在六月廿四日中時電子報有則新聞標題：「怒斥爆料 耗費國力 93、94年買禮券單據 府拒公布」(註)，主要是說總統府副秘書長卓榮泰召開記者會，向社會說明孫姓立委所爆官邸尾牙宴抽獎項目一案。

其中有段是說：「卓榮泰大飆媒體說，總統府上下為了找出這些單據及發票，從昨天到今天只做了這麼一件事；他強調，總統府做事有總統府該嚴守的份際，不應該把這些資料印發給外界，「但是如果連這樣看還不相信的話，這個國家是沒有信賴感的」。

聽到這句話，真是令人害怕，只為了找幾張單據，總統府上下就全部動員，兩天內只做了這麼一件事。暫不論卓副秘書長所出示單據之真假，依照內部控制的實務與原理，本人初步予以診斷總統府內部共計有以下缺失：

1. 費用核銷單據歸檔不確實：請款人持費用單據向會計（出納）請款時，必須填寫請款單並檢附單據，由會計、主計人員審核無誤後，再由出納撥款給請款人。而會計人員必須將該筆請款，鍵入電腦系統（倘無系統，則人工處理），產生傳票後將請款單暨相關單據憑證一併歸檔。還有，單據必須開立抬頭，這也未在一閃而過的發票中被發現。然誠如卓副秘書長所言，傾全府上下之力尋找該份單據，則可做以下推論：一、該費用並未由會計室核銷處理。二、倘經會計室核銷處理，則會計人員並未妥善將單據與傳票依序分類歸檔。
2. 文件分級制度有待加強：因國務機要費涉國家機密，因之不需送交審計部審核，也代表這些單據係屬國家機密，屬於機密或極機密文件。既然是密級以上的文件，為何可以讓全總統府上下一起尋找此單據？財會單位的事情，難道需要所有總統府的人員，包含了理髮室的小姐、員工餐廳的廚師與打菜阿姨一起下去翻箱倒櫃？
3. 憑證保管有重大缺失：找個憑證，只要會計人員到傳票室依序號尋找即可輕鬆覓得，若總統府傳票室不夠大，該單據業已入庫，那麼也該於入庫時造冊登記，亦可輕鬆得知入庫的日期與批號。

由以上缺失，本人建議總統府應採取的措施如下：
1. 強化費用核銷流程之控制。建立有效之覆核機制，確保該流程控制點之有效性。
2. 落實文件分級制度。機密文件該由層級與權責相當之人員才可接觸，不可為了找幾張單據傾全府之力尋找，以免國家機密外洩。
3. 加強憑證管理機制。傳票存放於傳票室，必須經過確認之程序，以確保該傳票已確實存放入傳票室，自傳票室封箱移自庫房時，亦必須造冊列管，以確保該傳票亦確實入庫。人員進出傳票室與庫房，必須經過有權人之核可，以確保傳票室與庫房之有效管理。

最後，因為未經實地查核，無從得知相關流程是否仍存有相關缺失或弊端，因此總統府若覺得有必要，本人可以提供專業意見之諮詢，給予更詳盡之改善建議。



註：
1. http://news.chinatimes.com/Chinatimes/newslist/newslist-content/0,3546,110501+112006062400002,00.html
2. http://www.ettoday.com/2006/06/23/301-1957624.htm