2020-10-22 10:47:48其石山人

一些雜憶:秘書篇

格友留言:「職場30餘年看到的秘書和我想像不同,也和文裡所寫略異,是低薪長工時爆肝的勞工。

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我自己從沒有過秘書,不習慣使用秘書。後來在外國駐台機構工作,設有秘書祖,內有兩三位秘書人員。主管說我可以把想寫的信件內容口述錄下,交給秘書去繕打發送。他們老外,信稿在腦中組成,邊想邊錄,然後秘書聽著錄音機,把信打出來,送請主管簽字。我在電腦中擬稿,順便還可查改錯別字,接著一按鍵,印表機就打印出來了。實在不必多此一舉再去唸稿錄音,麻煩秘書打信。

位置最高的老主管有專用秘書,坐在他辦公室門口,多倫多大學英文系畢業,老主管稱讚她的英文極佳,比北美土生土長的白人還好。老主管曾任亞洲開發銀行副總裁,在日多年,日語流利。有一回他直接打電話給一位大企業總裁,兩人愉快地用日語聊了半天,把事情談妥,再交代秘書跟進。

秘書小姐私下抱怨,說老主管破壞規矩。正常程序是秘書先打電話去給大企業總裁的秘書,燃後兩位大頭再交談。跳過秘書直接聯繫,讓秘書很難做事。

我也有與大企業接觸的經驗,我直接撥電話去,一般對方需逐級上呈,往往到課科長級就被卡住了,不敢再往上傳,很難找到大人物。若有位秘書先打過去,顯得我位階高,對方比較重視,才可以接到較高層級。

老主管專屬祕書身高170幾公分,體態健美。我們華人看來略顯壯碩,但白人看法不同,我的直接上司有一次低聲偷偷對我說,這位秘書小姐身裁真好!

白衬衫黑窄裙秘书(第1页) - 一起扣扣网

剛來時她天天穿迷你短窄裙,露著一雙勻稱美腿。站著還好,坐下來的時候,害我眼光趕快閃躲,不敢亂看。一段時間後,老主管下達 dress code (以免妨礙男職員辦公),才改穿及膝裙裝。✅ Elegant business women in formal clothes. Base wardrobe, feminine  corporate dress code. Women in office clothes.Vector illustration with  isolated characters. premium vector in Adobe Illustrator ai ( .ai ) format,  Encapsulated

這位秘書小姐對中西餐點了解透徹,她能「說得一口好菜」,要設宴款待嘉賓、舉辦酒會、或我們自己的年節聚餐,老主管說大家不必費心討論,交給她包辦就行。從選飯店餐館,到該點哪些菜,全都洽穩當

講完「好命」的秘書,再來談「苦命」女秘書。

就在上一篇提到的那個企業裡,總裁和總經理才有秘書,以下各級中高級主管沒有。我這部門直接向總裁負責,因此只對他的秘書情形較清楚。和之前我談過的那幾位成熟美麗、聰明伶俐、協調能力很強的秘書大不相同。這位總裁為了避免誤解和疑慮,故意挑選長相平凡、乖又老實的女孩擔任。

上班族女性多少會化一點妝,之前在另一家貿易公司就職時,坐在我後面桌的那位姐姐,有一次起床晚,來不及化好妝再出門,急急忙忙趕到公司,坐定後才拿出化妝品妝點門面。原來兩眼惺忪,有著眼泡和黑眼圈的黃臉婆,不一會就變成神采奕奕、美艷動人的 Angelababy。

而這家台企的女職員大多沒有化濃妝,但撲點粉、擦個口紅總是有的。總裁秘書不能免俗地也化著淡妝來上班,卻在某一天惹公主生氣動手,抓破秘書的臉。受此教訓,嚇得以後全以素顏見人。

企業規定的上班時間是8:30-5:30,午休1小時。不成文的潛規則上班時間則是8:15-7:30,以總裁的上下班時間為準,全員必須比他早到,也得比他晚退。萬一老大起床早,8:10前就到公司,那些『遲到』的同事就慘了,開會時會受到點名批鬥。

我住得遠,清晨6點起床,吃個簡單早餐,6:30前就衝出門搭公車,中間還須轉趟車,才到得了公司。晚上通常在8點左右離開公司。回到家都在9點半多以後,吃太太為我留的晚餐。飯後還要打長途電話給歐洲客戶,通話完畢,立即向總裁回報。有新指示的話就再打去歐洲、再回報、...。總要過11點以後才洗澡上床,每日周而復始,幾乎全年無休。

不要說例行休假,那在台灣企業裡是印在紙上好看的。我連病假都是以小時計算,從來沒有以天數計。早期公司在一所公立醫院近旁,走路只要幾分鐘。生病時先去掛個號,然後走回公司繼續工作,等時間差不多了再過去。拿完藥立刻返回辦公。

後來遷到東區商圈,也是去附近醫院或診所,盡快趕回公司。臥床休息?那是星期天才能做的事。太太對此頗有怨言,平日裡孩子見不到我,早上我出門他還沒起床,晚上他睡著了我還沒回到家。星期六,總裁體恤員工,他很好心地在下午5點左右先離開,以便讓我們能早回家。

於是一整個星期只剩星期天可以全家出去走走,而我卻常常在這時頭痛發燒臥床,太太多次表達過不滿情緒。

過農曆年,依慣例大年初五上班。大年初一大清早我們先回家向父母拜年,接著我自己趕去總裁家拜年。這時全企業的經副理們全員到齊,總裁、總經理也都在,正好入座開會。中午在老闆家一起用餐,邊談邊吃,飯後喝個茶,又聊到下午四、五點,才被放行。

大年初二,總裁陪夫人回娘家。我也正好趁機有空能陪太太回娘家拜年。大年初三,一早就必須去公司看電報和傳真,向總裁匯報,奉指示回復,若公事緊急,需立即致電歐美客戶,回報、聽指示、回電、催回覆、...。平日裡電報傳真有下屬書寫和發送,年節日員工放假,主管一人親身上陣。那年代電報用的是打一條長長紙帶的 telex (下左圖),不知還有沒有人記得這種上古時代的老機器? 那時候打錯字或漏字修改起來非常麻煩。

1992年移民後在溫哥華老外公司用到右圖那種帶電腦螢幕的 telex機器,先在螢幕上看,有錯先改好,確定後再打印紙帶發送,方便實用,驚為天人!

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總裁秘書平日的上下班時間和我一樣,不過她無須回到家還要聯繫歐洲客戶,年假可從初一休到初四。

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有天總裁一早拎著007公文箱到公司,把打開的公事包放在桌面,告訴秘書說他有事出去一下,「等一會兒就回來。」這一等,一直等到傍晚。間中總裁打過幾個電話來問有沒有緊急事務?又說:「等一下就回來。」總裁沒回來拿皮箱下班,我們不敢走,秘書更不敢走。過了七點半,總裁打電話來,說他有事耽擱,實在趕不回來,你們不用等了,早點趕快下班回家休息吧!

後來聽說,那一天耽擱了總裁趕不回辦公室的重大事件,是和朋友去打高爾夫。(轉個念頭~~也許他在陪客戶或要緊的人物,算是重要公事吧 !?)

總裁經常向幹部們訓話:年輕人不要怕苦,努力拼,做到倒下去 ------

------ 千萬不要以為這後面接的句子是「為止」------

------ 總裁說的是:倒下去就起來再繼續做!

WitchVera 2020-10-25 09:03:06

一部分我的職務內容就是您提到的台灣出口至美國西岸與東岸的進口程序, 還有押匯/託收這部分, 連同職場裡的在職訓練與商用英文; 只是來工作的都是說得一口好經驗, 做單項出口文件一筆可以錯個24點. 更別提機構工程/沖壓模具/塑料射出/電子元件/自動插件/產品安規....等等都不會更不可能知道歐洲各國規範了, 月薪3.8萬到4.8萬/14個月反正是公司開給他們的條件, 所以20年我就累斃!

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台灣的公司都是操死人不償命的苦,當年沒有「過勞死」這個說法,不過我硬撐著上班,一到星期天就生病,顯然就是過勞了。

後來考進駐台機構,每週上五天班,還有固定年假可休,雖然也常要加班,但感覺好太多了! 缺點是只領固定薪水,不像以前有年終獎金可領,但有時間陪家人,就是一種幸福。
2020-10-25 10:18:08
WitchVera 2020-10-23 13:14:50

職場話題可以聊很多且讀來興味~ 也確實未曾親身經歷的好文分享! 工作用FOB Taiwan的外銷訂單實績來支付各項稅額體貼公部門之外, 撫養眷屬其實很快就遺忘的心情不是很多人的共同意識或經歷.

祝 愉快安康

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FOB、CIF,這些對我都已是古老的回憶。記得最精彩的報價單是那家貿易公司,那是一張B2尺碼(對紙張尺寸我已不太清楚了,大概是B2吧?)的長方形紙張,從台灣的FOB一直計算到達美國上岸、通關費用,包括運費、保險、關稅、報關、清關、連從美國港口送到哪家倉庫的路上運費,巨細靡遺,考倒外銷人員,好難啊! 2020-10-24 06:49:01
愛馬氏 2020-10-23 05:35:36

秘書,一般就是除了處理文書外,就是幫著老闆處理瑣碎事,其實還有一種職位跟秘書很像,特助,老闆的分身?看了山人道兄如此的描寫秘書,也讓我想起以前在職場上,在公司跟秘書關係好一點,對工作上的掌握很有幫助。哈哈

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我和這幾位秘書相處融洽,關係不錯,不過沒得到甚麼特別幫助。油條小姐嘴很緊,為人油滑,該說的說,不該說絕不洩漏,不然為何稱她為油條!? 駐台機構很多事情老白們關在特建的防竊聽室裡講,不會告訴華人。秘書也是咱們老中,在被保防之列。那位台灣企業總裁,更是滴水不漏,那個小秘書什麼也不知道,在老闆面前更說不上話,唯一能聽到的是老闆又在罵誰。

那家公司也聘雇特助,不過是在有需要時才聘用,不是固定的正式編制。

在其他幾家公司有遇到被老闆倚重的大秘書,類似總管大人,深居大內,和一般職員保持著距離,偶爾才出來宣讀聖意。沒機會與之熟識,更談不上獲得消息和幫助了。
2020-10-24 08:57:05