專案經理追求的修為-”Pursuing the Perfect Project Manager”
來正開始翻閱Scott Berkun所著的"Making Things Happen"(專案管理之美學-讓事情發生),對於第一章「專案管理簡史」所提到Pursuing the Perfect Project Manager乙文感到非常的好奇,因此依據書中所記載的網址(http://www.tompeters.com/col_entries.php?note=005297&year=1991),上網複製原文內容,細細拜讀了一番。
針對文中所提到的八種相互衝突的特質─1. Total ego/no ego(自我/無我);2. Autocrat / delegator(獨斷者/委託者);3. Leader/manager(領導者/管裡者);4. Tolerate ambiguity/pursue perfection(忍受模糊/追求完美);5. Oral/written(口頭/書面);6. Acknowledge complexity/champion simplicity(承認複雜/支持單純);7. Think big/think small(思慮廣懋/思慮精微);8. Impatient/patient(急迫/耐心)。─必須內化於一個優秀的專案經理,深感贊同,但也覺得惶恐。贊同的是:專案本來就是要面對複雜、不確定的環境,努力追求一個被認同、有效的結果。惶恐的是:這八種特質真的是很難以學習跟內化。
在拜讀之後,肥蝦把這八個特質區分為專案經理的心態、思考、行動與經營四個層面。
(一)心態:
Total ego/no ego(自我/無我);Impatient/patient(急迫/耐心)
專案經理應該要比專案成員投入更多的心力在專案上,對自己負責的工作與要求,必須能以「日日新、茍日新」的心態,不斷的催促自己往前邁進。但對於專案成員負責的相關工作,必須能讓成員去追求表現與成長;必須能"寬"以待人,以"共工"的態度對待相關的專案成員與協力夥伴,對於成員的意見與反應必須能寬容的對待與討論。
以下是肥蝦的一些想法:
(a)專案的成功是成員一起開創的,不是您"英明"的領導。
(b)成員的問題是您的問題;您的問題千萬不要變成所有成員的問題。
(c)身教重於言教,身體力行取代碎碎念。
(二)思考:
Tolerate ambiguity/pursue perfection(忍受模糊/追求完美);Think big/think small(思慮廣懋/思慮精微)
專案本質就是模糊與不確定。專案經理應該具有一個思慮清晰與條理分明的的頭腦,在模糊之中應設法釐清其間的脈絡與層次;在不確定之中捉住重點與順序。
思考上,應先以鳥瞰的方式,試圖捉取全貌,並加以分類;再設法以關鍵因素/不同的使用者角度,去深思其間的影響與互動;經由以上二維的角度切割出不同的區塊;針對每個區塊再行仔細思索,追求每個區塊明確的意圖。接著從明確的區塊,再回頭組合成專案的全貌與架構。如此重覆的反復思考才能儘量貼近事實的真象。
在這思考的過程中是非常耗費心力的,也不斷的有所疏忽!因此自我的心態調整與壓力舒緩是很重要的!不要把壓力直接呈現在成員面前,也千萬不要把壓力累積在自己的心頭。
(三)行動:
Oral/written(口頭/書面);Acknowledge complexity/champion simplicity(承認複雜/支持單純)
一個專案的工作非常的繁瑣。上至專案管理計劃,下至例行會議的舉行與記錄;內與團隊成員間彼此的溝通;外與客戶、長官等人的協談,這諸多的事前、事中、事後工作,都需要去執行與管理。如何將複雜的事項與因素,轉化為簡單、明確的工作事項與作業流程;如何有效的宣導、溝通、記錄與追蹤,這需要"眼高手低"的行動準則,採用合適的溝通管道與方式。
專案管理工作目的,在協助專案工作的執行與完成。千萬不可將手段目標化,造成團隊成員疲於滿足管理工作要求,而佔用了執行專案工作的時間與資源。
(四)經營:
Autocrat / delegator(獨斷者/委託者);Leader/manager(領導者/管裡者)
在專案團隊的經營上,專案經理應記住的是:「不要急著去解決成員的問題,當他們可以自行處理時!」專案經理的首要工作應是主導專案團隊的正面氛圍,以及創造前進動力的因素。在專案團隊的正面氛圍與創造前進動力的因素上,個人以為可以扮演獨斷者與領導者的角色;對於專案成員間的溝通以及成員的工作上,應該要以信任的態度,以及從旁協助管理的立場,則以一個委託者與管理者的角色出發。
以上是肥蝦的心得與感想,還請 參考原文,以及「專案管理之美學-讓事情發生」的第一章「專案管理簡史」給予肥蝦一些批評跟指教。