影印機係由光學、物理原理與機械傳動所組合而成的事務機器，使用時所產生的熱氣、傳動組件的磨損及碳粉的消耗與汙染，都會造成機器的故障，因此如何善加使用與定期保養，是延長影印機壽命的基本要項。

(一)裝機時要選擇適當場所擺設，避免陽光直射、過熱、過冷、落塵量人的地點，且要通風良好。
(二)為使操作、消耗品更換及定期保養較為便利，應至少保留機器後側10公分、左右側各80公分的空間。
三)操作機器須輕柔，原稿蓋板要輕輕掀開與放下，按鍵時不可太用力。
(四)停電或不使用時要關掉電源開關甚至拔掉電源插頭。
(五)經常以酒精擦拭原稿蓋板與玻璃，以保持清潔，擦拭時必須關掉電源，以防觸電。
(六)影印機的碳粉會汙染內部機件造成故障。因此在更換碳粉時，應同時擦拭內部機件。
(七)連續影印的時間不可太長，避免機件疲勞，且應做定期維護。
(八)碳粉對人體有害，勿使其外洩。
(九)強光會傷及眼睛，蓋板應蓋妥勿讓強光外射，造成傷害。
(十)影印機使用中會產生臭氧，應定期檢查過濾網，避免臭氧外洩。
(十一)紙張的使用力求節儉，盡量影印兩面，廢紙應做回收，以達環保概念。

資料來源：content.edu.tw/junior/life_tech/tc_jr/student/course/202/brief10.htm