秘書秘書。陣痛VS長期病患
因為新上司抗拒公司的系統,於是我陷入檔案管理的苦戰。(?)
公司的存檔系統與MAILBOX相連但不同步,各有位置、版面。MAILBOX有限(1.2GB)而EMAIL無限,公司的政策是盡快丟入系統保存,方便其他人瀏覽,並且不鼓勵副本抄送自己(一出一入也是會佔空間的)。換言之MAILBOX只是中轉站,非久留之處,逼迫你定期清理。經歷過MAILBOX無限大,SUBFOLDER順手任開,文件隨意放置,變成突然間不能自由發揮,入職初期無疑是痛苦的:MAILBOX和系統之間跳來跳去,要準確地知道檔案的位置,找東西似大海撈針,還要公開自己的工作任人觀看。
大概系統不夠就手,新上司很順手地在MAILBOX開了一串一串的SUBFOLDER,並且光速把EMAIL分類,但沒有丟進系統。結果才三個月,MAILBOX爆完又爆,塞到不能用……於是,要急急忙忙去清,在一堆SUBFOLDER和系統之間跳來跳去,複查存檔情況,頭暈眼花,整個崩潰。冷不勝防,更崩潰的殺到,說到「好像」收過一個EMAIL,但我裡裡外外翻來覆去,都沒找成,不了了之。之前出單時已覺歸案有紕漏,情況不妙,沒想到馬上就(虛)驚一場。
多少明白揦手唔成勢令人急躁,繁忙時還要被系統卡很煩,但系統就是系統,尤其是講求標準和統一的公司,只可以跟,不能對着幹。其實實際操作有彈性,有人自己做,有人找秘書做,有時日日清,有時周清,但彈極都不會彈得出系統設定,MAILBOX是1.2GB就是1.2GB,要爆就爆,最終你只可以屈服,乖乖去清理:存入系統再從MAILBOX中刪除。沒錯,就是把一開始應該做的事,再做一次。得一時之快,之後另花時間去執拾。除非已打算走人,否則避不過要跟系統打交道。即使入職幾年,也只是摸熟常用的功能,一直邊學邊做。不要求馬上就玩到出神入化,最少要夠用,不能抗拒呀。咬緊牙關適應過去,就省得三五七時被系統逼迫。識得用其實又可以好好用,大海資源豐富,樣本、參考一籮籮呈上,COPY & PASTE過去即用,省時省力。
明示暗示了好幾回,口頭答應了,新個案到手驚見SUBFOLDER……(吐血扶額)總是好了傷疤忘了痛,大概得狠狠的痛上幾次才會記着吧。
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