2008-09-12 08:29:04大頭
你也能當時間管理高手
只要是懂得「排」時間和「偷」時間的竅門，每個人都可以聰明、從容過日子。 撰文：李翠卿
企管專家馬可‧麥西尼曾說過一個小故事：想像有一個戶頭，每天存進86,400元隨意讓你使用，不過，每天晚上12點以後，不管你有沒有花完，就自動歸零，隔天又存入86,400元，如此週而復始。
若這個戶頭是你的，你會怎麼做？一一定是想盡辦法，充分利用每一塊錢，甚至會想辦法把這些錢轉投資成其他資產吧？
事實上，每個人真的有一個這樣的戶頭，只不過存取的不是金錢，而是時間，每天存進86,400秒，只能提取，不能增加。
現在，你知道該怎麼做了嗎？
小心！9大時間殺手
「我真的很想把事情做好，可是我時間不夠用！」
你是否常有這種感慨？事實上，我們可能不是真的沒時間，而是我們把時間拿去做錯誤的「採買」了，不知不覺浪費掉大好時光。
以下列舉偷走我們時間的9大殺手，若能有效改進或防範，必能大大減少「力不從心」的遺憾。
時間殺手 1 不分輕重緩急
缺乏計畫的努力，常常只是做虛功而已，用盡全力，卻仍揮棒落空。
光是建立工作待辦事項的清單是不夠的，必須釐清各項任務之間「輕重緩急」的關係，否則非常可能會陷入瑣事的地獄中，花費龐大心力處理其實並不是那麼重要的事情，延擱了真正要緊的事，製造日後的危機。
時間殺手 2 電話與不速之客
電話與非預期的訪客所佔去的時間是很難估算的，因為我們永遠不知道對方會佔用多久，也許一通電話，一個上午就泡湯了。
許多時間管理專家建議可以多利用語音留言的功能，過濾不必要的來電，或是長話短說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時會回覆，等到手頭的事情告一段落以後，再行回覆。不在預期中的訪客比較難以控制，但仍應掌握「長話短說」的原則。
時間殺手 3 工作環境蕪亂
據統計，辦公桌面雜亂或資料亂放，會讓人平均每年多浪費掉6週的時間。要維持生產力，必須養成物歸原處的習慣，並且把蒐集到的資料整理歸檔，別讓文件氾濫，減少找尋文具或資料的時間。
時間殺手 4 不會說No的爛好人
《時間管理十堂課》的作者羅勃‧布萊說：「世上最容易犯的錯，就是許下過多的承諾。」
因為不善拒絕，名嘴戴晨志過去曾一天排過3場演講，但他發現，這樣只是把自己累壞，而且擠壓到其他時間，所以他現在一週至多接受兩三場演講邀約，接受邀約之前，一定審慎評估，「若不懂得說No，就會累死自己！」
富邦金控執行副總經理兼財務長龔天行雖位居高階主管，但卻能做到天天回家吃晚飯，其中一個秘訣就是，「除非絕對必要，否則我幾乎沒有應酬。」
當自己實在力有未逮時，應該學著堅定地說No，不要牽扯在太多「不好意思」的情緒中。也別用「讓我考慮看看……」這種模稜兩可的回答暫時閃避別人的要求，這對他人也不公平，若真的無法兌現諾言，最好還是直接言明。
時間殺手 5 拖延的壞習慣
進度落後是工作成效差的重要原因。不少人不見棺材不掉淚，習慣把事情積壓到截止期限前才處理，但那個時候已經火燒屁股了，最後不但未能如期完成，倉促下趕工的工作品質也常出現瑕疵。
羅勃‧布萊建議，特別是處理大型專案時，更應把計畫切分為好幾部分，按部就班完成，即使是多麼艱鉅的專案，只要切成小部分，也就沒那麼嚇人，可以各個擊破。
時間殺手 6 一次想完成太多事情
正所謂「貪多嚼不爛」，訂定任何目標時，都應衡量自己的資源與時間，不要一口氣想要完成太多計畫，到最後可能會處處落空。
時間殺手 7 事必躬親不懂授權
在授權或與他人合作之前，必須先想清楚可能的風險，選擇適合的授權或合作對象，一旦決定以後，就不要再事事插手，如此不但打亂自己的時間規劃，也會給下屬或工作夥伴不被信任的感覺。
時間殺手 8 不必要的會議
幾乎所有的時間管理書籍都會把「不必要的會議」列為耽擱時間的重要因素。好的會議固然能收腦力激盪、凝聚共識等效果，但無論如何，開會都應該被視作一個「必要之惡」，即使非開不可，最好能做到準時開始及結束，盡量不要參加不重要的會議，以避免時間消耗。
當然，在職場中我們常是「人在江湖，身不由己」。馬可‧麥西尼建議，若真的無法選擇不開會，至少可以選擇在自己可以做到的範圍內，有效率地進行會議。
時間殺手 9 沈迷於無意義的活動
這類事即是柯維時間管理矩陣中，歸類到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，甚至可以說是一種浪費生命，例如沈溺於電視、八卦瞎掰等。
柯維認為，人們受到緊急事件的壓迫時，常想「逃避」到第四象限，這和一般能夠創造意義的休閒不同，這種逃避只會帶來更多的空虛，同時又把未完成的事情推到更緊急的狀態。
以看電視為例，根據行政院主計處的《國民時間運用調查報告》，國人平均每天看電視160分鐘，一年花1,000小時，若以75歲的壽命為計，從5歲開始看電視，一生總共得耗上8年的時間看電視！試想，若平白多出8年，你能完成多少夢想？
所以，就像名作家史蒂芬‧金說的：「關掉那喋喋不休的盒子吧！」如此你的生活和工作的品質將可大幅改善。
快速做事 Vs. 做正確的事
若能夠避免上述9項時間管理的障礙，對掌握工作進度一定大有助益，但光是這樣的時間管理，還不夠深入，真正徹底的時間管理不只是照顧你的「工作」，還得把你的「人生」考慮進去。
傳統的時間管理，強調的是效率——如何用最短的時間做最多的事情。但新一代的時間管理觀念仍舊重視效率，但並不一味強調「快速」，而是要求人們「做正確的事」。
「不管飛得多麼快的飛機，只要方向錯了，一切都白搭，」代理富蘭克林柯維時間管理課程的卓維及卓睿企管顧問公司顧問謝寶容表示。
急迫的事≠重要的事
成功學大師柯維在《與時間有約》一書中，把時間管理分為四代：第一代的時間管理只是「備忘錄」，做一件劃掉一件；第二代時間管理則開始講究效率，重視規劃與準備，利用行事曆與記事簿，訂定目標一一執行；第三代除了延續第二代的概念以外，並且把「順序」的概念加進去，制訂出短中長期的目標，按優先次序予以實踐。
至於執行的方式，不外乎是：設定目標→擬訂計畫→實踐→評估，到這個階段為止，時間管理仍停留在「提高績效」上，若能善用這項技巧，確實可以有效改善工作品質、創造績效。
但有太多績效出眾，甚至是功成名就的人，在午夜夢迴之際，卻常有一種「不知為何而戰」的空虛感。
你是急迫性偏執狂嗎？
德國時間管理專家羅塔爾‧塞維特認為，成功的秘訣，在於下列四種領域的平衡：績效、健康、人際關係、生命意義。我們的社會型態過度強調績效，偏廢其他三者，以致於逼出了一堆患有「急迫症」的人。
我們以為「散漫」是間管理失敗的唯一表徵，我們很難想像看起來工作效率一流，遭逢危機處變不驚，可能會是有時間管理障礙的人。
但事實上，這些習慣與高壓共處，甚至潛意識還愛上危機的人，實際上可能患了「急迫性偏執」。他們熱中於解決突發狀況，並且從忙碌中得到安全感，認為愈忙的人愈重要，閒著簡直是是種恥辱，不知不覺中，就成了急事的奴隸。
柯維認為，急迫性偏執就好比濫用止痛藥，或許問題可以立刻得到抒解，卻無法根本治療。要知道自己是否有急迫性偏執的傾向，不妨參考【圖表2】，分數愈高，就表示急迫性偏執的傾向愈重。
新一代的時間管理觀念，強調在設定目標之前，必須先慎重思考「角色」與「人生意義」的問題。簡單說，就是一種以「重要的事」，而非「急迫的事」為最高指導原則的時間管理態度。
別忽略「重要但不急的事」
事情的輕重緩急，是我們決定處理順序的根據，只不過，我們通常只把眼光著眼於「緊急」的事情上。
「急迫的事，就好比在瓦斯爐上嗶嗶叫的沸水壺一樣，逼得你非得去關掉不可，」然而，急事不等於要事，謝寶容表示，時間管理要做得好，就是要盡可能降低事情朝緊迫方向發展的可能性。
她以消防隊員的工作為喻，「救火」是處理既重要又緊急的事，但救火在消防隊員的工作時間中，所佔的比例可能不到7％，剩下的時間，其實是花在預防與救災等「重要但沒有燃眉之急」的事情上，若是這部分做得好，就可以降低火災發生的機率。
謝寶容呼籲，「如果我們的工作或生活，每天都處於救火狀態，你覺得這樣健康嗎？」
柯維與塞維特這兩位大師都把事情按「重要」與「急迫」畫分成四等分。第一象限的事既急迫又重要，當然得即刻處理，至於第三象限的事雖然不重要，但由於比較緊急，因此也常耗去人們不少時間，受到這些壓力催逼，人們又習慣逃避到第四象限裡去喘口氣（例如，看電視、閒聊、上網）。
最後，被犧牲掉的是第二象限的事：雖然不緊急，但卻重要的事。
第二象限的事情常與生活品質有關，例如長期的規劃、健康、人際關係等，雖沒有迫切的危機，但我們若一直未能花時間去耕耘，日後可能未必有機會能彌補。
「你不能期待父母永遠健康等我們去孝敬、先生（或太太）永遠願意無怨無悔守候，或是自己的身體永遠撐得住，」謝寶容承認，時間管理常是一個取捨的過程，「但你不能把重要的東西提領一空，到那時候就太遲了。」
因此，時間管理的最高指導原則，就是花心思在「重要」的事情上，不管它緊不緊急。要分辨急迫的事是否重要，我們可以自問：這件事是否有助於達成某種重要的目標？若答案是否定的，就應該歸入第三象限。
以週為單位安排角色
以「日」為計畫單位的時間管理，很有可能會讓事情的急迫性主導我們的優先順位，不妨以「週」為單位做安排。
時間管理專家建議，我們每週應勻出一段完全安靜，可以沈思的時間用來規劃下一週。
「速度不是重點！」謝寶容強調，「要緊的是，有沒有『重要』的事情放在你的計畫中。」
首先，釐清我們所扮演的角色（例如工作、朋友、親子、夫妻以及自我等），思考自己這一週想要如何經營這個角色。
要記住的原則是：不是把時間表填滿再來排順序，而是先列出最重要的事情再來排時間，把瑣事擺在黃金時段以外的時間去做。
比方說，若你認為「自我成長」很重要，希望實踐的方法是聽一場音樂會或閱讀一本書，就得預先空出時段來。當然，你也可以一魚二吃，例如，若同時也想要多與伴侶互動，不妨可以邀伴侶一起去聆聽音樂會，如此只要空出一個時段，就能滿足兩種需求。
把重要事情排好以後，再尋求空檔去處理非關鍵的事情。這些重要時段底定以後，雖不是毫無彈性，但盡量不要去更動取消，如此一來，為了要妥貼照顧到各項需求，必然會有意識地降低無意義的時間浪費（第四象限）。
每天「偷」一點時間做計畫
畢竟「日」是我們生活的基本單位，完成週計畫後，還是有許多日常事務要面對，必須逐日做一些微調。戴晨志就認為「一日之計在於夜」，晚上抽出幾分鐘，想一想隔天該怎麼作息會更有效率。
另一位大忙人微軟總經理邱麗孟，則要求自己每天8：30以前就進辦公室，不待秘書處理，便親自審視行程表，提早進入工作狀況，這個習慣也讓她可以在晚上8：30之前回家陪伴家人。
常有人抱怨老被時間追著跑，工作生活難兩全，其實，只是要懂得「排」時間和「偷」時間的竅門，魚與熊掌，是絕對可以兼得的。
企管專家馬可‧麥西尼曾說過一個小故事：想像有一個戶頭，每天存進86,400元隨意讓你使用，不過，每天晚上12點以後，不管你有沒有花完，就自動歸零，隔天又存入86,400元，如此週而復始。
若這個戶頭是你的，你會怎麼做？一一定是想盡辦法，充分利用每一塊錢，甚至會想辦法把這些錢轉投資成其他資產吧？
事實上，每個人真的有一個這樣的戶頭，只不過存取的不是金錢，而是時間，每天存進86,400秒，只能提取，不能增加。
現在，你知道該怎麼做了嗎？
小心！9大時間殺手
「我真的很想把事情做好，可是我時間不夠用！」
你是否常有這種感慨？事實上，我們可能不是真的沒時間，而是我們把時間拿去做錯誤的「採買」了，不知不覺浪費掉大好時光。
以下列舉偷走我們時間的9大殺手，若能有效改進或防範，必能大大減少「力不從心」的遺憾。
時間殺手 1 不分輕重緩急
缺乏計畫的努力，常常只是做虛功而已，用盡全力，卻仍揮棒落空。
光是建立工作待辦事項的清單是不夠的，必須釐清各項任務之間「輕重緩急」的關係，否則非常可能會陷入瑣事的地獄中，花費龐大心力處理其實並不是那麼重要的事情，延擱了真正要緊的事，製造日後的危機。
時間殺手 2 電話與不速之客
電話與非預期的訪客所佔去的時間是很難估算的，因為我們永遠不知道對方會佔用多久，也許一通電話，一個上午就泡湯了。
許多時間管理專家建議可以多利用語音留言的功能，過濾不必要的來電，或是長話短說，若不是非常緊急的事，不妨禮貌告訴對方何時會回覆，等到手頭的事情告一段落以後，再行回覆。不在預期中的訪客比較難以控制，但仍應掌握「長話短說」的原則。
時間殺手 3 工作環境蕪亂
據統計，辦公桌面雜亂或資料亂放，會讓人平均每年多浪費掉6週的時間。要維持生產力，必須養成物歸原處的習慣，並且把蒐集到的資料整理歸檔，別讓文件氾濫，減少找尋文具或資料的時間。
時間殺手 4 不會說No的爛好人
《時間管理十堂課》的作者羅勃‧布萊說：「世上最容易犯的錯，就是許下過多的承諾。」
因為不善拒絕，名嘴戴晨志過去曾一天排過3場演講，但他發現，這樣只是把自己累壞，而且擠壓到其他時間，所以他現在一週至多接受兩三場演講邀約，接受邀約之前，一定審慎評估，「若不懂得說No，就會累死自己！」
富邦金控執行副總經理兼財務長龔天行雖位居高階主管，但卻能做到天天回家吃晚飯，其中一個秘訣就是，「除非絕對必要，否則我幾乎沒有應酬。」
當自己實在力有未逮時，應該學著堅定地說No，不要牽扯在太多「不好意思」的情緒中。也別用「讓我考慮看看……」這種模稜兩可的回答暫時閃避別人的要求，這對他人也不公平，若真的無法兌現諾言，最好還是直接言明。
時間殺手 5 拖延的壞習慣
進度落後是工作成效差的重要原因。不少人不見棺材不掉淚，習慣把事情積壓到截止期限前才處理，但那個時候已經火燒屁股了，最後不但未能如期完成，倉促下趕工的工作品質也常出現瑕疵。
羅勃‧布萊建議，特別是處理大型專案時，更應把計畫切分為好幾部分，按部就班完成，即使是多麼艱鉅的專案，只要切成小部分，也就沒那麼嚇人，可以各個擊破。
時間殺手 6 一次想完成太多事情
正所謂「貪多嚼不爛」，訂定任何目標時，都應衡量自己的資源與時間，不要一口氣想要完成太多計畫，到最後可能會處處落空。
時間殺手 7 事必躬親不懂授權
在授權或與他人合作之前，必須先想清楚可能的風險，選擇適合的授權或合作對象，一旦決定以後，就不要再事事插手，如此不但打亂自己的時間規劃，也會給下屬或工作夥伴不被信任的感覺。
時間殺手 8 不必要的會議
幾乎所有的時間管理書籍都會把「不必要的會議」列為耽擱時間的重要因素。好的會議固然能收腦力激盪、凝聚共識等效果，但無論如何，開會都應該被視作一個「必要之惡」，即使非開不可，最好能做到準時開始及結束，盡量不要參加不重要的會議，以避免時間消耗。
當然，在職場中我們常是「人在江湖，身不由己」。馬可‧麥西尼建議，若真的無法選擇不開會，至少可以選擇在自己可以做到的範圍內，有效率地進行會議。
時間殺手 9 沈迷於無意義的活動
這類事即是柯維時間管理矩陣中，歸類到第四象限的事，是既不急迫又不重要的事，甚至可以說是一種浪費生命，例如沈溺於電視、八卦瞎掰等。
柯維認為，人們受到緊急事件的壓迫時，常想「逃避」到第四象限，這和一般能夠創造意義的休閒不同，這種逃避只會帶來更多的空虛，同時又把未完成的事情推到更緊急的狀態。
以看電視為例，根據行政院主計處的《國民時間運用調查報告》，國人平均每天看電視160分鐘，一年花1,000小時，若以75歲的壽命為計，從5歲開始看電視，一生總共得耗上8年的時間看電視！試想，若平白多出8年，你能完成多少夢想？
所以，就像名作家史蒂芬‧金說的：「關掉那喋喋不休的盒子吧！」如此你的生活和工作的品質將可大幅改善。
快速做事 Vs. 做正確的事
若能夠避免上述9項時間管理的障礙，對掌握工作進度一定大有助益，但光是這樣的時間管理，還不夠深入，真正徹底的時間管理不只是照顧你的「工作」，還得把你的「人生」考慮進去。
傳統的時間管理，強調的是效率——如何用最短的時間做最多的事情。但新一代的時間管理觀念仍舊重視效率，但並不一味強調「快速」，而是要求人們「做正確的事」。
「不管飛得多麼快的飛機，只要方向錯了，一切都白搭，」代理富蘭克林柯維時間管理課程的卓維及卓睿企管顧問公司顧問謝寶容表示。
急迫的事≠重要的事
成功學大師柯維在《與時間有約》一書中，把時間管理分為四代：第一代的時間管理只是「備忘錄」，做一件劃掉一件；第二代時間管理則開始講究效率，重視規劃與準備，利用行事曆與記事簿，訂定目標一一執行；第三代除了延續第二代的概念以外，並且把「順序」的概念加進去，制訂出短中長期的目標，按優先次序予以實踐。
至於執行的方式，不外乎是：設定目標→擬訂計畫→實踐→評估，到這個階段為止，時間管理仍停留在「提高績效」上，若能善用這項技巧，確實可以有效改善工作品質、創造績效。
但有太多績效出眾，甚至是功成名就的人，在午夜夢迴之際，卻常有一種「不知為何而戰」的空虛感。
你是急迫性偏執狂嗎？
德國時間管理專家羅塔爾‧塞維特認為，成功的秘訣，在於下列四種領域的平衡：績效、健康、人際關係、生命意義。我們的社會型態過度強調績效，偏廢其他三者，以致於逼出了一堆患有「急迫症」的人。
我們以為「散漫」是間管理失敗的唯一表徵，我們很難想像看起來工作效率一流，遭逢危機處變不驚，可能會是有時間管理障礙的人。
但事實上，這些習慣與高壓共處，甚至潛意識還愛上危機的人，實際上可能患了「急迫性偏執」。他們熱中於解決突發狀況，並且從忙碌中得到安全感，認為愈忙的人愈重要，閒著簡直是是種恥辱，不知不覺中，就成了急事的奴隸。
柯維認為，急迫性偏執就好比濫用止痛藥，或許問題可以立刻得到抒解，卻無法根本治療。要知道自己是否有急迫性偏執的傾向，不妨參考【圖表2】，分數愈高，就表示急迫性偏執的傾向愈重。
新一代的時間管理觀念，強調在設定目標之前，必須先慎重思考「角色」與「人生意義」的問題。簡單說，就是一種以「重要的事」，而非「急迫的事」為最高指導原則的時間管理態度。
別忽略「重要但不急的事」
事情的輕重緩急，是我們決定處理順序的根據，只不過，我們通常只把眼光著眼於「緊急」的事情上。
「急迫的事，就好比在瓦斯爐上嗶嗶叫的沸水壺一樣，逼得你非得去關掉不可，」然而，急事不等於要事，謝寶容表示，時間管理要做得好，就是要盡可能降低事情朝緊迫方向發展的可能性。
她以消防隊員的工作為喻，「救火」是處理既重要又緊急的事，但救火在消防隊員的工作時間中，所佔的比例可能不到7％，剩下的時間，其實是花在預防與救災等「重要但沒有燃眉之急」的事情上，若是這部分做得好，就可以降低火災發生的機率。
謝寶容呼籲，「如果我們的工作或生活，每天都處於救火狀態，你覺得這樣健康嗎？」
柯維與塞維特這兩位大師都把事情按「重要」與「急迫」畫分成四等分。第一象限的事既急迫又重要，當然得即刻處理，至於第三象限的事雖然不重要，但由於比較緊急，因此也常耗去人們不少時間，受到這些壓力催逼，人們又習慣逃避到第四象限裡去喘口氣（例如，看電視、閒聊、上網）。
最後，被犧牲掉的是第二象限的事：雖然不緊急，但卻重要的事。
第二象限的事情常與生活品質有關，例如長期的規劃、健康、人際關係等，雖沒有迫切的危機，但我們若一直未能花時間去耕耘，日後可能未必有機會能彌補。
「你不能期待父母永遠健康等我們去孝敬、先生（或太太）永遠願意無怨無悔守候，或是自己的身體永遠撐得住，」謝寶容承認，時間管理常是一個取捨的過程，「但你不能把重要的東西提領一空，到那時候就太遲了。」
因此，時間管理的最高指導原則，就是花心思在「重要」的事情上，不管它緊不緊急。要分辨急迫的事是否重要，我們可以自問：這件事是否有助於達成某種重要的目標？若答案是否定的，就應該歸入第三象限。
以週為單位安排角色
以「日」為計畫單位的時間管理，很有可能會讓事情的急迫性主導我們的優先順位，不妨以「週」為單位做安排。
時間管理專家建議，我們每週應勻出一段完全安靜，可以沈思的時間用來規劃下一週。
「速度不是重點！」謝寶容強調，「要緊的是，有沒有『重要』的事情放在你的計畫中。」
首先，釐清我們所扮演的角色（例如工作、朋友、親子、夫妻以及自我等），思考自己這一週想要如何經營這個角色。
要記住的原則是：不是把時間表填滿再來排順序，而是先列出最重要的事情再來排時間，把瑣事擺在黃金時段以外的時間去做。
比方說，若你認為「自我成長」很重要，希望實踐的方法是聽一場音樂會或閱讀一本書，就得預先空出時段來。當然，你也可以一魚二吃，例如，若同時也想要多與伴侶互動，不妨可以邀伴侶一起去聆聽音樂會，如此只要空出一個時段，就能滿足兩種需求。
把重要事情排好以後，再尋求空檔去處理非關鍵的事情。這些重要時段底定以後，雖不是毫無彈性，但盡量不要去更動取消，如此一來，為了要妥貼照顧到各項需求，必然會有意識地降低無意義的時間浪費（第四象限）。
每天「偷」一點時間做計畫
畢竟「日」是我們生活的基本單位，完成週計畫後，還是有許多日常事務要面對，必須逐日做一些微調。戴晨志就認為「一日之計在於夜」，晚上抽出幾分鐘，想一想隔天該怎麼作息會更有效率。
另一位大忙人微軟總經理邱麗孟，則要求自己每天8：30以前就進辦公室，不待秘書處理，便親自審視行程表，提早進入工作狀況，這個習慣也讓她可以在晚上8：30之前回家陪伴家人。
常有人抱怨老被時間追著跑，工作生活難兩全，其實，只是要懂得「排」時間和「偷」時間的竅門，魚與熊掌，是絕對可以兼得的。