一本買不到的管理書.......雷神公司CEO史瓦森

雷神公司CEO史瓦森，為公司大刀闊斧進行改革，寫下亮眼的成績。
他將三十多年來的管理智慧，整理成二十幾個簡單的管理原則，給公司高階主管參考。這本七十六頁的薄薄小冊，卻成為企業界爭相索閱的武功祕笈。

這本書在任何一家書店都買不到，但是卻成為美國不少高階主管私下流傳的書。

去年十月，美國投資大師巴菲特（Warren Buffett）在看完這本書之後，寫了一封信告訴作者：「這真的是我讀過最好的書之一。」巴菲特把這本書送給幾十位員工和親友。他的一位員工表示，為巴菲特工作這麼多年，這是他第一次送書給員工。

奇異公司前CEO威爾許（Jack Welch）說：「這是一本很棒的小手冊，每一條原則都具有意義。」他表示，這本書幾乎包含了所有的管理議題，他尤其喜歡其中腳踏實地的風格，對於任何的CEO而言，都值得一讀。

「基業長青」、「從A到A+」兩本管理暢銷書的作者柯林斯（Jim Collins），在看這本書時點頭如搗蒜。柯林斯認為，書中絕大部分的原則，都符合他的研究中，A+級CEO的經營管理哲學。

這本書的書名是「史瓦森的私房管理原則」（Swanson’s Unwritten Rules of Management），作者是美國第四大國防器材製造公司雷神（Raythoen）董事長兼CEO、今年五十六歲的史瓦森（William Swanson）。

熱門的地下書籍
一九七二年，史瓦森從加州州立技術大學拿到工業工程學士之後，就加入雷神，並一路升遷，二○○三年成為CEO，二○○四年再成為董事長。雷神早在一九二二年便創立，當時專門製造收音機中的真空管零件，長期以來，公司一直朝民用與軍用兩個市場雙向前進。直到幾年前，公司都還在製造瓦斯爐、洗衣機等品，有些事業虧損連連。現在，公司將重心放在軍用市場。

接下CEO的職務之後，史瓦森逐漸掃除公司所面對的問題，包括公司的帳目受到調查、財務長被迫離職、資產價值大幅縮水、若干事業部門的表現不佳等。目前，該公司已經連續六季營收及利潤雙雙成長，去年營收成長了12%，達二百億美元。許多人將雷神找到高科技武器的事業核心，以及收拾公司的爛攤子，都歸功於史瓦森。

史瓦森當上CEO之後，將自己三十多年來從工作中體會到的管理智慧，整理成二、三十個簡單的原則，一一傳授給員工。一開始，員工一邊聽講，一邊把這些原則抄在筆記本上，後來史瓦森改用Powerpoint講解，員工可以直接拿到檔案。去年，史瓦森進一步將內容整理成一本七十六頁的灰皮書，發給公司最高階的三百位主管參考。

想要一窺這本從來沒有正式出版過的書，必須要透過在雷神擔任高階主管的人，才能夠拿到。七月號的Business2.0雜誌評論，史瓦森善於把複雜的事物，簡化為容易了解的想法，書中原則看似簡單，卻直指管理議題的核心。

今年六月底，路透社也以「關於領導議題的地下書籍成為主流」為標題，報導了史瓦森管理原則。報導中指出，這本書的內容看起來雖然沒有石破天驚之處，卻是管理者常常忽略的原則。許多主管在看完這本書之後，又再跟公司多要了幾本，拿去轉送給別人。路透社估算，雷神總共已經發出了約一萬本，成為美國管理圈的熱門書籍。

根據史瓦森接受媒體採訪、在各種場合中的演講，以及朋友員工的轉述等，本刊整理出史瓦森對於書中部分原則的詮釋：
★學會說：「我不知道。」
人不是生下來就知道所有的事情，別人也不會期望你生下來就知道所有的事情，但是，一個生下來就具備有學習的能力。史瓦森發現，好的領導人通常都是終身學習者。

他建議，一個人應該抱持無所懼的態度，在適當的時候，不要害怕說：「我不知道。」之後再去找出答案。在會議中，常會出現一種人，他明顯不知道自己在說什麼，但仍然努力發言。其實在這種情況中，沉默才是金。很多員工常會設法讓主管留下好印象，所以有時候，史瓦森會故意問員工一個他已經知道答案的問題，以測試員工的個性。有自信的人知道自己的優缺點，不會不懂裝懂，他們會直截了當地說：「我不知道。」

★如果你沒有遭到批評，可能是你做的事並不多
當一個人剛接下一個工作職責時，很容易會想要避免做決定，以避免遭到批評。優秀的領導人即使知道會招來批評，也會做下必須做的困難決定。史瓦森深切體會過這項原則。一九九七年，雷神大手筆砸下一百三十億美元併購了德州儀器（Texas Instruments）的國防用品事業，以及休斯（Hughes）公司。當時身為執行副總裁的史瓦森，負責整合這兩家過去的競爭對手。

史瓦森接下職務後，採取的第一個行動是從三家公司各找一些主管，組成二十四人工作團隊，一起擬出整合計畫。從一九九七年末到一九九九年中，史瓦森根據計劃，進行了業界有史以來最大規模的裁員行動，總共裁掉了二萬七千名員工，佔公司當時員工總數的四分之一。

結果，被裁汰掉的員工抱怨連連，當史瓦森關掉德州的兩座工廠時，德州的參議員還向公司宣戰，威脅抵制公司相關的預算。當這些人覺得史瓦森的動作過大時，華爾街卻批評公司的整合步調過慢。史瓦森遭受內外夾攻。

這項決策當時遭到各種批評，事後卻開花結果，如果雷神當時沒有進行大幅度的併購整合，公司可能已經退出飛彈製造的市場。當年史瓦森打下的基礎，幫助公司蛻變為高科技武器的領導品牌。在九一一事件之後，因為反恐需求高漲，更加突顯出雷神的優勢。

★觀察缺少了什麼
這是史瓦森自己很喜歡的一個原則。他觀察許多人知道如何改進已經存在的事物，但是很少有人能夠看出，還缺少了哪些事物。

當大家在看一個產品或問題時，傾向於把焦點放在已經呈現在眼前的部分，常常精雕細琢各種細節。但是有時候，不存在的部分反而更重要。當一個人的職務越往上升時，這個觀念變得越重要，因為這是策略思考的一環。雷神進行的兩大併購案，史瓦森都主導力挺。他觀察到，軍事界的未來趨勢，將從龐大的地面部隊、大砲飛彈系統以及高級戰鬥機，轉移至全面採用新資訊科技，併購案可以增加公司的新國防產品技術，補足公司的產品線。事後證明，他看到「公司所缺」的眼光十分正確。

★假設全世界都會知道
有一次，雷神在麻州一家工廠的屋頂，重新鋪上的一層白色表面，結果新屋頂吸引了許多海鷗在上面活動排泄。針對這個改變，員工為史瓦森做了一個簡報，簡報中出現一張一隻海鷗死在屋頂上的照片。二十四小時之後，一個地方小報刊登了那張照片，並且指稱雷神的工廠毒害了海鷗，但事實並非如此。

從那次經驗中，史瓦森學到了一個教訓：出現在簡報中的內容，要假設全世界都會知道，並且以這個假設為前提處理內容。就算有人保證，資料只供內部使用，完全保密而且不可能會外流，公司還是要假設資訊已經外流，而且會被刊登在各大報上。

史瓦森建議員工，永遠假設做簡報的那五個人，已經各向五個人提過簡報的內容，因此簡報正在進行時，至少已經有幾十個人知道內容。如此一來，即使面對「關上門談事情」的狀況，舉止談話也要小心謹慎，即使將來門外的人知道了門內的事情，也能坦然以對。

★投入最大的努力
史瓦森是一個很專注投入的人。高中畢業因為拿到高爾夫球獎學金，而進入大學就讀，但是在校的四年時光，他用心於學業，最後以特優的成績畢業。當上雷神的CEO之後，他每天七點之前就會出門晨跑，一天通常工作十四小時，99%的電子郵件，他都會親自回覆。史瓦森有一半的周末都在外地出差，他希望盡可能跟公司的每一位員工都握過手。

在別人不看好時，他這種專注投入的程度也不會減少。一九九九年末，外界質疑雷神隊併購的整合是否得當，公司的股票一度因而大跌，史瓦森被轉派到管理規模少了一半的電子系統部門。

許多人以為他的事業生涯就此結束，但是事實正好相反，兩年內，他所領導新部門專門提供新式高科技軍事設備的關鍵產品，成為全公司最賺錢的部門，營收升高到佔公司總營收的四成。

★不要直接向對方的主管抱怨
史瓦森剛加入雷神時，他跟其他六位年輕的工程師，同在一位主管旗下工作。其中有一名年輕的工程師，寫了一封抱怨信給工作團隊外的高階主管，並且寄給許多人信件的副本，結果引起許多人不滿。史瓦森認為，現在電子郵件具有副本功能，更容易產生這種情況。

在接受Business2.0雜誌訪問時，史瓦森說：「如果你有事情要抱怨，直接告訴當事人，給他一個改進解決的機會。」跳過當事人，直接向他的主管抱怨，會喪失別人對自己的尊敬。更糟的是，這種行為會耗損一個組織的精力，因為「衝突不會增加任何的價值」。

★記得你代表的是公司
史瓦森在演講中曾說，雷神有八萬名員工，只要其中一個員工出錯，就有可能為公司帶來問題。因此，他花很多時間向員工強調道德與正直，並且要求員工把公司的名聲看做自己的名聲一樣重要。公司的名聲是建立在每個員工的行為上。他認為，任何會破壞公司名聲的員工，都不應該繼續留在公司工作。

★享受你在做的事情
史瓦森相信，每個人每天都花許多時間在辦公室裡，這些時間跟快樂的人一起度過，會比較有意思。

史瓦森很不喜歡和沮喪的人在一起，因為他自己也會跟著沮喪。他認為，最好的主管懂得透過享受他們正在做的事情，完全投入工作，因此他很喜歡尋找這種特質的人當員工。

史瓦森在工作時，會以不同的方式，傳達出一個訊息：他很享受正在做的事情。一位曾在五年前和史瓦森一起參觀工廠的參謀長回憶，八○年代史瓦森曾經在那家工廠當過廠長，二十年後，史瓦森一走進工廠，卻叫得出員工的名字，他還問員工：「你的女兒瑪蘭達還好嗎？」史瓦森會記住身邊的人的許多細節，這樣的故事俯拾皆是。

只要聽過史瓦森演講的人都不難發現，演講中他常常會提到員工的名字，如果被提到的員工人在現場，他還會請他們站起來，讓聽眾看到他們，或者給予他們掌聲。

公司積極推動六標準差（Six Sigma），當員工拿到相關證照時，史瓦森和太太會親自邀請員工以及他們的親友，一起共度週末。與史瓦森共事，氣氛舒服溫暖。

四項必備的特質
這本書以好的領導人必備的四項特質作結。史瓦森指出，這四項特質包括：
一、自信。好的領導人知道自己的優缺點，學習改進自己，而且擁有足夠的信心，敢於在公司中推動事物，也願意面對挑戰，讓公司變得更好。
二、願意奉獻。也就是面對每一項工作，都盡最大的努力。
三、正直。做對的事，尤其是沒有人在看的時候。史瓦森認為，這一點再怎麼強調都不夠，因為一家公司的聲譽，是沒有辦法討價還價的。沒有了聲譽，公司就什麼都沒有了。
四、愛。有時候，當他提到這項特質時，聽眾會有些驚訝，因為這個字在一般公司中不常看到，但是好的領導人會常常展現這個特質，他們在乎公司，也在乎共事的員工。

史瓦森的武功祕笈去年初，美國非裔工程師與資訊科技（USBE & Information Technology）雜誌，將史瓦森的私房管理原則，整理摘要出二十五個簡短的原則：(1)學會說：「我不知道。」如果運用得當，這句話常常都用得到。
(2)進入一件事情，比脫離一件事情容易。
(3)如果你沒有遭到批評，可能是你做的事情並不多。
(4)觀察缺少了什麼。許多人知道如何改進已經存在的事物，但是很少有人能夠看出，還缺少了哪些事物。
(5)出現在簡報中的內容，要假設全世界都會知道，並且以這個假設為前提處理內容。
(6)為你能夠自在說出真相的人工作，記住，你不能選擇誰當你的親戚，但是你可以選擇誰當你的老闆。
(7)持續檢視事情的發展，確定真正產生的成果，跟當初認為的一樣。
(8)不管一開始你所接到的工作，看起來有多不起眼，都要投入最大的努力。
(9)不要被視為虎頭蛇尾的人。
(10)在進行一項工作時，不要等別人，要主動出擊，確定工作能夠完成。
(11)以文字向員工確認你的指示內容，以及他們需要投入的程度，不要一味認為工作一定會如你預期地完成。
(12)不要害怕，表達自己的想法，推銷自己的點子。
(13)經驗證明，說話時最了解情況，以及最有自信的人，通常也是能夠完成任務的人。
(14)在做口頭與書面報告時，力求簡潔明瞭。
(15)表達看法時，對於事實的部分是否正確，要特別小心。
(16)不要忘了，你在為老闆工作。隨時讓他知道最新的情況，避免讓他感到驚訝。不管老闆想要什麼，都應該成為第一順位的工作。
(17)在一個井然有序的公司中，提出承諾、安排流程、進行評估都很重要。你一定要做出承諾，不要依賴常聽到的藉口，例如：「因為有許多不確定的因素，所以我沒有辦法做出判斷。」
(18)不要直接向對方的主管抱怨。寄電子郵件時，順便寄副本給對方的主管，非常容易引起對方反感。
(19)在跟公司外的人互動時，記得你代表的是公司，答應事情時要謹慎。
(20)培養用最簡單的詞句表達的習慣。
(21)當你引起了一個緊急狀況時，不要太緊張，保持冷靜。
(22)培養迅速、明確做出決定的習慣。
(23)做決定時，事情的優點比事情的缺點容易應付的多，你的老闆也想要知道事情有哪些缺點（也就是，如果有壞消息，提早讓老闆知道，不要等到事情已經到不可挽救的地步，才不得不讓老闆知道）。
(24)永遠不要喪失幽默感。
(25)享受你在做的事情，這份感覺會反映在你的工作上。除了愛抱怨的人自己之外，沒有人喜歡愛抱怨的人。