辦展驚魂記(林依伶)
一年一度的上海展會,即將來臨。只剩下不到兩個月時間,神經又開始緊張起來。再次檢視相關資料,順手翻起了前幾年的出差報告,不由得想起最令人印象深刻的一次。
首先是展場的設計及工程發包。因地緣關係,第一次嘗試與上海當地的設計公司配合,以便充份運用在地的資源。有別於日常的業務開發工作,這次,反客為主地成了「客戶」,開始與當地設計師頻繁地溝通。
會選用此位設計師的原因之一是,他展現出令人佩服的積極態度,一再地遊說我們。除了展示他的作品之外,還主動提供好幾個成功的服務個案,業主均是台灣廠商。在徵詢之後,廠商們對他的評價,大多數是正面的。雖有提醒些小問題需注意,整體來說,口碑非常不錯。所以,也就放心地與他合作。
另一方面,展品進出會場的部份,因無法像往年一般,由當地聯展的公司,一手包辦展品進退場事宜,我們另找了配合的快遞公司,分成兩批寄出。一批從台灣直入展場(A快遞公司);另一批,則是從大陸東莞的分廠,幫忙寄到展場(B快遞公司)。比較擔心的是台灣寄出的展品,因台灣快遞公司在大陸當地的快遞公司,是彼此靠行的關係。為了接下我們這筆生意,A公司的主管當場直撥手機給對岸的配合公司,直等到對方肯定可以送貨,才同意讓他們承辦。
參展人員的簽證、住宿安排及行程,都一一確認過。一切準備就緒,只等開展前,到當地進行驗收即可。
好不容易到了開展前三天,一如慣例我們也風塵僕僕地到了上海,打算隔天進會場監工及進行驗收。睡前,打開手提電腦,習慣地查看是否有電子郵件待處理。此時,線上的skype閃著訊息。原來是大陸的設計師也在線上。興奮地跟他打招呼,想說幾個星期密切聯繫下來,已有些工作默契。總算來到上海,明天終於可見面詳談,不再是隔著台灣海峽。
沒想到,對方丟出「震撼彈」。在線上告知,他已離開設計公司,明天進會場時,他不會在場,也不方便出現。一時間,睡意全消,整個背脊發麻!趕緊問他,是怎麼回事?明明離開台灣時,一切都還很正常啊!聽起來,他(也是股東)跟另一位股東意見不合,大吵一架後,斷然地離開公司。事情發生得太突然了,我們的案子,從頭到尾只跟這位仁兄接洽,不曾與第二位聯絡過。對方雖主動告知已交辦給另一位同事,且留下手機號碼,要我們萬不得已時再找他。但,他真的不方便出面。情非得已,他真的對我們很抱歉!
抱著忐忑不安的心,一夜難眠地挨到天亮。頭一次,希望天不要亮,太陽不要那麼早起。真不知進到會場,會是什麼樣狀況在等著我們?我們的案子,真的會如對方所說的,已交辦妥當,會有人出面承接嗎?有太多的可能,加上之前聽到許多不好的案例,萬一,萬一……該如何是好?!抬頭望向窗外,一早的天氣灰濛濛地,就像我們的心情一般。不久,下起了大雨,在如箭急下的大雨中,攔了計程車,硬著頭皮直往會場去。
光地建館的展地,已有工人在作業。不久,有人來自我介紹,帶著確認好的工程圖紙。一看,果然是我們家的展場建館圖。暗暗鬆了一口氣,希望能有驚無險地順利完工。連續盯了兩天的進度,終於在開展前一天,展場搭建告一段落。也在同一天,我們需完成佈展,準備隔天開展。現,只剩下展品及活動支架得相關道具,尚未到位。
負責聯絡的同事,氣急敗壞地來說,出了狀況。大陸分廠寄來的展品,司機(B快遞公司)不想等了,已把展品載走,
輪流跟同事倆,奪命連環CALL。一個拚命打給
正好聽到另一位同事正在跟司機老大講電話,這己是打了好幾通之後,對方勉強接起來聽的電話。一向好脾氣的同事,講著講著,居然開始火大起來了。一聽,苗頭不對,沒時間跟服務站的人囉唆了,趕緊接過來聽。想不到,平常愛演的本性,此時派上用場了。左一聲「大哥」,右一聲「大哥」,低聲下氣好說歹說地把司機老大勸回頭了。從原本強硬地大聲嚷嚷著,「你們慢慢等吧!我明天才要送!」變成「好,我已經過了xx橋了,我再調頭回來吧~」算是,又驚險地過了一關。
原來,會場太大了。
只能使出絕招,把男人婆的聲音頻道,切換成溫柔可人,無辜的小女子,請「大哥們」高抬貴手囉~雖然,我也是氣得牙癢癢的,且輕聲細語地說話,更不是我的本性,但,好「女」不吃眼前虧!把道理說通了,贏了對方,那又如何?對方不理你,明天再把貨送過來,他只是慢了一天才到,他不認為他會有什麼損失。就算,事後我們可以客訴求償。可是,我們準備了那麼久的展會,當下卻是泡湯了。到底誰才是贏家呢?面對同事說,我的脾氣怎麼那麼好,可以忍受這種不合理的事。我是如此想,也這樣跟同事說。
沒多久,另一家A快遞公司打來通知,貨己送到,需要我們協助把貨送進會場。跟同事出前門一看,兩位純樸的快遞員,已把四、五箱的貨堆在小推車上,正等著我們。天空又開始下起雨,為加快速度,我們兩個女生也幫著推車。光是推進去會場,也有一段距離。路上才知,這家快遞公司在當地的據點已撤走,他們是從一百多公里外,把貨送過來,且堅持要送到我們的展位才行。因為,他們上級已答應台灣那裡,會把貨送達。
在雨中推著車,聽到A快遞公司如此信守承諾的說著,相對於才剛剛經歷B公司差點被放鴿子的我們,內心翻滾著不同滋味,有著不同的感動!
在短短幾天內,起起伏伏地經歷這些「非常」的經驗,就像是洗過三溫暖一般,在幾年後的現在,回顧起來,少了當時的不理解,多了幾分對人生的體驗,有著暖暖的溫馨。
2012.09.14
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