5大技巧，E-mail寄出不再「石沉大海」

轉載自：數位時代網站｜撰文者：經理人網站發表日期：2013-09-03

根據統計，上班族平均每天收發超過100封的電郵。 寄出的信要在破百的「競爭者」中脫穎而出，絕非易事，美國Bridgespan group合夥人凱蒂．史密斯(Katie Smith)在哈佛商業評論《Harvard Business Review》中整理5大技巧，讓E-mail不會一寄出就「石沉大海」，而能「有出有回」。

1. 標題力求明確
標題是一封信的門面，攸關收件人要不要打開看裡頭的內容。除了要標明來信目的，也可以加上來信者名字、信件回覆最後期限等，讓收件人一目瞭然信件的「What-who-when」，能夠在短時間瀏覽後回覆。

2. 標出關鍵句子
好信件要讓收件人打開後就大致知道整封信的主旨和結構。可以將重要訊息放在第一句，並把信件中的關鍵句子加粗、縮排或標上箭頭等符號。

3. 內容簡潔易懂
信件內容的表達應簡單明瞭，可以多多使用收件人所屬職業的慣用語。若信件需要回覆，善用投票表格，做到讓對方只要「打勾」後寄出，就可以完成回覆。

4. 避開「塞車」時段
一天的開始或一周的第一天寄信是最多信件「衝」進信箱的時刻，如果不想在滿滿信件堆中「排隊等候」，就請在其他時段寄信，確保收件人能在第一時間收信並回應。

5. 擴大影響力
若想要讓收信人一看到信就不得不立刻回覆，直接找個「有力人士」連署簽名吧！也許是企業老闆或主管的署名，讓收信人一看到大名，就不敢稍稍怠慢，再忙也要立即回信。

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