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麥肯錫培訓教材》簡報的技巧

【經濟日報╱芭芭拉．明托】 2007.06.12 10:50 pm


如果能夠選擇，大部分人都會選擇口頭報告，而非書面報告。在內心深處，他們認為視覺報告只是單純的以投影片進行報告，只是把金字塔型的結構轉換成單純的文字投影片，也許再加上一些佐證的圖表。情形是如此嗎？

問題在於，視覺報告需要面對一群現場觀眾，他們不只會有無法預知的反應，而且會受到任何事物的影響而分散注意力。因此你的工作主要在確保自己能夠預期他們的反應，保持他們的注意力，以及讓他們急於取得你的訊息內容。換句話說，你必須顧慮他們的感受。

你需要製作一場「表演」，而表演需要有明星、表演的手稿、表演過程的腳本、技術卓越的視覺技巧，以及考慮時機、步調與懸疑性等無形的因素。突然間你會覺得需要的一整套技巧，遠超過投影片形式報告的要求。

協助商業報告人員具有表演者的技巧，需要在公開演講和掌握聽眾注意力上給予嚴格的訓練。基本技巧如下：

‧如果文字投影片只包含最重要的論點，需要適當分類和摘要，並盡可能簡潔說明。

‧有清楚的圖表佐證（圖、表格或是曲線圖）。

‧反映出腳本和手稿經過縝密的思考。

在報告中使用文字和圖表兩種投影片，理想的比率是90%的圖表，與10%的文字。它們的任務是：

1. 闡明報告的結構（文字投影片）。

2. 強調重要的論點分類，例如結論、建議案或者後續步驟（文字投影片）。

3. 說明無法很快由文字單獨清楚表達的關係（圖表）。　　

設計文字投影片

設計文字投影片時，需要認清：在會議室中最引人注意的是你本人，而不是投影片。投影片只是視覺上的輔助器材，它們的功能主要是確保報告的持續進行。因此，你會希望自己大聲敘述的內容，和螢幕上所顯示的內容，能有清楚的區別。

在決定個別文字投影片的內容時，請記得以下原則：

1. 一次只提出和討論一個論點。

2. 使用敘述文字而不只用標題。

3. 保持文字的簡潔扼要。

4. 使用簡單的文字和數字。

5. 盡量使用易讀的字型和大小。

6. 設計吸引人的投影片。

7. 使用「構建投影片」（build slide）加強吸引力。

設計圖表投影片

圖表投影片使用完全不同的溝通方法──視覺關係，讓你能夠呈現大量的數據和複雜的關係，這是單獨使用文字無法有效做到的。

圖表投影片可用來回答下述五種問題：有哪些因素？有哪些元素改變，以及如何改變？各種數量與總數相比為何？彼此的關係如何？隨時間的變化為何？項目如何分配？項目之間的關係如何？

訣竅在於先決定想要利用圖表回答的問題，將答案當作標題，放在圖表上，然後選擇最適合的圖表格式來呈現該論點。

（本文摘自經濟新潮出版《全字塔原理──思考、寫作、解決問題的邏輯方法》）

【2007/06/12 經濟日報】

http://udn.com/NEWS/FINANCE/FIN11/3885296.shtml