連鎖總部人力資源教育訓練管理-人員訓練檔案管理-教材-詹翔霖副教授

所有的訓練器材(包括教材、教具、問卷、檢討記錄、學員簽到表……等)均須進行登錄及整理，訓練單位須設立一些內部作業流程或規則來管理，以避免有人員異動時，資料銜接或重建上的困難。

(一)教材及教學相關之資料與教具之管理，可以課程為單位，逐一收存，這些將是下次受訓時之重要參考資料。

(二)學員記錄登錄;訓練單位須登錄學員受訓狀況，以便做為下次受訓或晉升之參考。有些公司已建有個人人事資料電腦檔者，可藉由檔案連結的方式或進行各項訓練統計分析。若人事資料尚未電腦化的公司，則可用文件的方式來登錄，個人訓練記錄表範例如附表。

(三)訓練場地資料：場地的大小、設備、費用、及聯絡人姓名……等訊息，可用透明簿加以保留，以作為下次舉辦之參考。

(四)講師或外訓單位(如企管顧問公司)之資料留存:訓練單位可自行建立外界講師資料庫，將曾經與公司合作過之講師或公司建入，以做為往後合作的參考。若公司有內部講師者，可製作講師授課記錄，以登錄講師之授課日期、課程名稱、課程滿意度……等。

(五)訓練相關文件之留存:如訓練需求調查表、課堂問卷、查檢表……等。

訓練資料的管理，最重要的原則是：不要留沒有用資料，留下來的資料，要能方便取用。

資訊能幫助主管下決策及執行部門的管理工作 ，訓練部門可建立一個訓練資料系統，支援訓練部門各項工作的進行。

n  訓練資料系統可涵蓋下列七類的資訊。