要保障影印機的正常使用，就要養成一個良好的使用習慣，那麼，日常正確的使用方法顯得尤為重要。
　　
　　 1、選擇合適的地點安裝複印，要注意防高溫、防塵、防震、防陽光直射，同時要保證通風換氣環境良好，因為影印機會產生微量臭氧，而操作人員更應該每工作一段時間就到戶外透透氣休息片刻。平時儘量減少搬動，要移動的話一定要水準移動，不可傾斜。為保證最佳操作，至少應在機器左右各留出90釐米，背面留出13釐米的空間（如機器接有分頁器，大約需要23釐米的距離。），操作和使用影印機應小心謹慎。
　　
　　 2、應使用穩定的交流電連接使用。
　　
　　 3、每天早晨上班後，要打開影印機預熱預熱半小時左右，使影印機內保持乾燥。

　　4、要保持影印機玻璃稿台清潔、無劃痕、不能有塗改液、手指印之類的斑點，不然的話會影響複印效果。如有斑點，使用軟質的玻璃清潔物清潔玻璃。

　　5、在複印機工作過程中一定要在蓋好上面的擋版，以減少強光對眼睛的刺激。

　　6、如果需要複印書籍等需要裝訂的檔，請選用具有"分離掃描"（split scan feature）性能的影印機。這樣，可以消除由於裝訂不平整而產生的複印陰影。

　　7、如果您的影印效果背景有黑底，那麼您的影印機的鏡頭上有可能進入了灰塵。此時，您需要對影印機進行專業的清潔。

　　8、當影印機面版顯示紅燈加粉信號時使用者就應及時對影印機進行加碳粉，如果來不及時可能造成影印機故障或產生加粉撞擊噪音。加碳粉，時應搖松碳粉並按照說明書進行操作。

　　9、當添加複印紙前先要檢查一下紙張是否乾爽、結淨，然後前後理順複印紙疊順整齊再放到紙張大小規格一致的紙盤裡。紙盤內的紙不能超過影印機所允許放置的厚度，請查閱手冊來確定厚度範圍。為了保持紙張乾燥，可在影印機紙盒內放置一盒乾燥劑，每天用完複印紙後應將複印紙包好，放於乾燥的櫃子內。

　　10、工作下班時要關閉影印機電源開關，切斷電源。不可未關閉機器開關就去拉插電源插頭，這樣會容易造成機器故障。

　　11、如果出現以下情況，請立即關掉電源，並請維修人員。A、機器裡發出異響；B、機器外殼變得過熱；C、機器部分被損傷；D、機器被雨淋或機器內部進水。
　
影印機是聚集了光學、機械、電路等高科技的精密產品，定期的清掃、整理、加油、調整是確保影印機正常運行的關鍵。必要的保養可以提高影印機的工作品質，延長使用壽命，節約維修費用。

資料來源：mywayne.idv.tw/article.php?id=18