公文有別於其他文體，最重要的差異之一，在於它具有特定的「結構」，這種特定的「結構」也是公務人員製作公文的基本知能。

依據行政院文書處理手冊之規範，行政機關之一般公文以「函」為主，其結構採用「主旨」、「說明」、「辦法」3段式，並得靈活運用，可用1段完成者，不必勉強湊成2段、3段，「書函」之結構及文字用語則比照「函」之規定。另外，「說明」段可因公文內容改用「經過」、「原因」等名稱；「辦法」段可因公文內容改為「請求」、「擬辦」、「建議」、「核示事項」等名稱。

包括前述文書處理手冊、國家文官學院教材，以及坊間的公文教材，「函」的寫作，固然皆以「主旨」、「說明」、「辦法」3段式為範例，但是基於「可用1段完成者，不必勉強湊成2段、3段」寫作原則，在實務上，3段俱全的公文已極為難見，放眼所見多是「主旨」、「說明」的兩段式的「函」，僅「主旨」1 段的也是所在多有。至於段名，除了行政院秘書長發的函文偶有將第2段改為「決定」外，再罕有其他段名出現。推其原因，應該是日益精簡，與時俱進所致，寧非壞事。

好的3段式寫作使受文者易於掌握重點，「主旨」就是行文目的與要求，「說明」一定是發文依據和進一步內容，明白俐落；但疏於練習或輕忽公文的承辦人卻也可以把3段式公文寫得拖泥帶水，不知所云。以下是某位同仁的原稿：

主旨：有關臺灣○○地方法院檢察署查獲違法○○○○乙案，建請從優敘獎，詳如說明，請查照。

說明：貴部所屬臺灣○○地方法院檢察署指揮○○縣政府警察局，於本（000）年8月間至○○縣、○○縣查獲0場違法○○○○案，對於保障消費者○○○○安全，著有績效，建請對查緝有功人員從優敘獎，以資鼓勵。

其實，這件公文只消1段便可以完全表達行文目的：

主旨：貴部所屬臺灣○○地方法院檢察署指揮○○縣政府警察局，於本（000）年8月間至○○縣、○○縣查獲0場違法○○○○案，對於保障消費者○○○○安全著有績效，建請對有功人員從優敘獎，以資鼓勵，請  查照。

還有一種情形：

主旨：函轉94年度全民防衛（萬安28號）演習北部地區「全民防空演練」日程修定案，請查照。

說明：

 一、94年全民防衛（萬安28號）演習北部地區「全民防空演練」原訂9月2日實施，因受「泰利颱風」影響，延至9月9日（星期五）下午14時實施。

二、依據萬安二十八號演習統裁部94年8月31日徵集字第0940002046號函辦理（原函影本如附）。

檢視本函可以發現，若將「說明一」內容取代「主旨」，這件公文是不是顯得更為簡潔明確，也更符合辦理依據置於說明一的習慣體例呢？

主旨：本（94）年全民防衛（萬安28號）演習北部地區「全民防空演練」原訂本年9月2日實施，因受「泰利颱風」影響，延至9月9日（星期五）下午14時實施，請  查照。

說明：依據萬安二十八號演習統裁部94年8月31日徵集字第0940002046號函辦理（原函影本如附）。

    由此可見，只要抓住「三段式寫作」、「遵守體例」、「力求簡潔」的分段寫作三大要領，辦一件「函」或「書函」並沒有想像中的困難，諸位若有興趣，不妨試試。