諾要做的事情「重新協議」，就能減輕許多內心的壓力。
第 12 章：本章提到一個有趣的命題：「為什麼越聰明的人越容易拖延？」在抽絲剝繭的探討中，讓人體會到管理好「下一步行動」的重要。
第 13 章：本章講述將個人原來的行為模式，轉換成以「預期結果」及「下一步行動」為導向，對個人甚至是企業的幫助。
第 14 章：介紹「搞定」和認知科學的關係，包含分散式認知、心流理論、實行意願、心理資本等，讓「搞定」和認知理論層面的結合更深。
第 15 章：介紹「搞定」精進之路，分成精通基礎原理、建立人生管理綜合系統，以及享有專注、方向和創造力 3 大階段。從大腦清空開始、逐步提升，讓我們面對大小事情處之泰然又不失高雅（elegant equanimity），這是一種多層次的能力，需要終身學習不斷完善。
附錄：術語表：列出「搞定」理論 53 個重要專有名詞的定義，讓讀者更容易理解本書論述。
論後的改變，最近一位在深圳工作的台商朋友和我分享他學習「搞定」後的 3 個 心得：
首先，他開始在桌面放置實體收件匣（參見第 5 章），整理工作時的各種紙張及物品，辦公更有效率。
第二，他修正了行動清單類別（參見第 7 章），增加了「等待清單」、「@深圳宿舍」、「@台灣家」，他會寫下回台灣時可以陪孩子做的事情。
第三，用每週檢視的 11 個步驟（參見第 8 章的 226 ∼ 229 頁），每週一次檢視系統，尤其是清空大腦及最後大膽展現創意的步驟，對他幫助很大。
朋友說，他因此更能高效工作，而且壓力大幅降低。一方面，我為他的學習及實踐結果感到高興；另一方面，我也相信閱讀本書的你，一樣可以做到高效工作、從容以對。
書摘：第1章 新時代要用新方法
承諾：武術家的「一切就緒」狀態
深思一下，如果你無論何時都能全面掌握自己的狀態，可能會呈現何種樣貌？心靈完全澄明，任何事都不會牽絆你。可以心無旁騖、隨心所欲全心投入當下的狀態又是怎樣？
這種境界是可能達成的。從容駕馭一切、花最少的力氣完成有意義的事，兼顧生活與工作各個層面……，這是可能實現的。置身在複雜的世界中，仍然可以體驗到武術家「心境如水」（mind like water），以及頂尖運動員所謂的「化境」（zone，或譯為「忘我」、「身心合一」）狀態。事實上，你可能曾體驗過這種狀態。
「心境如水」是一種工作、行動處於頭腦清楚，建設性想法層出不窮的狀態。每個人都可以「心境如水」，想有效處理二十一世紀複雜的生活，大家對這種境界的需求會日益增強。任何人若希望在工作與生活中維持平衡、持續獲得正向的成果，就需要「心境如水」的境界。世界級的美國划船運動員奎格‧蘭伯特（Craig Lambert）曾在著作《水上的心境》（Mind over Water）中描述這種感覺：
划船運動員會用一個詞來形容流暢狀態：擺盪（swing）。……回想一下盪鞦韆這件單純的樂事：輕鬆來回的動作，動力全來自鞦韆本身。鞦韆會帶著我們擺盪，我們不必用力、腿伸直與回勾就能讓自己盪得更高，但盪高的主因來自地心引力。與其說是我們在盪鞦韆，倒不如說我們被盪了起來。同理，當船載著人，是船身帶著我們移動更快：船兒就像輕鬆哼著歌，在航道上快速自然地前進。我們的任務只是與船身合作，不要為了加快速度而使勁划水，讓船反而減速。過度用力反而會讓船速度更慢。有些人為了躋身貴族階級竭力攀高結貴，這只會證明他們並不夠格，因為貴族根本不必如此費力，一出生就已是這個位階。擺盪（swing）正是處在這個「位階」狀態。
「無論是擦亮窗戶或嘗試寫出傑作，漫不經心必然活不出真實生命。」──娜迪亞‧布蘭傑
「心境如水」的比喻
空手道用「心境如水」的意象來解釋一切就緒的狀態。想像將小石子丟向平靜無波的池塘，池水的反應是什麼？答案是：會依石子投入的力道與質量，反應出相對應的漣漪，最後水面再度回復平靜。池水不會反應過度或不足。水就是水，只是展現水的本質。可以淹沒一切，本身卻不會被淹沒。時時平靜無波，卻又不會不耐煩；可以被迫改變流向，但又百折不撓。懂了嗎？
空手道出拳的力道是來自速度，而非肌肉；在揮擊最後階段所展現的「爆發力」就是力道的來源。這就是塊頭小的人也可以學會徒手劈開木板與磚頭的原因：不需靠厚皮老繭或蠻力，只要懂得借助速度形成的一股猛勁即可。不過，當肌肉緊繃速度就會減慢，因此在高階武術訓練中，平衡與放鬆是教學與要求重點。清除雜念並敞開心胸、適當反應是關鍵所在。
會造成你反應過度或反應不足的事情都會反過來控制你，這種事情反覆發生。當你回覆電子郵件、回應某個特定行動，以及應對小孩或老闆時，沒有拿捏好分寸，就會導致無法達到預期成效。大多數人對事情不是過度關注，就是太不專注，就只是因為他們沒能拿捏好「心境如水」的心態。
你能在必要時刻進入「高效狀態」嗎？
回想一下上次進入「高效狀態」的經歷，你可能會覺得一切如在股掌，絲毫不感到緊張，全神貫注在工作中，時間彷彿消失了（怎麼已經是午餐時間？），而且覺得工作起來充滿了意義。你想再度體驗這種感覺嗎？
萬一你與這種狀態背道而馳，覺得無法掌控情勢、壓力大、無法專注、厭煩與受困時，你有辦法再進入「高效狀態」嗎？這正是本書的宗旨，「搞定」（Getting Things Done, GTD）是套能大幅改善生活品質的方法，告訴你該如何再次回歸到「心境如水」的境界，將你的大腦才智發揮得淋漓盡致。很多人面臨一種挑戰，當他們掉出高效狀態時，缺乏一個可以判定的「參考點」，讓他們知道已經不在高效狀態了。其實大多數人長久以來都活在壓力緊繃狀態下，不曉得日子可以活得截然不同──也就是說，可以用另一種更具建設性的高效狀態，管理自己的世界。希望本書可以激發你控管壓力的能力，知道你可以隨時降低工作壓力。
「將心倒空，隨時接納一切，為萬物敞開。」──鈴木俊隆
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書摘：第2章 掌握生活主導權：精通工作流程的5步驟
想要游刃有餘地管理工作，請務必將「工作流程的5步驟」內化為自己的一部分。人們在面對生活、工作與隨之而來的事務時，都會經歷這5個步驟。也就是說，不管是在廚房或公司，若想妥善掌握事務的變化，都得精通工作流程的5步驟。每個步驟各有最佳實務做法與工具，而且必須與其他步驟融成一體，才能在繁務中創造出美妙的高效狀態。不是變得「有組織條理」或懂得「設定優先順序」而已。雖然那樣也很好，但卻是施行5步驟所得的結果，而非施行辦法。採用我稱之為「整體協作發揮」的流程，會創造出比想像中更有成效也更具挑戰性的結果。
5個步驟包括：
（一）「捕捉」（capture）吸引我們注意力的事項。
（二）「理清」（clarify）每件事的意義與下一步行動。
（三）「整理」（organize）上述結果，提出可行動的選項。
（四）「檢視」（reflect）選項清單，接著做出抉擇。
（五）「執行」（engage）決定的行動。
這構成了人們生活橫向的管理，隨時隨地整合向前邁進時必須考慮的所有事項。
「要確切知道何謂自由，唯有在生活的主要任務中尋求其原則，亦即在訓練自身反應與學習掌控所處環境的過程中探求。」──沃爾特‧李普曼
上述5個步驟並非空談胡說，而是為了享有高效行動、讓事在掌控之中必須做的事情。假設你打算煮一頓晚餐宴請朋友，但回家看到廚房一團亂，會怎麼處理？首先，找出放錯地方的物品（捕捉），決定該保留或丟棄（理清），再將各種東西歸位，例如：放回冰箱、丟垃圾桶或收到水槽（整理），然後查閱食譜，檢查自己擁有的食材和器具（檢視），最後是將奶油放到鍋裡加熱融化，開始烹煮（執行）。
這套方法的原則相當簡單明瞭，甚至一般人多已如此處理工作。不過，大多數人在每個步驟都仍有大幅改善的空間，尤其5個步驟間的連結往往很薄弱，但這卻是造就優質工作管理的關鍵。因此，每個步驟必須無縫接軌，以一致的標準維持。
在事務繁雜的生活與工作中，大部分人按自己的意思操作上述方法，可能已體會到嚴重效率不彰，周遭增生的環境壓力更是打擊了本來就較脆弱的部分。即使是在閱讀本書的當下，各種無所不在又瞬息萬變的資訊，更是不斷增加生活與工作的複雜度。如果只是整理雜亂的廚房可能還沒什麼，但再加上漏水添亂，就會演變成大麻煩。此外，不小心遺漏的電子郵件、未追蹤進度的任務，或逃避抉擇的事項，也會讓混亂的情況加劇。因為大量息息相關的事情不會越來越少，進來的速度也不會慢下來，所以若沒做好「工作流程管理」就會陷入險境。
多數人主要的弱點在於（1）「捕捉」的能力。例如「要做某事」的承諾只停留在腦袋裡，隨之產生的「有點想做」與「應該要做」的念頭多得不得了，卻很少記錄下來。很多人就算收集了很多想法，卻沒有（2）確實「理清」其意義，與決定該採取的行動（如果必要的話）。因此，這些人任隨意列下的清單散落各處，比如將會議筆記與含糊的待辦事項寫在便利貼上，黏貼於冰箱或電腦螢幕上，或者利用數位裝置上的「任務」功能記錄全部事項，而不是具體做法，導致最後麻木無感。這些清單可能不僅無法紓解壓力，反而還會製造更多負擔。
有些人是當下有對雜事做出恰當的決定，卻沒有發揮其價值，只因為缺乏（3）有效「整理」結果。例如某人決定告訴老闆某件事，但只記在自己的大腦裡，於是當要用到時，就無法適當取用。還有些人很擅於整理、很有條理，但是（4）不夠持續「檢視」內容，無法總是有系統地處理事情。例如即使擁有可利用的清單、計畫與形形色色的檢查清單（透過收集、理清與整理所建立的），但沒有跟進或加以善用。很多人不常看自己的行事曆，導致無法隨時跟進事件、趕上截止期限，最後在緊要關頭中慌亂受害。
最後，如果前述任何一個環節沒做好，就很可能無法在最佳的時間點（5）「執行」選定的行動。人們大多會因為「期待」（而非「信賴」），選擇先做剛發生或最吸引自己注意的事；還有正事沒做、「沒時間」參與某些重要活動，就會有種事情老是揮之不去的感覺。此外，無壓高效工作的精髓在於自由不受限地做有意義的事，否則痛苦也會不斷產生。
這工作流程的5步驟可以靈活變化，而且必須有良好的技巧與工具才能發揮到淋漓盡致。在日常生活中，將這些步驟打散進行會有相當助益（即使不是絕對必要）。有時候我只需要收集接到的事情，還不必決定該如何處置；有時候我可能只要處理會議筆記，或者剛剛出完差回來，必須整理路上收集與處理過的事情，或者需要檢閱工作清單。很顯然，我大多時候是在做必須完成的事情。
很多人無法做到「井井有條」的主要原因，就是試圖一次完成5個步驟。大多數人羅列清單時，會試圖按優先順序寫下「重要的事」，卻沒有提出具體行動。然而，如果你認定助理的生日「不是重要事項」，因此不必立即決定該做些什麼，這項「開放式迴路」（open loops）就會成為阻力，讓你無法完全清楚、高效地聚焦於真正重要的事。
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