出社會第一份工作，在國內大型連鎖書店擔任採購。「採購」有非常多的執行細節，不熟作業流程又容易粗心的我，經常在Key採購單時掛一漏萬，所幸同事眼尖，總是幫我挑出問題，讓我重新再做過。

降低失誤

雖說有同事幫忙，時間久了，加上同事們也忙，老是犯小錯誤也會令人感到不耐煩。部門主管知道了，提出一個方案，用來解決粗心問題。主管要我詳細記錄每一個工作步驟，工作完成後，先行自我檢核有無疏漏，確認沒問題後再請同事幫忙複查。雖然還是偶爾會有遺漏，但已大幅減少錯誤。

工作預覽

這套撰寫工作步驟的方法，一直沿用至今，特別是在處理繁瑣而容易出錯的例行行政工作，以及大規模且執行細項多或合作窗口不在少數的工作之前，我一定會先行撰寫執行步驟，確認無誤後，再按此步驟圖分配工作順序，安排工作時程，最後再實際動手執行。

也就是說，撰寫工作步驟同時，已在腦中預先演練工作執行過程可能碰見的問題，以及可用的解決辦法，勾勒執行藍圖也作了執行方針的確認。

切割法

撰寫工作步驟，其實也是切割法的變形應用，幫助我們把一個完整的工作，拆解成數個小段落，逐段完成比較容易掌控狀況的小片段工作之餘，也能邊做邊確認是否有發生錯誤，對於提升工作良率，降低失誤非常有幫助。

「切割法」是威力非常大的效率管理工具。舉例來說，如果有人要求你，3個月內要寫出一本10萬字的書，恐怕不少人會直呼不可能！

然而，導入切割法之後，3個月內寫完10萬字的書不再是難事，只要把10萬字拆成90等分，每一份1200字，每天寫1200字，3個月後自然可以完成10萬字的書稿。

工作事項具體明確化

撰寫工作步驟，能讓工作具體化、明確化，知道自己每一個步驟要做什麼事情，完成哪些工作，全都清楚明白。

SOP

如果能把工作步驟再畫成流程圖，分拆填寫在行事曆上，並且把每一個工作細項的聯絡窗口、工作目的與可能發生的狀況全都記錄下來，日子久了，就是一份該工作的SOP項目清單，日後萬一工作要交接或培訓後進，也可以派上用場。

掌握定位職掌

長期撰寫工作步驟，對於掌握工作內容，以及此一工作在組織中的定位、功能非常有幫助。試著撰寫工作步驟清單，除了能夠減少粗心大意，上班族一定能從中看見過去未能發現的工作奧妙之處，讓你成為傑出優秀的專門人員。

本文摘自「自由時報」生活副刊 作者／王乾任