4大機制 A+基層主管出線

能力雜誌 2011/10/14

文／林燦螢

隨著組織扁平化，使基層主管不僅是溝通的橋樑，更是組織能否及時因應環境變化的樞紐。因此，企業需依產業特性、營運規模、組織文化、發展策略及人員成熟度等，採取系統化評估機制，評選出A＋基層主管，發揮團隊戰力達成目標。

根據美國顧問公司的研究顯示，一位不稱職的基層主管將使企業平均每年損失美金330,000元（相當於新台幣約10,000,000元），若是資本密集、技術密集的行業損失更高。可見基層主管的選拔與培養是組織關鍵性的工作。基層主管的選拔應考量當事者的能力條件與素養，畢竟從基層工作人員中挑出足以擔負管理領導的人員是相當大的轉變。易言之，從非主管的基層人員、專業工作者或技術操作者轉變為主管，在工作內容與屬性上均會發生極大的變化。尤其是工作屬性是從自己做好即可，轉變為必須帶領並照顧其他成員，不但內容幅度加寬，也必須從只面對工作為主，轉變為面對同仁為主。因此，基層主管所需的能力條件與素養必與基層人員有頗大的不同。茲將基層主管的能力條件、素養、選拔方式、培養方式及應用與管理分述於下：

4 大職能 提升效率效能

作為基層主管，必須擔負組織最基本單位團隊的領導與推動工作，要確保組織的政策下達、任務遂行、及時反應現場實況⋯⋯，因此，一位稱職的基層主管必要擁有４項職能(Competency)：

1. 溝通影響力(communication & Infl uence)：基層主管需藉由溝通傳達組織的目標、策略與方向，要確保不被誤解，更須影響團隊成員，使之齊心合力，發揮團隊戰力，達成組織目標。

2. 分析研判力(Analysis & Judgment)：基層主管比較分析來源不同的相關資訊，從中研判出對組織有利的資訊，掌握運用使之產生解決問題的方案，提升效率與效果。

3. 規劃組織力(Planning & Organization)：須規劃各種工作排程，使各項資源能合理配置與應用，團隊成員的工作分配與安排，也能產生最佳組合成效。

4. 追蹤管控力(Following & Controlling)：必須能隨時掌握最新的績效狀態，做必要的調整改善措施，確保依排程進度達成，或依規劃的目標達成。

4 軟技能 必修功課

基層主管必須擔負教導團隊成員的責任，具備4 項軟技能(Soft Skill)：

1. 工作教導(Job Instruction, JI)：在實際操作、專業工作或維護技術等基礎性業務，基層主管通常較為熟練，必須協助團隊成員快速做出成果。

2. 工作方法(Job Method, JM)：基層主管必須全面觀照團隊成員系統性的工作方法、工作邏輯、工作程序以及工作改善的技術，可透過科學的方法，不斷提升效率與效果。

3. 工作關係(Job Relation, JR)：基層主管擔任承上啟下的任務，必須能與部屬培養出良好的共識，以順利推動工作；與橫向的同儕也要建立起順暢的溝通管道，以隨時相互支援；與上司則要建立默契，以有效遂行組織的任務、爭取資源或支援、回饋現場資訊等。

4. 工作安全(Job Safety, JS)：基層主管，往往是組織的最前線，不是最接近客戶現場的指揮官，就是最接近原材料生產現場的總管。而任何組織的基礎運作現場，例如製造業必有許多機器設備，服務業則有營業機具或設備，故如何確定現場工作環境、操作程序、處理過程的安全，是現場指揮官的重要責任。安全意識、安全操作技能、安全規劃、指揮、控制也就成為基層主管不可或缺的能力。

【完整內容請見《能力雜誌》2011年10月號】