玉羽戶外婚禮統籌(隸屬"昱孚設計場")

2016-05-29 21:27:48玉羽戶外婚禮統籌

澎湃戶外下午茶婚宴的誕生

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上圖是這場婚禮新人原先屬意的場地,新娘在半年多前特意寫信給我,問我這個場地可不可用.

陳姐您好：

先前在網路上看到您的戶外婚禮作品覺得非常喜歡，剛好最近開始在規劃婚事，因此來和您請教與洽詢有關戶外婚禮的部分．

男朋友非常希望能有一場在大自然中的美麗婚禮，我們先前曾經去過日月潭的天主教xx營地，對那個地方很是喜愛，希望能夠在那邊辦戶外婚禮．
xx營地是個在日月潭一個隱密的小灣邊的露營地，有絕佳的自然美景，附件為照片參考，以下這個網址有一些更詳細的照片與介紹：
或是上網搜尋"xx營地"，可查到很多照片．

婚期預計是明年5-6月，日期未定．婚禮當天不設喜宴，預計的形式是天主教婚禮彌撒後有個茶會讓大家可以吃吃點心聊聊天，人數約100~150人．

雖說這是一個美麗的秘境，但那個場地有些條件會讓辦戶外婚禮有些難度：

1 交通：營地有兩種方式可以抵達-搭船從營地的碼頭上岸或從環潭公路走小山路下坡進入(上列網址有小徑的照片)，這會讓器材、設備及食物的運送有些困難，因為沒有陸路可以直接抵達．
2 雨天備案：這個場地目前沒有室內的空間可以做為雨備，又5-6月可能是梅雨季，若下雨不知道有什麼方法可以解套．

基於上列因素，一直很猶豫要不要在這裡辦婚禮，因此想請專業的陳姐幫我們評估看看這個場地是否可行，若有需要我們也可安排去營地實際會勘．

非常感謝您的時間，期待您的回覆．

我上那營地的網站看過,立刻回信給新人:

您好
看照片和資料確實不適合喔，因為廠商都要用大貨車載送帳篷，音響和外燴器材。您再考慮ㄧ下適合的場地。
祝順心
玥羽

我曾經寫過一篇文章: "戶外婚禮場地需要我認證", 原因就在於很多新人完全不知道我們施工和舉辦戶外活動的眉角, 以為找到一塊空地就一切OK,這對新人很有概念,知道需要先詢問過專業,也就免除撞牆撞到一頭包的危險了.

我就先PO幾張照片以助說明; 這是後來我們在這對新人改用的場地進場施工的照片.

這是前一天進場施工的硬體廠商,先後有三輛貨車運來帳篷,隔板,桌椅等硬體.

下午又有場布的兩輛貨車進場.

次日也就是婚禮當天一早,場布,外燴,水霧扇,音響的貨車又幾乎同時進場,光是外燴公司的冷藏車就很大一台,水霧扇的貨車也很巨大.試想如果把這戶外婚宴辦在新人原先想要的小"孤島"上,只有靠船運和繞山路才能把這麼多東西運過去,沒有一家廠商會去吧.

幸好這對新人很明智地接受我的意見,將場地改到他們行彌撒婚禮儀式的教堂外廣場, 我一看照片就告訴他們可行了,但能容納多少人還需要帶硬體公司人員親自去場勘丈量.量好尺寸之後才能回來繪圖計算.

並不是每對新人都像他們這樣明智,有小部分會非常非常堅持他們中意的錯誤場地,儘管我苦口婆心地勸阻,甚至幫他們推薦其他適合的場地, 但他們還是固執己見,我只好放棄,默默祝福他們好運.不過通常後果都會被我不幸料中.

這對新人自己找的場地經過我"認證通過", 他們告訴我預定人數約120~150人, 前面講過; 能不能容納150人需要我和硬體人員現場量過和畫圖才能確定, 但是在新人確定委託我之前, 案子成不成會有變數, 所以我不能讓我的工作人員白跑, 去外縣市場勘經常就去掉一天時間, 身為統籌,不能只站在新人客戶單方面, 而是介於客戶和所有廠商之間的橋樑, 這樣才能合作愉快.所以我除了盡心盡力為新人服務,也時時刻刻要為廠商們著想,這樣他們也才會做得盡心盡力.

委託我擔任婚禮統籌,一定先了解辦婚禮的預算夠不夠, 新人確定自己的經濟能力可以辦這樣型態的婚禮, 才和我簽約支付服務費,作為確定委託,我就會帶硬體人員去場勘.

因此我依照我們的籌辦流程,寄給新娘150人下午茶婚宴的每一個項目的"粗估"預算.這場婚宴的項目暫定有哪些呢,就是帳篷,音響,桌椅,外燴,外燴備餐區的隔間展板,場地布置,主持人費,我的統籌服務費等等,然後新娘回信給我:

陳姐您好：

謝謝來信！

大致的預算了解了。

預算的項目沒問題，由於本身從事表演藝術產業的工作，有過多次籌辦戶外演出的經驗，雖然辦婚禮是一定沒有陳姐專業，但對於戶外活動的硬體設施與流程規劃也還算略知一二，陳姐列出的這些項目與預算都可以理解，希望能進一步與陳姐討論細節。

我們對於這茶會的想像可能再更輕鬆一些，比較接近雞尾酒會的形式，食物以finger food為主，不一定要每個人都有座位，設置部分座位給老人小孩使用，其餘可使用高腳雞尾酒桌，客人在場內或坐或站，是一個流動的狀態。其中部分細項可能要場勘後再討論一下是否需要，比如說教堂應該有長桌可以借，若數量足夠也許桌椅租借可節省部分預算。

後續的籌劃工作還有諸多事宜要請陳姐協助，有關後續的工作流程以及是否需要簽訂合約及支付訂金再麻煩告知，感謝！

在我的六年左右婚禮統籌工作中,凡是遇到這樣有誠意又有概念和乾脆的新人,合作都是非常順利和舒服的.如果遇到沒概念,亂比價,或是疑神疑鬼怕我捲款潛逃或是不聽從他們的外行指揮或是自己也搶當婚禮統籌的新人和家長,我都會立刻被"嚇跑".

場地和粗估的預算沒問題之後, 我和新人簽了約,就約廠商去場勘了.

先給大家看一眼婚禮前一天搭完帳棚的照片,你就明白為什麼這種戶外婚禮只能先"粗估"預算而不能"精確報價",以及為什麼一定要先場勘丈量才能精確報價的原因.

你會不會覺得帳篷搭設的範圍和連接很奇怪啊?

因為每個戶外場地都長得不一樣,人數都不一樣,帳篷和動線要怎樣配置,需要多少帳篷,帳篷尺寸要多大.....,不先現場丈量和回去畫圖計算,就無從得知.

硬體廠商場勘完會先給我一個整個場地的平面圖和尺寸,然後我就要在可用範圍內精確規劃動線,計算尺寸,配置帳篷和桌椅.這一場因為人數變動,我前後大約畫了五版草圖,先給大家看進場施工前的第四版草圖,又會大概了解我的工作了.

這一版是因為新人的人數暴漲到190人,所以我又改一遍草圖,比第一版多了一頂帳篷.

從草圖可以看出,帳篷為何要這樣搭設連接,是因為要閃過聖母亭,花台,廁所,還要給宴會區帳篷四周留出賓客停車位以及眾多車輛流動的通道.

桌椅和動線的規畫安排當然也是經過一遍又一遍的細算和修改.其中也有遵從新人和家長的意見,例如新人要切結婚蛋糕,還要給長輩們特別留出"保留席",其他座位就由賓客自由隨意.

因為新娘在一開始的信中表達希望這場婚宴是很"輕鬆"的茶會,不需要每個人都有座位,大家可以隨意走動聊天,所以我除了給長輩和部分賓客準備長桌和椅子,其他都安排了很隨興的高吧桌椅及吐司椅.

至於為什麼吐司椅選擇橘色,我前面的文章已經說過,是因為第一次來場勘時,一眼就看到廣場邊那棟木造橘色小屋.我告訴新娘時,她訝異呼道:"我之前來看時還沒刷成橘色啊!" 她還特別賴給我看那小屋的原貌,就是很天然清新的木頭原色.

"沒關係,我乾脆把這場婚禮的主色調設計成橘色和黑色好了"我胸有成竹地告訴她.

至於為什麼要用到黑色去搭配橘色呢,是因為我腦海中浮現色澤鮮豔的一長排下午茶蛋糕點心,如果大膽的用黑色絲絨長桌去襯托,一定更加出色!

外燴經理聽聞我的構想,也不禁喝彩.新人經過我的簡單說明,也很乾脆和信任地接受.

直到婚禮前,人數大約確定,帳篷桌椅等項目和數量也大致清楚,我把最後一版草圖寄給硬體廠商,請他們根據備貨.硬體廠商也依照我畫給他們的草圖和註明的貨品及數量,畫出電腦圖檔,連同每一品項的名稱和數量的報價單,一起寄給新人確認.

這一場婚宴人數兩百人出頭,算是人數較少的,也不像一般正式午宴或晚宴那樣要動用到更多器材和桌椅和舞台等等.

但是我的統籌工作沒有因此稍有輕鬆,因為人數的不斷變動也多次修改,因為擔心天熱,後來又增加了多台水霧扇,直到婚禮前一天進場,新竹的風大得像十級颱風,下午的太陽斜射進帳篷,使我擔心賓客會曬到太陽,因此緊急追加遮陽圍布.氣象預報又說當天下午是"晴時多雲午後雷陣雨",讓我不敢掉以輕心,請硬體廠商在局部區域掛上透明遮雨圍布.

人數由最初的一百五十人陸續增加到最後的兩百多人,新人請我準備一些備用的椅子,最後賓客因為寧願到處走動聊天,所以都沒用到,硬體廠商也很阿莎力地不算錢.

這樣你就應該知道為何在找到或是看到場地之前, 只能給新人"粗估"預算了吧? 因為我沒量過場地,怎麼知道要用多少東西, 何況新人家在籌辦婚禮過程當中都會不斷改來改去,加加減減, 怎麼可能在一開始就能報一個非常精確的費用呢?

有新人在我給他粗估預算之後,問我:"你這價錢,可以議價吧?" 我我我...我真的不知如何回答耶, 只能告訴他:"這只是粗估啊!何況您自己都還不確定人數有多少呢!"

既然人數不確定,怎能確定知道要搭多少帳篷,用多少桌椅,餐宴花多少錢......,到婚禮前一天都有可能改變,粗估的費用當然不可能是最後確定的價格,有可能多,也有可能少,問我"粗估的費用"能不能議價,我真的不知道如何回答.

至於問我是怎麼粗估出來的,我自有一套根據經驗和所有廠商的行情換算出來的公式, 有可能額外增加的項目例如雨備和水霧扇,暖氣爐,發電機之類,雖然不先估算進去,但都會事先告知暫時不計在內,好讓新人有個底,才能控制好預算.

新人確認委託我擔任婚禮統籌之後,我就立刻和新娘設立line的群組,隨時保持聯繫.

我的手機裡面有上百個我和新人的群組,有些新人會一大早或是半夜凌晨還來LINE我,我也盡量立即回覆,世界上大概沒有像我這種每天從早到晚隨侍在側的婚顧吧, 遇到神經緊張型的新人,還真是考驗我的 IQ 和 EQ呢! 所以每逢遇到這種新郎或新娘, 工作人員都會給我打氣:"趕快把她(他)嫁掉就好了!"

除了我和每對新人的群組之外,我和每個婚禮的相關廠商也都會就每場婚禮都各別設立群組,例如我和硬體公司主管設立一個案子的群組,他也會把一起處理這個案子的同事助理拉進來,場布公司,音響公司,外燴公司,主持人等等都會分別和我設立群組, 小小的手機和電腦就等於是我們多方的會議室. 可見要辦一場婚禮不是那樣簡單,可真的是大工程呢!

和新人經過半年多的來回溝通討論,依照新人的意見規畫修改,到婚禮前一天進場,算是交功課的時間了.

進場當天烈日高燒,廣場都是水泥石磚,熱氣散發,加上新竹的風勢真是名不虛傳,所以工作人員非常辛苦.

但是當帳篷架設起來之後,躲在帳篷底下的蔭涼處,曬不到太陽,就感覺好多了.

我看到一些嘰嘰喳喳網站的網民建議新娘們千萬不要在夏天辦戶外婚禮,會活活熱死啊! 那些人在夏天辦戶外婚禮卻不搭帳篷,又不像我們用水霧扇降溫, 曬太陽幾小時當然會熱死了! 總之就是自己不懂,又沒找到專業.

硬體公司架設好帳篷後,幫忙把桌椅都依照我的配置圖定位擺好,那幾片白色圍布是為了遮擋西曬的,婚禮前一天下午西曬很嚴重,所以預先把防曬圍布掛起來一半.

這是我第一次用吐司椅和高吧桌椅,沒想到效果出奇的好.吐司椅坐下去很有彈性,很舒服.高吧椅有很多款式,我挑選了這款有踏腳和靠背的小巧精緻款.

場布在前一天下午就先進場一次,否則婚禮當天會來不及.桌巾和花藝一定都要在當天處理.

以前有新人曾經問我桌巾的租金為什麼要幾百元一條:"這樣我都可以自己買了,桌巾不是重複使用的嗎?為什麼租幾百元?"

所以我特別PO幾張場布人員"鋪"桌巾的照片給大家看; 桌巾不是只要蓋上去就好.你看到桌子四邊的黃色膠帶沒有? 為了不被風吹走,我們還要用膠帶仔細固定.

在用膠帶固定桌巾之前,要很細心地調整每一邊地垂度,我請工作人員要退後幾步檢視,才能看得清楚.

在此插播一件事,你看到我腦袋後面的新人LOGO看板沒有? 我被那板子打了好多次頭, 後來為了怕賓客不小心也被打頭,我請外燴將取餐檯盡量往外靠,避免讓賓客繞過桌子而被打頭,然後我親自試驗一下,感覺效果不好,於是我想了下圖這個辦法.

我擺了一張椅子在那個板子下面,就不怕有人往椅子上撞了,哈!

再跳回鋪桌巾,喝! 還沒鋪完呢! 取餐檯是和教堂借的,所以黏膠帶不能留殘膠,還要回復原狀. 如果新人想自己diy布置,搞不懂要用什麼工具,破壞了場地的公物就要賠償了.

鋪了半天才鋪一半,好累啊!休息一下吧!你現在知道租一條桌巾不只是桌巾的錢吧,用完之後,上面湯湯水水和油汙,還得送洗呢! 摺疊,包裝和運送也都需要費用呢!

何況布料的東西是耗損品,用不了幾次就破舊了,就跟白色帳篷一樣,不要以為可以一直重複使用都不用倉儲,清洗,摺疊,運送,施工....,而且放在戶外風吹日曬雨淋的東西,很快就不堪使用了,因此有新人說他租到比我租到的便宜很多的帳篷,那鐵定是大廠商打下的次級品甚至是報銷品.我後來看到照片,果然是,帳篷外面發黃發黑,貼了一大堆ok絆,內面是粗糙的銀膠,讓帳篷裡面非常昏暗.

好大的工程啊!簡直像搭建萬里長城一樣!

接下,就要處理主桌和旁邊的蛋糕桌了.

原先我設定主桌和收禮桌和相片桌都用深綠色,結婚蛋糕桌用香檳金搭配芥末綠,但是到現場實際感覺,和背板的大圖背景不太相配,於是我臨時加以更改.

我把原先預備鋪蛋糕桌的芥末綠桌巾改鋪主桌,蛋糕桌改成粉橘桌巾,這樣就和背景的大圖顏色相配了.

主桌背後是我們用十幾片展板隔出來的備餐區,我挑選了這幅圖畫放大輸出,做為新人主桌的背景.

因為婚宴區整體的色調蠻搶眼的,所以我特別給新人主桌區域安排了較柔和,溫馨和春天的感覺,達到協調和跳脫的效果.

鋪桌巾的工作還沒完呢,還要繼續鋪設四大排長桌,一排設定為保留席,給新人的父母及長輩的固定座位,其他就給賓客們自由坐.照片中的取餐檯桌巾變成棕色是色差的關係,實際上還是黑色.

這時水霧扇大軍進場了!我要和工作人員討論安置的位置.

洗手間的看板也是我們設計的,色調圖案和整體異中求同.

新人拿來上百張婚紗照,我請場布免費提供各種不同款式和尺寸的相框,一一挑選放進去.

不要小看這個工作,因為這對新人的婚紗照好像只在一個地方取景,所以我必須挑選出風格和畫面不重複的,相片要和相框般配, 挑選相框的時候,我心裡還要琢磨哪些適合放在深綠色的桌子上.

我手裡一面忙著,嘴裡也沒閒著,一直對場布人員唸叨著:" 之前有新人問我為什麼一個小小相框要租幾百元, 你看我們光給這麼多照片裝框就要花好多時間,有的照片尺寸不合,還要幫他裁剪,還要花腦筋想哪些照片適合放那些相框,相框運來還要先用泡泡紙一個個包好裝箱,還要幫忙擺放,撤場完還要一個個幫他們把相片拆下來,相框裝回去再打包運回去,用沒幾回就破損得哩哩拉拉,又要添購新的........,這場免費借給新人,是因為有我這個義工幫他們裝框......."