除了少數像洽詢、通知、求助、寄贈…等等主動發行的公文，大部分公文皆有其辦理依據（或擬覆之來函）、源由或背景，而且均表達於函、書函或3段式簽的說明一或便箋、便條簽的第一項，這也是公文的體例之一。

    有憑有據辦公文不僅是依法行政的體現，也具有提供各級審、閱稿長官、受文機關、受文者以及檔案使用者瞭解案情全貌線索的作用。然而，承辦同仁在寫作公文時卻很容易忽略這個重要的環節，致使公文效率大打折扣。茲就常見的幾個現象列舉如下：

※「依據」漏未揭露，或雖揭露卻未附案核參。

※「依據」未置於說明或條列的第一項。

※依據錯誤或不相干之法令規定或來文。

※依據本機關公文、本機關長官指（裁）示或無受文機關參與之會議紀錄要求其他不相隸屬機關作為。

※依據尚未核定之會議紀錄：雖為爭取時效，惟一旦會議紀錄有所修正，又將費時費力辦理更正作業，反而延誤時效；另因該紀錄未經核定，其決定或決議的效力，亦有爭議。

※依據非本機關收文之公文，未予正確敘述來源。

        把這些現象歸納來看，問題應該都在於辦理公文時求快不求好、求結案不求過程的態度，急就章之下，自然難以面面俱到。為此，不免也讓人想起一些時下似乎已被遺忘的前輩指導：

＊建立觀念習慣，辦文不忘先敘述正確依據背景。

＊依據之文件應該完整附案，提供核稿人員及長官核參。

＊即使首長交辦案件亦應加簽說明，一方面避免核稿人員及審稿長官因不知情而誤改、核駁，另方面也利於未來查考。

＊一般來說，本機關公文、本機關長官指（裁）示只能做為機關內部簽辦行文之依據，對其他不相隸屬機關並無拘束效力。因此，若該公文前已送達受文機關，可視需要書寫「本○00年00月00日00字第000號函諒達」，或另以敘述背景方式代替依據，藉重機關倫理。

＊會議紀錄應經核定後再加引用，引用時並應加述文號。例如：本署102年00月00日○○字第00000號函送○○○紀錄諒達，或：依據○○○紀錄辦理（本署102年00月00日○○字第00000號函諒達）。

＊依據非本機關收文之公文時應交待來源，例如：依據○○部交下  貴府102年00月00日○○字第000號函辦理，或：依據本部○○署案陳  貴府00年00月00日○○字第000號函辦理。