有鑒於我們新系學會的開會狀況
奴家實在覺得很可怕 那是開會嗎
特此略敘一下 開會的目的及程序

開會的目的在於發現問題以及解決問題
問題存在於眾人的討論之中
發現問題要隨及解決
很多主管(我以公司的形式講)喜歡開沒有益處的會議
不是開會就能解決問題 如果開會的效率很差
只會 把過多的時間浪費在會議上 影響大家的情緒以及作息
一般而言定期的普通會議大多是在中午前
沒有效率的會議會拉到大家的午餐

會議應該要定期 月會 週會 或者是午餐會報
固定的這種會議可以將比較重要卻不緊急的事情先拿出來討論
有防範勝於治療的效果
如果是緊急開會 要立刻解決重大問題的話 更是要注意到會議的效率

開會前

開會前先對所有要參與會議的人員發出通知
詳細列出 開會地點 時機 參加人員 以及要討論的議題
要先設定會議有多久的時間 什麼時候要中場休息
法庭都有休息時間了 會議當然也不能沒有
另外要確認是所有人都有收到通知
主席應該提早到場準備開會相關事項


開會中

會議必須準時開始 不能延誤
主席要掌控現場秩序 適時打斷冗長的發言 或是不相關的討論
會議記錄要在會議將結束的時候覆誦一次開會內容 是否有誤
最好是可以錄音 留下證據 以免有單位推諉或者是權責不分
重要主管或老闆一定要在場 以決策重大決定 以視公平
參與會議的所有人都可以發言 並不給予評價
意見使用投票表決或決策者決定最佳方案

開會後

盡量在當天會議結束後就發出會議記錄
以及後續追蹤開會的決議有沒有在動手實行

最重要的一點就是 沒事不要開會


系學會的各位
你們那天的會議狀況比小學生班會還差勁
我不是抨擊 只是求好心切
連事前會議都開不好 怎麼能要求大家做事有效率又辦的穩

另外 我想到什麼寫什麼 所以上面有點亂