階段１　確認專案成立，提出企劃案

　在這個階段中，你必須確認專案的商業需求，並提出你預計採用的方法。

　例如，你打算針對某項商品，對20～30歲的年輕人進行市調，那麼，你必須確認調查目標、調查方法、範圍、開始與結束時間，以及關係人等（如供應商、顧客、贊助單位等）。

　這個階段要完成的任務是：提出可行且被核可的企劃案，說服高層你可以在計劃的時間與預算內完成，然後確認專案成立。

階段２　清點資源，準備起跑

　你必須在這個階段成立專案小組，啟動專案。

　這個階段要完成的任務是：

　．尋找並徵求適任的成員。

　．與專案成員討論後續各個階段的詳細做法與計劃，製作工作切割表，列出所有工作細項。

　．確認每位成員了解自己應該負責的每項工作。

　．確認關鍵資源已經到位（例如調查要用的電腦、名單、工讀生、召開小組會議的會議室等）。

　．製作專案起跑規劃書（Project Initiation Document）。這份規劃書是你跟專案成員溝通的工具，也是專案的指南，它可合理化這項專案，並清楚列出專案內容。

　在專案起跑規劃書中，你必須回答下列5種問題：

　What：這份專案要解決什麼問題？專案的內容是什麼？限制是什麼？目標是什麼？

　Why：為什麼要進行這項專案？組織（或個人）可以獲得什麼益處？

　Who：參與專案的成員有哪些？重要關係人有哪些？負責人是誰？贊助者是誰？

　How：專案採行的方法是什麼？如何測量成果的品質？

　When：在每個時間點前，應完成哪些任務？何時會結案？

階段３　設計與設定成果

　根據前兩個階段的企劃案、商業需求以及專案起跑規劃書，設定理想的專案成果。

　在這個階段中，你必須設想所有可能發生的問題，然後在問題出現之前就先行解決。一般來說，在這個階段解決問題的成本與難度，會比往後幾個階段解決問題的成本與難度要來得低。

階段４　開發與測試

　第1～3階段，通常會耗費專案經理最多心力，但那是值得的。準備得愈周詳，設計得愈完善，執行起來就愈有效率。

　當萬事俱備後，專案成員在第4階段，就要開始發展具體的專案內容─可能是撰寫軟體、著手調查，或是一套商務流程。

　照著前頭規畫的步驟進行，有了初步成果後，你還需要進行測試，才能確保成果的品質。

階段５　順利結案，檢視成效

　結案是最令人興奮的一刻，但是，別高興得太早，「完成專案」跟「結束專案管理流程」並非同一件事，專案完成並不能保證組織可以從專案成果中獲利。

　在第2階段的「專案起跑規劃書」中，你列出了很多專案的好處。到了第5階段，專案已近尾聲，你就必須仔細檢視，當初列的那些好處，是否都已透過專案的執行顯現出來。

　例如，如果這個專案的好處之一是省下某個百分比的作業成本，現在看出來了嗎？或者，專案實施後，每位同仁都可以在7點前下班，結果真是如此嗎？

　換句話說，你帶領專案小組，花了一整年時間開發出一套系統後，並不是照著執行就算數了，你還要評估這套系統是否有解決原本期待它解決的問題。還有，專案管理所衍生的智慧，是否可以傳承下去。你在這個階段要完成的任務是：

　．完成並儲存所有資料。

　．撰寫後續行動建議書：

　1.執行專案成果時的注意事項；

　2.此專案解決了哪些特定問題；

　3.以這項專案成果為基礎，未來可以進一步發展的工作；

　4.發展這項專案時衍生出什麼新技術與新能力，將來可以運用到其他專案上。

　．有效運用你的關係，將專案小組成員重新分派到適當職位。最理想的狀況是，這些成員到了新職位（或回到原職位）時，可以沿用他在專案中所學習到的經驗與知識。

　專案管理的5個階段，適用於各種類型的專案，一關一關過，一定可以獲得最佳成果。

專案管理9大知識領域

　專案管理涉及的層面非常廣泛，專案經理必須像八爪章魚般，面面俱到。

　美國專案管理協會（Project Management Institute）多年來努力歸納「專案管理」之所以成為一門獨立學科的因素，從而界定出專案經理會涉及到的9大知識領域，目前已成為專案管理界的圭臬：

　1.範疇管理：界定清楚專案所涉及的工作範圍，避免無止境的延伸、擴大。

　2.品質管理：透過持續的監控，確保工作績效能夠達到標準。

　3.成本管理：掌控每個階段需耗費的成本，確保專案的執行不會超出預算。

　4.採購管理：當專案需要向第三方採購材料、設備及其他資源時，必須做好議價、協商、要求售後服務等管理的工作。

　5.時間管理：詳細規畫工作時程，以確保專案如期完成。

　6.風險管理：確認或預測每個階段可能遭遇的風險，事先擬定應變計劃。

　7.人力資源管理：召集適合人選組成團隊，予以培訓並追蹤績效。

　8.溝通管理：以口頭、書面等方式持續溝通，對內要確保小組成員對專案有充分的理解；對外則要爭取相關人士支持。

　9.整合管理：統整上述各管理面的工作，擬定計劃、確實執行。

專案管理基本架構

將專案以階段來切割，然後逐一執行。

專案管理5階段（依時間排序）

　（相關圖表請詳見ＰＤＦ）

專案設計階段的小訣竅

　如果你的專案涉及的預算龐大，或潛藏嚴重的技術風險與不確定性，專家建議你可以先進行可能性分析或概念驗證（proof-of-concept），也就是小規模的「試做」。

　概念驗證可以讓你發現問題，減少專案的不確定性；如果失敗，至少可以讓你在投入大量資源前修正或取消專案。