「哇哩勒，你嘛幫幫忙，別讓你的公文跑來我的桌上，好嗎？」這是我每天一早上班，就要對隔壁桌同事「央求」的一句話。

隔壁同事是我們單位的主任，他桌上公文特別多，只是經常沒空及時處理，也不立刻歸檔，一大堆公文往往堆得滿坑滿谷，不但辦公桌上堆得到處都是，桌底下也塞滿滿，導致連我辦公桌也遭殃，最後只好提醒他：「主任，處理公文很簡單，只要按輕重緩急，處理後歸檔即可！」

我向他提出建議：「在辦公桌的左右兩邊，各擺一個公文盒，右邊是紅色，表示要及時處理；左邊是橙色，表示已處理過。」然後將處理過的公文，先按對內的、對外的，分成兩大類，接著再依財務、交通、訓練……等業務項目，分別做成單一卷宗，最後再分成「機密」與「非機密」兩種，註明保存期限，如：永久性的、5年或10年，再用公文夾分類，送到檔案室，由工作人員整理歸檔，以方便日後查閱。

主任最後接受我的意見，剛開始他還有點手忙腳亂，一星期後漸漸習慣了，處理公文與歸檔得心應手，以往公文堆積如山的畫面不見了，整張辦公桌看來一片清新，非常舒服。

本文摘自「自由時報」生活副刊 作者／劉錦得