2013-05-23 00:46:05讀.冊.人

課程名稱:「 團隊建立」

 
課程名稱:「 團隊建立」
 
課程大綱:
團隊建立與運作技巧
一、「團隊」(Team)定義
案例分享:雁行理論
二、團隊運作(Team Work)之特點
三、建立一個能有效運作的團隊
帶人與管事
帶人帶心
聆聽是必修課
調頻式溝通
以部屬為鏡
SMRT目標管理
適才適任

四、成為一個有效運作的團隊領導
自我管理
目標管理
時間管理
情緒管理
自我學習

五、解決團隊問題 
共識:有做、做完、做對、做好

六、共好團隊
松鼠的精神、海狸的方式、野雁的天賦

七、總結交流
 
「 團隊建立」
一、「團隊」(Team)之定義
「團隊」,顧名思義就是指著一群人,兩個人以上就可以成為一個團隊。
但是,不是兩個人在一起就自然而然會成為一個團隊,而是必須有共同的目標,彼此協調(調整)做事及互動的方法,因而可以共同去達成任務,這才成為團隊。
 
 團隊一定有領導者,而沒有領導者的一群人只是烏合之眾;要形成一個團隊,也一定要有跟隨者,同時團隊一定有目標,沒有目標的團隊只是聯誼組織,團隊的目標一定是大家都高度認同的,而非隨興所至,或是隨便選定的目標。
 
單單只是有領導者,有跟隨者,並有目標,還不足以構成一個團隊,或者即使構成一個團隊,也還不足以達成任務。團隊要能達成任務,還必須要團隊中每個跟隨者的委身(commitment) ,所以團隊的跟隨者必須真正全心全意的投入於整個團隊,也必須認同團隊的目標(任務、願景) ,因此跟隨者必須服從團隊的領導。
 
二、團隊運作(Team Work)特點
在團隊裡的每一個人都必須目標一致、有志一同,大家都朝同一個方向前進,不可以有人同床異夢,否則團隊的力量將彼此抵銷,整體的績效將比沒有團隊時更糟糕。不但不可以同床異夢;團隊裏還得每個人都要有夢,而且都有完全相同的夢,並願意為完成夢想而委身,而去付出代價。
 
在團隊裡,不可以有人以單打獨鬥的方式來行事,否則都會帶來災難而不是貢獻。在團隊裡,也不可以有人想當英雄,不能夠有個人的英雄主義在那裡作祟,以為我在團隊裡最重要,非我不可,其他人則沒有那麼重要,否則團隊必要失敗。團隊裡的每個人都要願意為團隊而改變自己,以團隊的目標為首要。
 
在團隊裡,不可以有人是我行我素,或是依然故我,否則團隊也要失敗。因為只要有一個人這麼想,他就會漸漸跟不上團隊的步伐,漸漸覺得自己差一點是無所謂的,他就會自甘墮落,成為團隊裡最脆弱的一環;最後,一個人就變成團隊的累贅,而拖垮整個團隊。在團隊裡,也不可以有人以為自己是多餘的,是可有可無的,即使只有一個人這麼想,整個團隊還是要失敗。
 
三、團隊的運作(Team Work)優勢
團隊運作(團隊合作)最大的優點就是「事半功倍」,只花一半的力氣,卻得到加倍的成效。換句話說,個人的工作壓力、工作時間只用原先的一半,卻可以得到原先每個人的平均工作成效的二倍。而且是整個團隊裡每個人都如此。所以, 6 個人是可以達成 24 個人的績效。
 
 團隊運作(團隊合作)的第二個優點,就是可以完成原先一個人所無法達成的任務。有很多任務是每個人單打獨鬥所不可能達成的;但是,一群烏合之眾組合成一個合作無間的團隊,就可以做到許多原本完全做不到的事。「團隊」是可以克服原本無法被克服的困難,完成原來達不到的目標(績效)。
 
 團隊運作(團隊合作)還有一個優點,就是讓每個人都可以發揮到極致,所以一群很平凡的人成為一支團隊,他們就可以小兵立大功,即使是很優秀的人所做不到的任務也都能完成。越是覺得團隊成員或是所屬的團隊很平凡,越應該要用心去將整個團隊建立成為分工合作的運作架構。

四、建立一個能有效運作的團隊
 建立團隊的第一步是要從親身體驗開始,讓團隊裡的每個人都體驗到:原來,若是不靠團隊合作,人生有很多事是一輩子也做不到的。也要讓團隊裡的每個人都體驗到:自己原本所討厭的同伴,竟是團隊遭遇麻煩時,最不可或缺的人物。最後大家就會認同:我們需要團隊,否則很多目標無法達成,而且團隊裡的每個人都是重要的。最關鍵的,是要每個人知道自己的有限性,從而激發出同舟共濟的團隊概念。
 
當團隊裡的每個人都認同之後,就要教導大家認識自己,也了解別人,否則大家還是無法合作。因此,下一步就是要帶領大家能進一步了解自我,同時也能接納別人。當大家都能彼此了解之後,領導者就要在團隊裡建立起「溝通的機制」,並營造出「溝通的氣氛」,讓大家遇事都可以坦誠溝通,良性互動。其次,也要藉著訓練與實際演練,提升團隊成員的「溝通技巧」,讓大家遇事都可以坦誠溝通,良性互動。 肯溝通,會溝通,願意不斷的去溝通,就可以形成越來越強的團隊意識。
 
最後就是要不斷的進行團隊作戰。遇到任何事都不容許團隊成員再我行我素或是單打獨鬥,乃是要以兵練兵,以戰養戰。「以兵練兵」是讓團隊裡的成員都可以輪流學習擔任領導者,每個人都有領導他人的機會,每個人也都有被他人領導的場合。「以戰養戰」是以每次的任務來培養更高度的團隊默契與戰力,所以這樣團隊就可以長期運作下去,團隊戰力可以越戰越強。
 
領導者需要「激勵部屬」,與「部屬溝通」並「化解衝突」。其實,成功的領導也就是為了激勵士氣;領導者與部屬溝通或化解衝突,都是為了激勵士氣。所以,即使是一群平庸之輩,當他們團結合作時,可以有傑出的總體績效。
 
 創造力(creativity)是藉由新構想的提出,改變組織的效率與效能。創造力是一種管理,藉由一種特殊(有創意)的方法將不同的想法結合,或以不尋常的方式連結不同概念的能力,最後讓組織發揮出最高績效。人類創新的溫床都是在人文的環境下帶出來的,在實在的、溫暖的、有安全(歸屬)感的環境下,人的創意將源源不絕的被開發出來,整個團隊績效必高。

五、成為一個有效運作的團隊領導者
領導者要有正確的自我認知:不了解自己,就不能領導別人。不知道自己的缺點,就無法在團隊中發揮正面的影響力;不了解自己的優點,就無法發揮出領袖應有的魅力。不了解自己的人是不容易了解別人,如此就無法領導別人。
 
成功的領導者要懂得如何正確的運用權力,更要使權力的使用達到無聲勝有聲、無形勝有形之境界。團隊裡,領導者使所有的人都感覺不到他的存在,但是實際上領導者的影響卻是無所不在,團隊的所作所為處處都因他而改變。
 
「權力」分權位(position power)與權威(personal power)兩大類。「權位」是因領導者所擔任的職位而獲致之權力,包括上級主管對他的授權以及依組織章程所賦予之權力。「權威」則是因個人的聲望、學養以及人格特質而具有的影響力,是無關於職位高低,也無涉組織是否授權。
 
權位(因職位而來的權力)之大小通常由以下三項因素來判斷(決定):
1.主事者所能掌控的資源多寡(能動用的預算有多少)
2.主事者所能出席的會議或參與的決策層級
3.主事者所能調度指揮的人員層級與數目
 權威(威望)之高低通常由以下三項因素來形成:
 1.專業素養及因而曾有的貢獻與成就
  2.對公眾事務的熱誠與對個人的關懷
  3.氣度、涵養與領袖群倫的特殊魅力
 領導者若單有權位而無權威,即使再怎麼位高權重,還是很難以領導別人的,因為他毫無個人威望。但是,領導者也不能單只有權威而無權位(在組織裡沒有正式的職務與職權),否則其影響力再大,也無法領導整個團隊。因此,領導者不但要有個人威望,更要有正式的職位。成功的領導是領導者在上級以及組織章程對他的授權範圍內,來正確的(合情、合理、合法)運用權力,發揮影響力。

團隊領導者的權力要不去逾越這一切,就必須以身作則(身體力行),顯出魄力(立場堅定),作風親和(語氣親切),理性思考(沒有偏見),開放幽默(接受批評),滿足需求(面面俱到,顧慮週全),而且令人賞心悅目(不使用任何骯髒、齷齪的手段,不出現任何猙獰的嘴臉)。領導者更要能使每一個人彼此磨合、適應,最後讓大家能夠真正做到精誠團結,通力合作,並澈底執行計劃,以達成團隊目標。

領袖 (管理者或是老闆) 是只下命令,而不親自教導示範的,通稱此為司令官式的領導;高階主管是既下命令而且給予必要的教導,不過通常並不示範,通稱此為教師式的領導;一般主管則既下命令,又要教導,更常常要親自示範,此為教練式的領導。領導者必須是教練,而不再是老師或司令。領導者是在不知不覺中用活出來的榜樣,以及經營出來的氣氛(與格局)影響了成員。

領導者要運用自己的衝勁 (passion)去影響整個團隊的成員。領導者要建立一個讓成員有能力,並且有充分的自由意志(可以拒絕),而卻願意去完成令人意想不到的結果(績效超高)的組織環境。領導者要使每個成員與眾不同(making a difference),鼓勵他們敢於與眾不同,敢於改變,還要銳利(精準),不是莽撞亂衝。

領導者還要協助部屬去除組織的界限,使部屬承擔更多的責任,去發展自己最大的創造力與潛能,從而帶動整個組織的變革(leading change)。領導者必須澈底省思:部屬是不努力,還是在自己的領導風格下,不知道如何去努力?自己究竟是在干擾部屬,還是支持部屬去努力?

領袖是教練,去訓練和裝備那些忠心的人;領袖是精兵,要忍受困難,聚焦使命;領袖是運動員,要遵守紀律,以正直教導別人;領袖又如農夫辛勤耕種,令人在關顧下成長;領袖又如工人,學習努力地掌握神的話語;又如器皿,以至神可以使我們成就祂最美好的旨意;領袖是主的僕人,順服謙卑,溫和待人。

有領袖潛質的人通常有的 10 個特點:
一、他們能夠影響別人,留意他們影響那些人,多少人,何時有影響力。
二、他們向過程挑戰,停滯不前會感到忐忑不安。
三、他們被異象驅動,有異象的人少講多做,心中有一團火去實踐夢想。
四、他們與人關係良好,因爲他們領悟到人的價值,能與人建立關係。
五、他們可以在壓力下揮灑自如,因爲體現出領袖的價值在於他們能做什麽能忍耐什麽。
六、他們善於解決問題,從一個人處理的問題有多大能判斷出他的能力有多大。
七、他們有效與人溝通,與別人溝通的時候,能夠改變別人的思想、感受和行動。
八、他們有自信,相信自己能夠逆轉乾坤,並且希望證明給別人看。
九、他們擁有積極、僕人和持久的態度。
十、他們憑結果作檢討,領袖希望獲得別人的尊敬是因著自己的成果,而非自己的地位。

六、讓團隊發揮最高度的效能
團隊合作不易掌握,因為這要靠團隊成員的品格(character)。品格是:「使人與人之間有別之聚合的特質。」 也就是說,品格是人與人彼此之間互動的準則(人際互動的標準),因此,團隊要能發揮出效能,必須先講究品格。品格有一個很重要的屬性,那就是人前人後的一致性,品格是有人看見、無人知曉時都做一樣。
 
一個人要想成為領袖,就必須要有跟從者;要有跟從者,領袖就必須贏得跟從者的信任。領袖的最高要件是擁有無可置疑的坦率、誠實、正直品格。無論是身處黨派、運動界、軍隊還是職場,一名領袖最需要的是,言行一致與有遠大的目標。

人的個性特徵(personality)受到天生的影響,但人的品格(character)是可以經過後天培養和訓練得到提升。而當一個人的品格被提升之後,他就可以成功的被別人領導,也更可以進一步的去領導別人;換言之,品格使我們可以成為團隊運作裡的一份子,品格使我們可以與人團隊合作。若要讓團隊裡的成員可以真正精誠團結、通力合作,發揮出最高度的效能,就必須先使每一個人的品格被提升。

團隊要能發揮效能,必須大家都有品格,大家都誠實且表裡如一,團隊的力量才不會在內部互相抵銷,才能對外發揮出最高效能。讓團隊裡的每個成員都具備如下的品格:可靠、自我犧牲、有決心、自我控制、忠誠、遵守紀律、專心、有信心、可信賴的、有貢獻及堅定不移之合作精神。因為品格使人有勇氣(敢於堅持),使人能領導別人,也使人能與別人團隊合作,更令人可以被懷念(贏得別人真正而且長遠的愛戴)。品格使每一個人在團隊裡可以充份的發揮出優點,補足缺點,所以團隊戰鬥力量可以達到最高境界。

有人認為:「一個國家的繁榮,不取決于它的國庫之殷實,不取決于它的城堡之堅固,也不取決于它的公共設施之華麗;而在於其公民的文明素養,即在於人們所受的教育、人們的遠見卓識和品格的高下。這才是真正的關鍵所在,真正的力量所在。」所以品格不但決定個人的發展,也決定國家(團隊)的成敗。

七、解決團隊的問題 
 團隊的運作會遇到的問題,大致上有如下幾類:
 
1. 績效不彰的問題 
 團隊的領導者的任務是去了解每個成員,讓他們可以在團隊裡找到最好的位置,並且發揮得淋漓盡致,而不是要去削足適履,試圖去改變成員,迫使每個成員縮進團隊所劃定的框框裡。若是如此,只在意績效,強調監督與管理,不懂得授權或建立團隊;任何人被改變之後,士氣總是低落,團隊一定是績效不彰。 

當團隊的運作出任何問題的時候,領導者最好不要因為檢討,而想去改變任何人。領導者應該研究要找到更好的隊型、戰略,所以讓每人可以發揮得更好;但前提是 ── 領導者必須更了解每一個成員。 

 2.領導的權威被挑戰的問題 
 為了樹威,團隊的領導者往往會先強調自己的身份、地位,或者過去的貢獻等重要性,也就是想贏得別人的尊重,使人認同自己的意見。但是,這樣只想建立自己的權威、卻不一定信守承諾,就很容易有本位主義且自以為是,很難溝通而引起衝突,團隊反而將瓦解。管理(領導)者是要服務,而非控制其部屬;要發展部屬,而非限制部屬發展。  

 所以團隊的領導者雖然很重要,而且團隊的成員也應該要服從領導,但是領導者要知道:一個人要贏得別人的尊重,是要去關心別人,在意別人,而非強調自己。所以,萬一團隊的成員不懂得服從領導,不知道要尊重團隊的領導者的時候,團隊的領導者要先去尊重所有的被領導者,因為這是尊重整個團,也等於是尊重自己的領導地位,最後才會贏得大家的尊重。只懂得用好處或是制度來領導、驅策屬下,自己將覺得屬下使喚不來。 
 
3.團隊成員彼此之間發生衝突的問題 
團隊的領導者在帶領整個團隊時,不可以有任何攻擊性 ── 絕不可以尖酸刻薄、語帶諷刺、甚至是牽涉到人身攻擊,否則團隊一定發生衝突或分裂。領導者總是要說不具攻擊性卻有影響力、說服力的話,團隊才能合作。領導者要說能造就人,要說能帶出願景的話,要說能提升大家的視野,擴張大家的格局的話。

領導者總是要注意大家的感受,在意每個成員的感覺,不要強詞奪理,更不要激怒任何一個人。所以,領導者要儘量避免敏感性字眼,不要刺激任何人的情緒,不要讓團隊的成員出現對立 ── 即使是站在多數這一方也不可以。

八、打造出偉大的團隊
首先,善於領導的人要包容每一種人,他能接受團隊裏的每一個人。偉大的球隊中,一定不會每個人都是前鋒,也不會每個人都是後衛,而是什麼人都有,所以在團隊裡是要能五湖四海什麼人都有。領導者的真本事是 ── 用一群平凡人打造出偉大的團隊,如同好的廚師是以青菜豆腐,就可以做出好菜。領導者是以現狀為本,每個人在領導者的手底下不被嫌棄,所有的成員也彼此接納。好的教練、優秀的團隊領導者,一定讓每一個人們可以通力合作,真正做到精誠團結,更要使每個人都彼此磨合,並澈底執行計劃,以達成目標。

  好的領導者還要懂得去激勵他們;一方面是他們表現好的時候,要鼓勵他們以維持士氣,另一方面是他們失敗的時候,也要讓他們再次提起精神去努力。而當他們志得意滿時,更要刺激他們再進步;如此,20 分的變成 30 分,50 分的變成 60 分,80 分的變成 90 分,最後大家都是 100 分的。

團隊還要考慮學習與成長的面向,如果成員從不曾去學習,沒有繼續保持成長,這樣的成員不會是模範生,因為他自己不會有明天,而若多數成員都沒有明天,團隊當然也不會有未來。領導者必須澈底改變領導心態與模式 ── 司令官只發號司令,並不教導如何做;老師教學生怎麼做,但是未必會示範;然而,教練不但要教怎麼做,還要實地示範。

 虎鈴徑兵法(宋‧許洞著)提到 ── 善為將者:「正而能變,剛而能恤,仁而能斷,勇而能群。」
 正而能變:領導者應該剛正不阿,但卻不能因而不知變通,甚至是頑固、偏執己見。(最好是外圓內方,本身嚴以自律卻不強求別人,而且也能欣賞別人的通權達變,包容同伴們的缺失)

剛而能恤:領導者要有剛鐵般的意志,應該要一絲不茍,但卻不能因而不知體恤部屬,待人(尤其是部屬)要從寬。 仁而能斷:領導者應該要慈悲為懷,但卻不能因而凡事不敢負責、優柔寡斷,反而影響團隊士氣,害了天下蒼生。所以領導者既要慈悲為懷、作風親和,也要能當機立斷。

 勇而能群:領導者可以一馬當先,驍勇善戰,但卻不能因而只顧自我表現,無法與他人溝通合作,使整個團隊士氣低落,反而會吃了敗仗。所以領導者既要勇冠三軍,還要與所有的部屬合作(沒他們是不行的),與團隊共享榮耀,讓部屬被激勵,完全融入團隊中。

在團隊裡是不再鼓勵個人英雄主義,不再獎勵個人明星球員,,但會有團隊合作的明星。這乃是鼓勵團隊合作、小兵立大功,越是小兵、越是透過任務小組的團隊合作完所成的任務,是越要獎勵。在團隊裡有均衡的考評,才有團隊作戰的管理模式。因為成員會發現單打獨鬥是再也得不到獎勵的,於是會放下個人主義,願意與別人合作,尊重制度,也只有願意認同目標與接受所有夥伴的團隊才能有效運作。

九、總結:天下無難事,只怕有心人
 高績效團隊的領導者的特質:自信、雄心勃勃(自我超越,personal mastery)、精力充沛、誠實、正直,有驅動力(影響力)、認知能力(獨立思考,independent thinking)、判斷力與決策力都強(系統思考,systems thinking)、熱心、有領導的慾望。

 領導者能自我瞭解,能管理情緒並激勵自己(樂觀、進取),有同理心且能建立良好的人際關係。領導者能熱情的工作,能坦誠與合夥人溝通並激勵他們,感謝他們所做的(開放心胸,open-mindedness) 。

團隊的績效再高,也會漸走下坡;領導者能力再強,也會江郎才盡。高績效團隊要能長期維持在效能的高峰,就必須藉由不斷的創新(Innovation)來突破管理的惰性。所以,要讓整個團隊不斷推陳出新,提升競爭力,是高績效團隊領導的關鍵。
不斷的創新與突破可以:
 1. 留住優秀人才或培育出優秀人才
 2. 讓領導者(管理者)更專心經營團隊
 3. 改變心智模式(信念,態度) 
隊的創新及個人的突破沒有速成班,必須耐心澆灌,忍耐等候收成。走路跌倒,總比站在原地不動好,流淚撒種的必歡呼收割,勇敢放手一搏的人總是有最大的成功的機會。