充滿杯子與盤子的招待桌

2007/12/12Elle
最近，參加了一場發表會，這幾年大概參與超過一百場的活動與記者會；自己操刀的也超過三十場。不過，這一場活動卻是我見過最糟糕的一次。

身為一個行銷研究者，我認為有必要把這個負面案例跟大家分享做為借鏡，以我目前正在研讀的PMP(Project Management Professional)內涵做為說明。

PM換人、活動日期變更是最大禁忌
首先第一個敗筆便是在活動前兩週－PM換人，原因在於大家不喜歡這位專案經理，於是在一陣開會的漫罵當中，PM立即轉換。然後，這位新的PM一上任，便決定把日期延後四天，並且沒有通知客戶。

這絕對是在專案裡最大的禁忌。一個專案，最重要的便是人，身為專案經理，應該要想辦法取得大家的共識，如果她沒有能力，當初便不應該交給這位員工。管理階層應該要做的是：想辦法教導這位PM或是告訴她此事的重要性，而不是把她的PM權利拿走，但還是得負責掌控活動人數！

再來，活動日期變更卻未通知合作的廠商（利害關係人），又是非常不尊重客戶的舉動。所謂的「利害關係人」就是跟專案有直接影響的人員，又以客戶為最重要。專案經理應在做任何變更前先分析此事的影響性，決定孰輕孰重之後再告知他們。然而許多客戶在前一週來電，詢問為何至今沒收到邀請卡，才知道新人並未與他們有任何接觸。

請問你的重點在那裡？
邀請函上的資訊不清，也是客戶的問題：3.0發表會，談web2.0趨勢，還有操作說明會，一張卡片上有三個日期、兩個數字，讓收到卡片的人摸不著頭緒。到底這個活動可以讓他們獲得什麼資訊？他們為何要在百忙之中抽空來參加？

管理者要求邀請函必定要寄給董事長或總經理，這些日理萬機的老闆們，並不會親自處理這些瑣事。但是PM又為了省錢，一家只發一張卡片。試問：下面的秘書或是助理們，如何才會得知這訊息？如果他們連收到邀請卡的權利都沒有，憑什麼要他們幫忙詢問老闆是否要出席？

活動中的流程也是漏洞百出。發言人居然在台上問同仁：下一次活動是什麼時間？表示連他自己都已經被搞混。不少參與者在會後詢問，3.0功能是那些？怎樣可以增加我的訂單？這些重點完全隻字未提。許多人因此在中間的Tea Time時間溜走。
（Tea Time時間最好留在最後，或是根本就不要寫在上面，餐點讓大家自行取用即可。因為那絕對是一個最好閃人的時機！）

Keep your team on track
由於一個專案多是跨部門的支援，因此優秀人員的取得與訓練便是重點。沒想到專案經理竟然在活動前一天還發信問大家：有誰可以幫忙？這樣拖拉的速度，使得當天下午一點半的活動，早上十一點四十還在公司開會，為了一個「什麼樣的人才可以進場」的問題爭論不休；要上台報告的人還在做筆記畫重點……

真正的專案，應該是訂定每個里程碑，讓所有的利害關係人(管理者與專案成員) ，在每一次的Status meeting中確認進度。過去我們的活動經驗是：動腦會議、第一次籌備會議、第二次籌備會議、行前會（至少活動前一天跑所有流程、器材全部封箱），當天的技術彩排（音響及燈光）及活動後一天的檢討會。這樣才是一個完整的流程。

這次的活動不但人員完全沒有訓練，在活動前兩小時PM還告訴大家：請各位同組的自行討論流程與順序！並且拿著一張小小的平面圖在前方請各位「自己」看動線。表示他自己都沒有想清楚整個活動脈絡應該為何。

最後，一群人在還沒有完全散場完畢時，就開始拆會場佈置的汽球，企圖拿回家給自己的小朋友。我並不是說，不能夠把剩下的點心、花卉跟汽球拿來用，只是從經理、副理到專員都穿著套裝全部奮力搶奪汽球的樣子真的很難看。如果你是客戶，見到你合作的廠商員工是這副德性，你的感覺是什麼？

如果您知道這是那一家公司辦的活動，請不要在留言版上回應。因為，攻擊他們的企業或是個人並不是我的本意。

專案管理處處用得到
建議上班族都看看PMP裡的44個流程，它是美國大公司研發出來的專案流程，不論各行各業各種位階都要有這些重要概念，特別是行銷企畫人員，更需要特別注意。

即便只是出去旅行，也是一個小型的專案。你當然可以從頭到尾交給專案經理人（領隊與導遊）帶領出國，回來看照片回味。不過你總需要了解當地的天氣以便準備衣物與藥品(Develop Preliminary Project Statement)；問問前人之前旅遊經驗（Historical Information）當做參考。把此次的學到的經驗應用在下次讓旅行一次比一次有趣(Update Lesson Learned Knowledge)

期待未來再也不要遇見這樣的案子。祝福每個活動都能夠順利又成功。



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