2019-12-26 14:06:00多面向呈現

今日苦勞化為明日功勞!上班族不可不知的「做事眉角

工作者在職場江湖闖蕩,談到做事,許多人都是滿腹辛酸。有些人總能事半功倍,有些人卻常常徒勞無功,其實關鍵就在於:做完一堆事,遠不如「做好一件事」──心力有沒有花在刀口上?《Cheers》雜誌要告訴上班族不可不知的「做事眉角」,讓你的執行力一次到位,把今日的苦勞,真正化為明日的功勞!你是否經常有這樣的困擾:整天忙進忙出,熬夜、加班,好不容易做完主管、客戶交付的任務,但是完成後,不但沒有功勞,連苦勞都沒有,只剩下疲勞?

「做事」是工作的本質,但「怎麼做」,當中卻大有學問,而且在主管和員工心中,標準完全不同。台灣愛普生(Epson)影像科技事業群總經理陳維鈞對此說得明白:「把事情『做完』但沒做對,只能得0分;把事情『做對』可以得80分;把事情『做好』才是100分。」做完一堆事,在老闆心中的評價,可能遠不如做好一件事。

為什麼有些人做事就是事半功倍,輪到自己卻徒勞無功?與其歸咎於能力出問題,倒不如說「做」的步驟太粗糙。就像日本工作術專家神澤順在《大工作術》一書中提出的觀點,只把重心放在「做」上,少了通盤觀照,狀況就會層出不窮,讓「做完但做錯」的機率大幅提高。

究竟,在這從0分到80分,再到100分的過程間,差別在哪?該如何跨越那道鴻溝,讓自己的貢獻真正創造價值?

別以為只有做人有眉角,做事也有!

做事前先「理人」聚資源

事實上,「做事」跟「理人」間,本來就密不可分。在做事前,先擴大支持的隊伍,不管是在旁邊關心或在其他部門聲援的人,懂得先聚合這些能量,成功機率必然大增。

這不代表要事先去巴結、拉攏,而是把資源連結在一起。

《沒有資源,照樣把事做起來》作者吉田就彥,在書中舉了個有趣例子,充分說明關鍵。有部日本動畫《祕密結社鷹之爪》,因為顛覆過去動畫電影的製作手法,製作人龜田卓為了讓它有足夠經費、引起注意,大量引進企業與個人參與,並運用巧思,讓大家一起成為利益共同體。比方說,把贊助企業的商品變成片中道具,增加曝光,這樣,之後的電影票房就不只是他自己的事,彼此都有誘因一起努力。

日本企業戰略顧問公司Netstrategy董事長平野敦士卡爾在新書《新平台式思考:超出幾百倍成果の不費力思考工作術》中,有同樣的建議:將周遭的人變成戰友。這原則並不難,只要想辦法讓自己手上的計劃,為更多人帶來「好康」,而且態度要慷慨:「不只是“give and take”,更是“give, give and take”!」他一語道破。

至於最高的境界,當然是把本來作為壓力源的主管與客戶,一起拉進同一陣線。

將工作心得寫成新書《專業與美麗》的世紀奧美公關董事長丁菱娟指出,不要認為和主管關係好,是狗腿的行為,「善加利用老闆,是最聰明的方式。」隨時跟主管回報事情進度,讓主管知道你在想什麼,尤其是主管關心的專案或事情,這樣他會願意釋出更多資源幫助你盡速達成目標。

「把腳穿進對方的鞋子裡,」則是丁菱娟與客戶互動的哲學,讓雙方覺得在同一條船上,「成為客戶的頭腦,而不是手腳。」

公關辦活動,要是只被解讀成想賺客戶錢,客戶當然就會想盡辦法砍預算、挑毛病。但是,丁菱娟會讓客戶覺得她提出的是最佳方案,幫客戶省事又省錢。

比方說,有一次碰到想風風光光辦記者會、讓新聞廣泛曝光的客戶,但丁菱娟判斷,議題太小眾,不如改成找3、5家專業媒體做深度採訪,最後效果比預期更好。「短期看,雖然少一筆辦活動的業績,但贏得與客戶的長期關係,」丁菱娟說。往後再合作,自然會更有默契、更順遂。

分析任務本質,判定優先順序

另一個在做事時常帶來挫折的根源,就是辛苦做了很多,卻沒有滿足客戶或主管最大的期待,最後關頭才發現,心力沒有花在刀口上。

解決之道,在於清楚釐清優先順序,先做好最有價值的事。平野敦士卡爾建議,不妨在行動前,向自己提出3次“for what?”(為了什麼),務必找出做這件事最核心的價值。

拿服務業的工作來說,SOP(標準作業流程)固然很重要,可是只會對SOP照表操課、不明所以的員工,不會成為企業心中真正的人才。

台灣無印良品營運部部經理梁益嘉是台灣無印良品第一位店長,親身參與無印良品在台灣從無到有的過程。他觀察,進來的新人,都很希望趕快學會SOP,但是SOP的目的是什麼?其實不是SOP本身,而是創造顧客滿意度,這也才是公司獎勵跟晉升員工的最高依據。

所以,SOP要求收銀員結帳後,要把金額覆述一次,然而當顧客大排長龍、趕時間時,是先幫顧客結帳,還是死守公司規定?「事情要做在消費者需要的時候,」梁益嘉說。搞不清楚做事的終極意義,就會本末倒置,字面上做對,實質上卻做錯。

分析任務的本質,找出為何而做的解答,接下來的各種判斷才會準確。用聯強國際總裁兼執行長杜書伍的話講,「做每件事都要有GPS」(見第110頁),梁益嘉說的「隨時把眼睛打開,不要只看眼前」,也是一樣的意涵。

有時事情之所以做不成,是困於組織的繁文縟節或墨守成規,這成規包括制度上的,也包括觀念上的。聰明的工作者懂得靈活找出彈性應變之道,換條路走,殊途也可以同歸。

懂得「駭」工作,彈性應變

工作流程簡化專家、詹森集團執行長比爾.詹森(Bill Jensen),將他對此的詮釋,寫成《夠「駭」才能成為職場A咖》一書。所謂的「駭」,就是找出打破現狀限制的施力點,用新想法、新做法創造更好的成果。

詹森在書中說了個小故事:某位經理的老闆不同意她提出的提升顧客滿意度計劃。既然屢次溝通不成,經理決定運用外部力量──她錄下顧客抱怨跟建議的影片,發布在YouTube上,果然,公司很快就迫於壓力必須回應,不得不採用她的做法。

業務員出身的陳維鈞也有類似經驗,不過,對象不是公司,而是對產品的認知窠臼。1994年,他加入台灣愛普生第1年,負責銷售愛普生第1台彩色噴墨印表機。當時這台解析度最高的印表機,定價18,900元,目標是企業客戶,但一般企業影印的文件多以文字檔為主,實際上對這類印表機的需求不高。

強迫推銷,顯然只有反效果。於是,陳維鈞轉而針對廣告或設計公司,提出「取代打樣機」的新訴求。因為他拜訪多家這類公司後,發現輸出彩色圖檔的打樣機售價超過7萬元,只要能比打樣機便宜,自然有採購誘因。

發現這項切入點,他打破最初主管為他設定的目標客群及售價,以每台28,900元的價格銷售給廣告與設計公司。雖然是這個機型的全球最高價格,但因為開發出新客群,總共在台灣賣出超過1,000台,售價與銷售量都超過預期。

陳維鈞因此一戰成名,在總部全球會議上分享過程,為台灣愛普生創造經典案例。

這套「打破公司原先設定,找新切入點」的方式,也展現在往後他所帶的團隊上。例如,愛普生大尺寸印表機GS-6000,雖然列印品質穩定,但價格不夠友善,一開始銷售並不理想。

銷售團對深入企業客戶現場,拆解工作流程後,發現它的卡紙與故障率低,可減少耗材與工作時間浪費,和其他廠商機型相比,反而是划算的選擇,結果用這個比較數字打開市場,如今GS-6000印表機在台灣銷售量佔整體亞洲區的44%,遠高於大尺寸印表機7%的平均值。

除了這些眉角之外,丁菱娟、陳維鈞以及梁益嘉都指出,把事情做好的態度比能力重要。因為有熱情、企圖心,會讓人把工作當成事業,為自己找到更高的目標與動機,去完成負責的任務,陳維鈞舉例:「同樣是水泥工,認為自己是砌磚塊,還是蓋讓人們心靈休憩的教堂,更能讓人想把事情做好?」回歸根本,把事情做好的企圖心,也是一種態度與力量。

工作永遠做不完?表現永遠差強人意?前者恐怕是現代職場的常態,但後者若長期出現,恐怕就是你陷入了某種做事的罩門。

接下來,杜書伍、奧美集團董事長白崇亮、浩漢產品設計董事長陳文龍等人,將針對「把事做好」的細微眉角,如「個人堅持無法變成團隊共識」、「時間與資源不夠」、「先動手做還是先開口問」等問題開講,讓你工作更事半功倍!

名人談做事態度

把困難的事情做好,就能獲得名聲。──亞馬遜網路商店創辦人貝佐斯(Jeff Bezos)

強調「顧客至上」的貝佐斯,帶領亞馬遜網路商店(Amazon)率先推出讀者書評回饋機制,讓讀者自由在網路上留下書評;當時引起出版公司強烈反彈,但他仍然堅持這麼做,長期下來培養出不少死忠顧客。最近推出的Kindle Fire低價平板電腦,更讓亞馬遜成為蘋果公司(Apple)新興的競爭對手之一。

 

既然都要想,為什麼不大膽想一點?──美國地產大亨川普(Donald Trump)

招牌蓬鬆髮型以及一句著名的“You're fired.”,讓川普除了地產大王的頭銜外,更成為家喻戶曉的電視名人。靠著精準掌握房地產行情,他擁有大量位於紐約、紐澤西、佛羅里達等黃金地段的昂貴不動產。堅持用「大膽想,出狠招」的思考模式,雖讓他事業數度破產,卻也快速扭轉情勢,一次次翻身。