2011-01-22 01:35:47Jason LAI, PMP 則先

[专案管理] Deliverable 专案之源

能看到这个标题,会有些从事专案管理/项目管理的朋友觉得奇怪,Jason在这里把“Deliverable”跟“专案之源”扯在一起,关联性在哪里?

以字面意义来说,的确没什么关系,“deliverable”指的是“可交付物”,而不是“专案之源”,原因很简单:
在专案管理的范畴里面,是以时间轴作为专案发展的轴心,将整个专案设定“起点”及“终点”,而针对这“两点之间”的时间进行“过程管理”的动作。

延续前一篇讲WBS的文章([专案管理]浅谈WBS)里面的筹办婚礼例子,某对新人打算於2010年6月6日结婚,这“2011年6月6日”就是整个婚礼筹备专案的“终点/结束点”,而开始筹备整个婚礼计划的时间点就是这个专案的“起始点”,所以,这个专案的内容,就是基于这段时间轴,从开始拟定这个专案计划书,一直到完成婚礼当天,为了完成这个婚礼所作的所有的动作。

要做到“巨细靡遗”不漏失,而事先在计划阶段(Plan Stage,整个行动流程我们叫做PDCA,之后再专文来解释,如果你等不及了,搜索引擎可以协助你先找到答案)就将整个婚礼(专案)的必要完成事项罗列出来,绝对不会是一件简单的工作,要做到滴水不漏,诀窍就在於,“幻想”。

“幻想”一词听起来貌似虚无缥缈,其实也就是现今人们觉得凡事实际点好,因此在思维逻辑上潜意识就极力避免自己去“幻想”,殊不知这才是最重要的开门钥。这么说吧,我们都会钦羡有经验的老鸟,佩服他们总是能够在事情出现突发状况时马上冷静地做出应变,并总是让难关化险为夷,他们为什么具备这样的能力,我们又如何能够同样具备这样的“高瞻远瞩”视角,事先预测事情发展的方向?

因为他们已经有过类似的经验,能够“看到”将来事情发展时的“事发现场”,而提前针对自己想要发生的结果做出决策影响并引导事情往可控的方向发展,第一次包饺子你可能没法漂亮的塞入适量的内馅,做出好看的捏边,但如果是包了10,000个了之后呢?

所以,之所以我们称呼他们前辈,之所以他们总是料事如神,或是,之所以他们总是知道我们在哪里会使小聪明,全在因为他们遇过同样的情形、干过同样的坏事,拥有了丰富的经验,因此遇到状况可以应付自如,有很多企业就为了在成长发展中降低自身的风险跟学习成本,延揽了在业界的老鸟做顾问。

但并不是每件事情都能请到顾问协助,即使能藉由别人的经验来减少风险,执行上还是得要我们亲力亲为,无法假手他人,比如说,结婚?(我最常用来跟朋友说明的例子,其实跟“通俗”一点:你可以问人最近的厕所在哪里,但是你没法请别人“帮你上厕所”,对吧?)因此,让自己发挥想象力,运用“幻想”的方式,让自己在事情还没发生之前,就“身历其境”先“站”到现场,环顾四周确认有哪些需要出现的事件跟人物,然后“回到现在”,将这些关键元素列出并加以准备(这就是WBS)。

好了,你有了整个专案的起点时间、终点时间,形成了专案需求,也借由Deliverable的定义,将整个专案要产出的结果明确了(比如说包好10颗很漂亮的水饺,不过在专案管理里面,不建议使用形容词来描述Deliverable,因为每个人的定义不同,会产生歧异及矛盾,最好采用可以量化的叙述,来确认不同人在认知上的同步),还学会了要从结果往回推到现在,知道要把事情分解成哪些步奏来完成(WBS),但我不会跟你保证你会成功,因为,你只是掌握了专案管理的基本技巧,要增加自己成功的几率,你还需要知道一些诀窍,我们以后慢慢跟你分享。

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