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工作計畫研擬技巧

林海清

中台科技大學文教所教授兼學務長

課程重點摘要

　　學校行政業務計畫是推動行政革新與校務發展計畫的主要工作，無論其為近程、中程或長程，不僅能顯示追求進步的企圖,也是學校辦學績效的展現,因此工作計畫的良寙攸關學校行政運作的績效與學校辦學的績效至鉅且大。

所謂計畫是運用智慧，組織並選擇最好的方法，努力達成目的的手段與理性思維的過程;本課程的研習目標即在使研習同仁熟悉學校行政工作計畫的性質、目標與功能以及研擬工作計畫的技術與要領;亦即身為行政人員應如何妥適設計處理目前及未來所需面對的事務，包括決定未來的目標以及達成這些目標的適當方法、策略與手段等所有一連串的過程與活動。

   研討的內容包括工作計畫的意義與功能，工作計畫的主要性質、類別、內涵與所受限制、工作計畫擬定的步驟與執行的程序、工作計畫擬定的原則與要領、工作計畫執行的原則與方法、工作計畫的追蹤與管考---等。研習的過程從實務的導向出發 並藉由理論的探討與原則的歸納而後應用到實例的探討，俾達成課程的精神與目標。

壹、工作計畫的意義與功用

一、計畫的意義

二、計畫的效用與功能

三、工作計畫的特質

四、工作計畫的類別

(一)依實施期程分

1.長程計畫：七年以上

2.中程計畫：三至六年

3.短程計畫：一至二年

4.即時計畫：一年以內

(二)依主管部門分

1.教務行政工作計畫

2.學務行政工作計畫

3.總務行政工作計畫

4.研發行政工作計畫

5 學術行政工作計畫

    (三)依時效限制分

1.常備性工作計畫

2.持續性工作計畫

3.年度性工作計畫

4.一次性工作計畫

    (四)依實施層面分

1.鉅觀工作計畫

2.微觀工作計畫

五、工作計畫的限制

(一)理論上的限制

1.預測性

2.不確實性

(二)人力上限制

(三)資源上限制

(四)績效上限制

(五)時空上限制

貳、工作計畫的內涵

    一、what（內容）：即計畫目標

    二、why（為何）：即問題分析

    三、who（對象）：人力資源配置

    四、when（何時）：準備和執行的時程表

    五、where（何處）：實施之地點場所

    六、how much（如何）：即策略步驟與經費預算

    七、effect(預期成效):即效果的預測  

叁、工作計畫擬定的程序與要領

一、擬定的步驟與程序

(一)設定計畫目標

(二)確定先決條件

(三)發展備選執行方案

(四)評估並決定執行方案

(五)擬定輔助方案

(六)建立評估考核制度

(七) 編列預算

二、擬定的原則與要領

(一)計畫形成階段

1.分析：資訊彙整與情報分析

2.構想：訂定目標創意設計

3.落實：擬定執行方案及書面說明

4.溝通：說明意圖尋求支持

5.評估：

(1)計畫之必要性可行性、受益性及合理性

(2)計畫時程與經費推估之合理性

(3)計畫方案之急迫性與優先性

(二)規畫與設計階段

1.檢視計畫涉及的必要項目及所需時程

2.完整明列具體工作項目期程與經費預算

3.妥為規畫設計期程合理化

4.落實中程計畫及先期作業相關機制運作

5.妥適調整計畫預算

(三)計畫審議階段

 1.建立內部溝通共識

 2.協調相關執行及配合單位

 3.檢核計畫是否符合審議指標

 4.落實執行資訊回饋考量年度執行能量

(四)計畫執行階段

 1.確實擬定執行計畫預為辦理前置作業

 2.強化計畫管理機制有效監控計畫執行

 3.加強垂直與橫向的協調聯繫

 4.建立計畫風險管理意識

 5.掌握外在環境變化的資訊

 6.研擬有效的執行手段與策略

 7.加強計畫的行銷與溝通

 8.適時反映組織的價值與信念

(五)計畫評核階段

 1.訂定合理的評核機制與評估指標

 2.妥適運用考核資訊發揮激勵與改進之效用

 3.加強分層考核制度落實自我管理的效用

 4.加強中央與地方的分工與合作

 5.提供回饋改善的機制

伍、研擬工作計畫應具備的修為與能力

 (一)基本修為

1.把握學校發展目標

2.追求學校公共利益與福祉

3.力求成本效益精神

4.發揮責任心與使命感

 (二)關鍵能力

   1.敏銳的觀察力

   2.資訊的運用力

   3.判斷的預測力

   4.創造的加值力

   5.系統的整合力

   6.溝通的說服力

   7.構想的企畫力

   8.分析的表達力

陸、工作計畫的格式

計畫內容參考格式包括：

一、計畫緣起

(一)依據。

(二)未來環境預測。

(三)問題評析。

二、計畫目標

(一)目標說明。

(二)達成目標之限制。

(三)預期績效指標及評估基準。

三、現行相關政策及方案之檢討。

四、執行策略及方法

（一）主要工作項目。

（二）分期（年）執行策略。

（三）執行步驟(方法)與分工。

五、資源需求

(一)經費需求。

(二)經費來源及計算基準。

(三)其他資源需求說明。

六、預期效果及影響。

七、附則

(一)備選方案之分析及評估。

(二)有關機關配合事項。

(三)其他有關事項。

柒、習作

   學校接受教育部的委託，承辦為期三天的全國技職校院產學合作工作研討會，請你就學校立場擬定該項工作計畫一份。

結語

一、發揮創意，增進附加價值

二、貫徹執行，展現行政績效

參考書目

1、林海清(2004)。工作計畫之研擬。台北：文官e學院。

2、鍾起岱(2003)。計畫方法學。台北：五南書局。

3、邱吉鶴、莊麗蘭(2005)。施政計畫執行力之探討。研考雙月刊29(2)，頁50-60。

4、陳奕宇(2003)。成為企畫高手。台北：百圓出版社。