範例：

1. 預備事項：

   1. 主文件─傳真稿原始檔案：FaxDemo.doc （可下載練習）
      

   2. 資料來源檔─傳真收件人資料檔：FAXREC.DOC （可下載練習）
      

      　

執行步驟：

1. 先開啟主文件，然後點選功能表「工具」 「信件與郵件(E)」之「合併列印(M)...」

   

2. 在工作窗格「合併列印」 「選取文件類型」指定為「信件」

   

3. 在工作窗格「合併列印」 「選取開始文件」指定「使用目前信件」

   

4. 在工作窗格「合併列印」 「選取收件者」指定「使用現有清單」，並於「使用現有清單」點按超連結「瀏覽...」
   

5. 在「選取資料來源」視窗中選取資料來源檔案

   

6. 若顯示下列對話方塊，可直接按下「確定」

   

7. 顯示 「合併列印收件者」對話方塊，可調整各欄位寬度以檢視欲併入之資料內容，並只選取部分資料而非全部，亦可進行編輯

   

8. 完成上項工作後按下「確定」

   

9. 在工作窗格「合併列印」 點按超連結「下一步：寫信」
   

10. 指定插入點在欲指定合併欄位之位置，在工作窗格「合併列印」 「寫信」點按超連結「其他項目..」
    

11. 在「插入合併欄位」對話方塊指定欲安置之資料欄位
    

12. 在「插入合併欄位」對話方塊指定欲安置之資料欄位後按下「插入」
    

13. 同樣步驟指定其他欄位之插入點與欄位名稱後，點按超連結「下一步：預覽信件」
    

14. 可由「收件者」左右側按鈕「<<」及「>>」變換顯示前一筆或後一筆資料。
    

15. 可逐一檢視各筆資料
    

16. 按「下一步：完成合併」
    

17. 可選擇「編輯個別信件...」將選取之合併文件存成一般文件檔。
    

指定合併欄位的另一種操作步驟：

1. 若工具列中沒有「合併列印」，於工具列按下滑鼠右鍵點選「合併列印」 以顯示「合併列印」工具列
   

2. 指定插入點在欲指定合併欄位之位置，點選「合併列印」工具列「插入合併欄位」按鈕，以指定欲安置之資料欄位

   

3. 在「插入合併欄位」對話方塊指定欲安置之資料欄位後按下「插入」

   

4. 指定之資料欄位即以欄位名稱前後加"<<"及">>"顯示於主文件之插入點