相信有些朋友知道筆者曾在內地大企業工作過，在工作上有些個人心得，整理出一系統想與大家分享。

在台灣工作與內地大企業工作大不相同，譬如內地主管每天平均要收30封郵件，像筆者這種小主管約15封，所以主管根本沒時間處理細節，只能掌握進度及待辦事項等。

所以像是MAIL中通常是用紅色筆刷在文件中圈起，再寫上意見，之後回復直接打一個字：可、准、改"等等，最怕收到"閱"的，因為你會想很久，啥問題？這個時間能打電話問嗎？
最慘的應該是有同事收到"你寫啥毛線，1小時後我要Review"。

而台灣主管們大多是看主旨後，立馬打電話問，再由承辦說明文件後，修改成主管要的結果，作法好壞不論，兩種方式筆者皆無意見！

言歸正傳，首先討論本系統用處：不論是開會、寫MAIL或文件、夫妻和合、警調或是離婚皆可使用，用法存乎一心。


※日常用法：

1.條列式：先寫緣由或概念，若緣由字數太多，直接用PPT或EXCEL說明，

   並一定以1、2、 3......之表格說明，最好不超過5項，主管沒耐心也沒時間看。

2.遣詞用字：《之乎者也夫蓋哉；豈非余爾乃嗚呼》，所有文言文通通放棄，

   也不要用太多"的"，如："你的；我"的等等。尤其最忌前者、後者的用法。

3.結案陳詞：一定給出方案讓主管選擇，最好是在3點以內。千萬別只報告現象，

   而沒有去嘗試解決問題，就直接回報，那跟居家檢疫的鹹魚有何不同。

4.郵件自稱：用"我"，對上層稍嫌無禮，當然也有人用"屬下或卑職"，

   這就怕你主管以後都叫你王朝或馬漢了，對上層，筆者推薦"職"，只謙不卑，

   就算與收信者略有摩擦，也不至於太過難看。

5.善用取證：有些主管喜歡在白板上"邊寫邊想"，

   有的則是跳躍式思考或與現在正討論的交辦事項不同，

   那麼筆者強烈建議善用照相及錄音功能。

6.會議引導：如果每次開會都是『會而不議、議而不決、決而無效、笑傲江湖』的主管，

   記得至少要視氣氛，適當的輕輕提醒主管進行下一階段。



※文件進階的注意事項：

1.文件版本號原則:

  此項最難說明，建議採用【案名_A1X11_20200621】，

  如：POLICE_A1X11_20200621。

  此處是舉例正在進行警局案的第一期且為第一個版本，上呈日期為2020年06月21日，

  為何A1X11是第一個版本呢？主要是為了排序，

  因為在WINDOWS中排序為1的下個檔案不是2，而是11，

  乾脆從A1X11版做起，只要主管或你知道規則即可。

  在內地筆者一開始常被退件，主管連看都沒看直接退，因為版本號沒改！

  上述有提到主管"文件通常是用紅色筆刷圈起"，再寫上意見，並回復你A1X12，

  表示請你按照主管批示的部份去改。並在修改後改成A1X13回復主管。

  這樣的好處是主管會知道以下幾件事：

  a.開會時你是否神遊太虛；b.你是否聽懂主管到底說甚麼(能否溝通)；

  c.文件指示修改後多久會呈給老闆？

  這些內地主管都會放在心裡，作為考績的一部份。

  在台灣只會是您自己的修改紀錄，好整理又好看，也非常療愈，此兩種筆者都能接受！

2.密碼原則:

  在所有內部文件中，只要包含成本、報價之檔案，一律要加密。

  而且強烈建議拿日期做變化即可，千萬別弄太長太複雜，

  或是密碼中包含你的英文名字，會讓主管打錯或是記住你，

  那你就準備經常性站起來回答問題。

3.字體顏色管理:

  不管是PPT或EXCEL，都有最後一欄，習慣上，

  回報事項數值或正面的，通常使用深藍或淺藍色，反之則使用紅色。

  當然為了方便閱讀，更可在已結案或已收款的欄位上使用淺灰色。

4.簽名原則:

  不論您是承辦、倉管、研發或更高級主管皆須在單據上簽名，若事有蹊翹，

  儘管您職位再低，在簽名後記得加註看法或理由。

  舉例：筆者有台灣同事擔任倉管，因主管急需領取貨品，他立即取貨並放行，

  開車取貨之人不知是誰，運往何處亦不知，取貨單只有同事及主管簽名，

  最後發覺是主管盜賣貨品，當時運出的貨品，價值一億多台幣，

  差點被公安視為同夥而吃罪。所以遇事一定要保護自己！

5.文件收發原則:

  所有傳送給客戶或上下包廠商的文件，一律轉檔為PDF，

  當然這只防君子不能防小人的作法，至少"對外"表示你很重視此份文件。


※最後的自我心態調整

若是您也是注重細節的"職"，更是花了許多心力，

且確定忠實執行"演員的自我修養"卻仍必須離職，在此只好勸您剪愛吧。

  無論你在職時功績多好，

甚至是傳說中的人物，一旦蓋棺論定；

回頭之後，您的優點只是上層同意您回歸的理由，

即"做得好是應該，做不好則是你不爭氣"，

所有缺點都會被放大去檢視，所以…根據老人家所說三個理由來看『工作三草』:

1.好馬不吃回頭草

2.兔子不吃窩邊草

3.天涯何處無芳草

還是有點道理的。

不過若你沒回頭，並且吸收公司不足缺點或更優之處，而另闢蹊徑！

 那麼你就是真正的剪愛英雄！！


2020.06.21 From 專業老實人