2005-06-14 15:43:30plato

究竟是誰惹的禍?

假設有一天您出席了業務檢討會議,銷售部門解釋,業績滑落是因為新產品無法滿足顧客需求,並指著一箱箱賣不出去的存貨要製造部門負責。接著,製造部經理提出抗辯指出,是研發部門設計有問題。此時研發部門卻推說,是製造部門擅改設計圖,並質疑銷售人員真的有盡力去行銷嗎?突然間,您發現各部門開始相互歸罪並互踢皮球,似乎每個人都毋須為這件事情負責!
類似的情節不斷在會議中上演,而且不限於組織內部的鬩牆之爭,當可歸罪的對象在組織外時,人們更容易拉幫結夥的將砲口一致對外。「問題都是別人造成的」,儼然成為組織中最常被使用的防衛機制。這麼做雖可凝聚人心,但容易讓人產生一種自己都沒問題的錯覺,進而喪失自我反省與問題改善的契機。
歸罪的起因是因為起了「你」和「我」、「內」和「外」的分別心,也就是把整體做了切割。現行的組織設計為了方便管理,流行把功能不同的部門切割開來。以大學系統為例,它分成理工學院、社會科學院、管理學院和文學院等,學院內又分好幾個系別,各系別的教授又各自教著不同的專長。醫院也是如此,在內外科之下,還能依病理分成20幾個專科別!
回到組織,會計只要處理與帳務有關的事情,營運經理只要關心與產能和存貨有關的事情,行銷經理只要注意與顧客需求有關的事情,大家都劃地自限埋頭苦幹,卻沒有人把組織當成整體來看待。部門間多的是對立而不是合作,所以才會造成跨部門就無法協調的主因。
切割的習慣哪裡來?孩提時代我們就養成用切割的方式思考。打從第一天上學,我們便開始學習將世界切成幾個部分,並將自己抽離出來。我們背著靜態的歷史,研讀萃取的理論,學習與生活經驗無關的學問。比方說經濟學這門課,得先排除人們的心理因素才能分析,更與文化和藝術毫不相干。慢慢的,我們學會不能把理論完全不做修正就用在實務上。
長大遇到棘手的問題,我們會請專家來解決。專家,得在該領域學得又深又細,才能讓人感到專業。但他們更習慣用切割的方式處理問題,最典型的作法就是將一個複雜的問題分成幾個部分,分別的研究其組成份子,分析完後在將其組合起來。如果忽略掉因子間交互影響的關係,這樣的作法對大部分的機械式結構來說是行得通的,但是針對像組織這樣的有機體時,邏輯性的線性思考就失靈了。因為真正影響有機體的是組成份子間的關係鏈,這些關係一旦被切割,就難以再組合起來。
組織與人體一樣會生病與死亡,它也須要療養與治療。然而,就像物理學家只關注與自己專業有關的範圍,企管顧問也是採傳統的分析方式來治療組織。他們將複雜的問題切割成症狀,頭痛醫頭,腳痛醫腳,從不去挖掘造成問題的背後原因。逐漸的,管理專家變得愈來愈無法為組織帶來健康,他們今日針對問題所提供的解,很容易就造成爾後另一個問題的產生。
所以,今日的組織功能失靈並不是專業不夠的緣故,有時候反而是專家意見過多所致。學術界和顧問專家們一致指出,組織中各部門間的藩籬才是造成低品質高成本的元凶。為了克服這個問題,很多公司開始採取流程再造,並儘量用水平式的組織架構以穿越各部門間的障礙。但是,實務上仍是困難重重,因為真正造成藩籬的不是實體空間,而是我們的心智模式!
重新設計組織架構或許短期有效,但如果沒有改變凡事切割的心智模式,類似的對立還是會一再的發生。分野不只存在於實體的地理僵界,還包括我們的思考模式,造成分割的正是我們存在內心中的無形想法。
歸罪於外併發症實際上是切割的副產品,是以局部片段的方式來看外在的世界。我們往往看不見自身行動到底如何影響到外部系統,當有些行動的影響回過頭來傷害自己時,我們還誤認這些新問題是由外部所引起的。 「內」和「外」是相對存在的,當我們擴大系統的範圍時,原來的「外」就成了「內」。所以,去除分別心,並儘量擴大思考的時空範圍,才能幫助我們跳脫切割的思維模式而不歸罪於外。